Kế toán là một phần quan trọng giúp hộ kinh doanh quản lý tài chính hiệu quả, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tối ưu hóa lợi nhuận. Đặc biệt, bạn phải biết đến 7 loại sổ sách của hộ kinh doanh theo quy định của Bộ Tài Chính để quản lý hiệu quả. Bài viết của Kế Toán 5T sẽ giúp bạn nắm bắt rõ các loại sổ sách cần thiết, khi nào cần mở sổ, và cách lập sổ chi tiết. Hãy cùng tìm hiểu nhé!
Tổng hợp 7 loại sổ sách của hộ kinh doanh
Theo Thông tư 88/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh cần sử dụng 7 loại sổ sách kế toán sau đây để ghi chép và quản lý tài chính minh bạch, chính xác.Bạn có thể sử dụng mẫu sổ sách kế toán hộ kinh doanh Excel theo chuẩn Thông tư 88, giúp dễ dàng nhập dữ liệu, quản lý chi tiết thu – chi mà không cần ghi chép bằng tay.
Sổ chi tiết doanh thu bán hàng
Đầu tiên trong 7 loại sổ sách của hộ kinh doanh là sổ chi tiết doanh thu bán hàng. Loại sổ này giúp ghi nhận đầy đủ các khoản thu từ hoạt động kinh doanh, đảm bảo minh bạch trong quá trình kê khai thuế và quản lý tài chính. Trong sổ này, hộ kinh doanh cần ghi lại chi tiết từng giao dịch, bao gồm ngày tháng bán hàng, số hóa đơn, loại hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá và tổng doanh thu. Ngoài ra, phương thức thanh toán (tiền mặt hay chuyển khoản) cũng cần được ghi chú rõ ràng.
Một lưu ý quan trọng là doanh thu ghi nhận trong sổ phải khớp với doanh thu trên tờ khai thuế, tránh chênh lệch có thể dẫn đến sai sót khi quyết toán. Nếu hộ kinh doanh được hưởng chính sách giảm thuế, cần đảm bảo thông tin kê khai đúng thời gian hiệu lực để tránh thất thoát quyền lợi. Việc kiểm tra, đối chiếu sổ chi tiết doanh thu với báo cáo thuế hàng tháng là điều nên làm để tránh sai sót không đáng có.
Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
Đối với các hộ kinh doanh có sử dụng hàng tồn kho, sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa là công cụ quan trọng giúp theo dõi tình trạng nhập – xuất – tồn kho của từng mặt hàng. Trong sổ này, chủ hộ cần ghi rõ mã hàng, đơn vị tính, số lượng nhập vào, xuất ra và tồn kho cuối kỳ.
Một trong những yếu tố quan trọng của sổ này là phương pháp tính giá vốn. Hộ kinh doanh có thể chọn bình quân cả kỳ hoặc nhập trước, xuất trước (FIFO), nhưng cần đảm bảo không có tồn kho âm ở bất kỳ thời điểm nào. Nếu có sự chênh lệch về giá nhập kho giữa các lô hàng, cần kiểm tra kỹ để đảm bảo số liệu không bị âm hoặc sai lệch.
Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh
Tiếp theo trong 7 loại sổ sách của hộ kinh doanh là sổ ghi chép chi phí sản xuất. Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh giúp hộ kinh doanh ghi lại toàn bộ các khoản chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh, từ tiền thuê mặt bằng, điện nước, chi phí nhân công, quảng cáo cho đến chi phí vận hành hàng ngày. Việc theo dõi chi phí chặt chẽ sẽ giúp chủ hộ đánh giá hiệu quả kinh doanh, đồng thời tối ưu hóa các khoản chi để tăng lợi nhuận.
Một điều quan trọng cần lưu ý là sổ chi phí không bao gồm chi phí nguyên vật liệu, vì các khoản này đã được ghi nhận trong sổ chi tiết hàng hóa. Ngoài ra, tổng chi phí ghi nhận trong sổ cần khớp với tờ khai thuế để tránh bị loại trừ khi cơ quan thuế kiểm tra.
Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với NSNN
Tiếp theo trong 7 loại sổ sách của hộ kinh doanh là sổ theo dõi tình hình thuế. Để tránh các rủi ro về thuế, hộ kinh doanh cần ghi chép đầy đủ nghĩa vụ thuế của mình. Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế giúp hộ kinh doanh quản lý các khoản thuế cần nộp như GTGT, thuế thu nhập cá nhân (TNCN), lệ phí môn bài.
