Cách hạch toán hàng biếu tặng: Hướng dẫn A-Z

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc tặng quà cho khách hàng, đối tác không chỉ là một chiến lược marketing tinh tế mà còn thể hiện sự tri ân, xây dựng mối quan hệ bền vững. Tuy nhiên, hàng biếu tặng không đơn thuần chỉ là một khoản chi phí mà còn liên quan trực tiếp đến hạch toán kế toán và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Nếu không thực hiện đúng, doanh nghiệp có thể đối mặt với những rủi ro tài chính không đáng có. Vậy cách hạch toán hàng biếu tặng theo đúng quy định kế toán hiện hành như thế nào? Cùng Kế Toán 5T tìm hiểu nhé!

Các hình thức tặng quà cho nhân viên, khách hàng

Tặng quà không chỉ là một hành động thể hiện lòng biết ơn mà còn là cách để doanh nghiệp duy trì mối quan hệ bền chặt với nhân viên và khách hàng. Xem xét các hình thức tặng quà giúp bạn hiểu hơn về cách hạch toán hàng biếu tặng doanh nghiệp.

Đối với nhân viên:

• Quà sinh nhật và các dịp lễ Tết: Đây là hình thức phổ biến để thể hiện sự quan tâm đến đời sống cá nhân của nhân viên. Các món quà thường có giá trị vừa phải như thiệp chúc mừng, giỏ quà, hoặc voucher mua sắm.
• Quà khen thưởng: Những món quà này thường được trao cho nhân viên có thành tích xuất sắc trong công việc. Đây có thể là các vật phẩm cao cấp như điện thoại, đồng hồ, laptop, hoặc thậm chí là chuyến du lịch.

Đối với khách hàng:

• Quà tặng trong các chương trình tri ân khách hàng: Các doanh nghiệp thường tổ chức sự kiện tặng quà cho những khách hàng thân thiết để cảm ơn họ đã đồng hành và ủng hộ công ty. Những món quà có thể là đồ dùng văn phòng, các món quà cao cấp, hoặc những món quà được cá nhân hóa theo sở thích của khách hàng.
• Quà tặng trong các dịp lễ tết hoặc kỷ niệm: Quà tặng vào dịp lễ Tết, ngày lễ kỷ niệm của công ty, hay sinh nhật của khách hàng là cơ hội để doanh nghiệp thể hiện sự quan tâm. Những món quà này thường mang tính trang trọng, như giỏ quà, rượu vang, hoặc các món quà mang đậm giá trị tinh thần.
• Quà tặng dành cho khách hàng VIP: Đối với những khách hàng lâu dài, hoặc những khách hàng có giao dịch lớn, doanh nghiệp có thể dành tặng các món quà đặc biệt, như các sản phẩm cao cấp, thẻ quà tặng giá trị, hoặc trải nghiệm dịch vụ miễn phí (spa, du lịch, v.v.)

Các quy định về thuế đối với hàng biếu tặng

Việc biếu tặng hàng hóa, sản phẩm không chỉ là một hoạt động mang tính chất thương mại mà còn có ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế của cả đơn vị đi biếu, tặng và đơn vị nhận biếu, tặng. Để hiểu rõ cách hạch toán hàng biếu tặng, bạn cần quan tâm đến các loại thuế sau đây.

Thuế TNDN đối với hàng biếu tặng

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, chi phí biếu tặng được phép trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Hàng hóa, quà tặng được sử dụng cho mục đích kinh doanh hợp lý: Ví dụ, quà tặng trong các chiến dịch marketing, khuyến mãi hoặc tri ân khách hàng.
• Có chứng từ hợp lệ: Doanh nghiệp cần có chứng từ hợp lệ để chứng minh chi phí này như phiếu chi, hóa đơn bán hàng, biên lai, chứng từ vận chuyển.
• Chứng từ thanh toán tiền mặt: Khoản chi nếu có hóa đơn từng lần từ 20 triệu trở lên thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Khi tham khảo cách hạch toán hàng biếu tặng, bên nhận cũng cần lưu ý đến các quy định về thuế TNDN đối với hàng hóa, sản phẩm được tặng. Thông thường, đối với hàng hóa, quà tặng mà doanh nghiệp nhận được từ các đơn vị khác (không phải từ hoạt động hợp tác hoặc giao dịch trực tiếp), sẽ không phải chịu thuế TNDN. Tuy nhiên, hầu hết các trường hợp sẽ được hạch toán vào Thu nhập khác.

Thuế TNCN đối với hàng biếu tặng

Các khoản tiền thưởng, quà tặng mà doanh nghiệp trao cho nhân viên, đặc biệt là trong dịp lễ Tết hoặc các dịp đặc biệt, thường được coi là thu nhập chịu thuế TNCN. Quà tặng hiện vật nếu không phải là các tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, thì sẽ không bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. Còn nếu quà tặng phải đăng ký quyền sở hữu, thì sẽ phải chịu thuế 10% theo giá trị quà biếu.

Thuế GTGT đối với hàng biếu tặng

Thông tư 219/2013/TT-BTC quy định về thuế GTGT áp dụng đối với hàng hóa, dịch vụ trong các giao dịch thương mại:

• Đối với đơn vị tặng quà: Nếu hàng biếu tặng thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì sẽ được khấu trừ. Còn nếu hàng hóa không chịu thuế thì không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Đối với đơn vị nhận quà: Nếu bên nhận không có nghĩa vụ thanh toán, không có chứng từ thanh toán, thì không được khấu trừ thuế GTGT từ món quà đó.

Hướng dẫn cách hạch toán hàng biếu tặng

Khi doanh nghiệp thực hiện việc biếu tặng hàng hóa cho nhân viên, khách hàng, đối tác, hoặc trong các chiến dịch khuyến mãi, việc hạch toán các khoản chi phí này rất quan trọng để đảm bảo tính hợp lý, đúng quy định trong việc tính thuế và báo cáo tài chính.

Cách hạch toán hàng biếu tặng tại bên tặng

Trước khi biếu tặng hàng hóa, doanh nghiệp cần xác định cách hạch toán khi mua hàng cho việc biếu tặng. Cách hạch toán hàng biếu tặng phụ thuộc vào việc có nhập kho hay không.

Trường hợp 1: Mua hàng về và không nhập kho ngay

• Nếu doanh nghiệp áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC: Nợ vào Tài khoản 641 (Chi phí bán hàng) hoặc Tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) để ghi nhận chi phí biếu tặng.
• Nợ vào Tài khoản 642 (Chi phí bán hàng hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp) để ghi nhận chi phí biếu tặng.
• Nợ Tài khoản 133: Để ghi nhận thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
• Có Tài khoản 111, 112, 331: Để ghi nhận chi phí thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản, hoặc nợ phải trả cho nhà cung cấp).

Trường hợp 2: Mua hàng về và nhập kho

• Nợ Tài khoản 152 (Hàng hóa), 153 (Công cụ, dụng cụ) hoặc 156 (Hàng hóa đang chờ xử lý): Ghi nhận giá trị hàng hóa đã nhập kho.
• Nợ Tài khoản 1331: Ghi nhận thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có).
• Có Tài khoản 111, 112, 331: Ghi nhận số tiền thanh toán cho nhà cung cấp (tiền mặt, chuyển khoản hoặc nợ phải trả).

Khi doanh nghiệp biếu tặng hàng hóa cho khách hàng, ngoài việc ghi nhận chi phí, cần phải hạch toán các khoản thuế GTGT đầu vào và đầu ra.

Ghi nhận chi phí biếu tặng cho khách hàng

• Nợ Tài khoản 641: Hạch toán chi phí biếu tặng vào chi phí bán hàng.
• Có Tài khoản 152, 153, 155, 156, v.v.: Ghi giảm giá trị hàng hóa trong kho khi biếu tặng (tùy theo loại tài khoản hàng hóa doanh nghiệp sử dụng).
• Có Tài khoản 33311: Ghi nhận thuế GTGT đầu ra (nếu hàng biếu tặng thuộc đối tượng chịu thuế).