Trong sổ này, cần ghi rõ số thuế phải nộp, số thuế đã nộp và số thuế còn nợ (nếu có). Trước khi nộp tờ khai thuế hàng quý, hộ kinh doanh nên kiểm tra chéo số liệu giữa sổ sách và tờ khai thuế để đảm bảo không có sai sót. Nếu có sai lệch, hoàn toàn có thể nộp tờ khai bổ sung để điều chỉnh kịp thời.
Sổ theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và các khoản nộp
Nếu hộ kinh doanh có thuê nhân công, việc theo dõi tiền lương và các khoản bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) là vô cùng quan trọng. Sổ này giúp hộ kinh doanh kiểm soát tiền lương đã chi trả, số tiền còn phải trả cũng như các khoản trích theo lương nếu có.
Hộ kinh doanh có thể lựa chọn cách ghi sổ theo từng lao động hoặc tổng hợp chung, tùy theo nhu cầu quản lý. Tuy nhiên, cần đảm bảo sổ này phản ánh chính xác số tiền phải trả, đã trả và các khoản nợ lương (nếu có).
Sổ quỹ tiền mặt
Sổ quỹ tiền mặt giúp hộ kinh doanh theo dõi các khoản thu – chi tiền mặt hàng ngày, đảm bảo kiểm soát tốt dòng tiền. Trong sổ này, các giao dịch thu chi phải được ghi nhận rõ ràng kèm theo chứng từ liên quan.
Một trong những nguyên tắc quan trọng là không để số dư âm trong sổ quỹ. Nếu có tồn quỹ tiền mặt quá lớn, hộ kinh doanh có thể xem xét việc chuyển bớt tiền mặt vào tài khoản ngân hàng để quản lý hiệu quả hơn.
Sổ tiền gửi ngân hàng
Đây cũng là một trong 7 loại sổ sách của hộ kinh doanh mà bạn phải chuẩn bị. Đối với hộ kinh doanh có giao dịch qua tài khoản ngân hàng, việc ghi chép sổ tiền gửi là cần thiết để theo dõi số dư và đối chiếu với sao kê ngân hàng. Sổ này giúp ghi lại các khoản tiền gửi vào, rút ra và số dư còn lại trên tài khoản ngân hàng.
Hộ kinh doanh có thể mở tài khoản ngân hàng riêng để quản lý dòng tiền rõ ràng hơn. Nếu thực hiện các giao dịch thanh toán có giá trị lớn, việc thanh toán qua ngân hàng sẽ giúp minh bạch tài chính và dễ dàng tra cứu khi cần thiết.
>> TẢI MẪU SỔ SÁCH KẾ TOÁN HỘ KINH DOANH EXCEL
Sổ sách hộ kinh doanh được mở khi nào?
Việc mở đủ 7 loại sổ sách của hộ kinh doanh không chỉ là quy định bắt buộc theo pháp luật mà còn là một công cụ quan trọng giúp chủ hộ kiểm soát hoạt động tài chính một cách chặt chẽ. Theo Thông tư 88/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh cần mở sổ sách kế toán ngay từ khi bắt đầu hoạt động hoặc từ đầu kỳ kế toán hàng năm để đảm bảo tính liên tục trong quản lý tài chính và kê khai thuế.
Nếu hộ kinh doanh không có sổ sách kế toán, khi có thanh tra thuế hoặc cần xác minh doanh thu, chủ hộ có thể gặp khó khăn trong việc giải trình và chứng minh nguồn thu. Đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp thuế khoán, không có yêu cầu bắt buộc về sổ sách kế toán. Tuy nhiên, việc lập sổ sách sẽ giúp kiểm soát tài chính rõ ràng hơn và tránh thất thoát.
Xem thêm:
- Số vốn tối thiểu để đăng ký hộ kinh doanh là bao nhiêu?
- Thủ tục xin cấp giấy phép kinh doanh cửa hàng
Việc ghi chép đầy đủ 7 loại sổ sách của hộ kinh doanh giúp bạn quản lý tài chính hiệu quả, tránh sai sót khi kê khai thuế và có cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh. Nếu bạn chưa quen với việc này, hãy tham khảo dịch vụ kế toán trọn gói của Kế Toán 5T để được hỗ trợ từ A-Z. Liên hệ ngay hotline 0978.611.928 hoặc nhắn tin qua fanpage Kế Toán 5T để được tư vấn!