Khấu trừ thuế GTGT đầu vào và đầu ra

• Nợ Tài khoản 3331: Ghi nhận thuế GTGT phải nộp cho phần hàng biếu tặng khi xuất hóa đơn đầu ra (nếu có).
• Có Tài khoản 1331: Ghi nhận thuế GTGT được khấu trừ đầu vào khi mua hàng hóa biếu tặng.

Ghi nhận chi phí đầu vào

• Nợ Tài khoản 641: Hạch toán chi phí biếu tặng vào chi phí bán hàng.
• Nợ Tài khoản 133: Ghi nhận thuế GTGT đầu vào khi mua hàng hóa biếu tặng.
• Có Tài khoản 111: Ghi nhận việc thanh toán cho nhà cung cấp hoặc chi phí mua hàng.

Ghi nhận thuế GTGT khi xuất hóa đơn đầu ra

• Nợ Tài khoản 641: Ghi nhận chi phí biếu tặng vào chi phí bán hàng.
• Có Tài khoản 3331: Ghi nhận thuế GTGT đầu ra khi xuất hóa đơn.

Khấu trừ thuế GTGT đầu ra

• Nợ Tài khoản 3331: Ghi nhận thuế GTGT phải nộp khi xuất hóa đơn.
• Có Tài khoản 133: Ghi nhận thuế GTGT đầu ra được khấu trừ.

Cách hạch toán hàng biếu tặng tại bên nhận

Khi doanh nghiệp nhận hàng biếu tặng, việc hạch toán sẽ phụ thuộc vào loại hàng hóa nhận được, bao gồm hàng hóa trong nước hoặc hàng nhập khẩu. Dưới đây là các cách hạch toán hàng biếu tặng tại bên nhận quà:

Trường hợp nhận hàng biếu tặng là hàng hóa nội địa

• Nợ vào Tài khoản 156 (Hàng hóa), 242 (Chi phí trả trước), 211 (Tài sản cố định),…: Ghi nhận tổng giá trị của hàng hóa nhận được, bao gồm cả thuế GTGT (vì doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT đối với hàng biếu tặng).
• Có Tài khoản 711 (Thu nhập khác): Ghi nhận giá trị của hàng hóa biếu tặng vào thu nhập khác, vì đây là khoản thu không liên quan đến hoạt động kinh doanh chính của doanh nghiệp.

Trường hợp nhận hàng biếu tặng là hàng nhập khẩu phi mậu dịch 

Ghi nhận giá trị lô hàng:

• Nợ vào Tài khoản 152 (Nguyên vật liệu), 156 (Hàng hóa), 211 (Tài sản cố định), 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): Ghi nhận giá trị hàng hóa, nguyên vật liệu nhận được, bao gồm cả các chi phí liên quan như thuế GTGT nhập khẩu và chi phí vận chuyển, thủ tục hải quan.
• Có Tài khoản 711 (Thu nhập khác): Ghi nhận giá trị của hàng hóa biếu tặng vào thu nhập khác, vì đây là khoản thu không phải từ hoạt động chính của doanh nghiệp.

Nộp thuế nhập khẩu:

• Nợ vào Tài khoản 33312 (Thuế GTGT hàng nhập khẩu): Ghi nhận thuế GTGT nhập khẩu.
• Nợ vào Tài khoản 3333 (Thuế nhập khẩu): Ghi nhận thuế nhập khẩu phải nộp cho cơ quan hải quan.
• Có Tài khoản 111, 112 (Tiền mặt hoặc Ngân hàng): Ghi nhận tiền thanh toán thuế nhập khẩu cho cơ quan hải quan.

Nếu doanh nghiệp đã ghi nhận giá trị hàng biếu tặng theo giá trị Hải quan hoặc giá thị trường và phần thuế nhập khẩu không được khấu trừ, doanh nghiệp có thể hạch toán phần thuế nhập khẩu vào chi phí quản lý doanh nghiệp.

• Nợ vào Tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): Ghi nhận chi phí thuế nhập khẩu vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp.
• Có Tài khoản 3333 (Thuế nhập khẩu): Ghi nhận số thuế nhập khẩu đã nộp cho cơ quan hải quan.

Hướng dẫn viết hóa đơn cho hàng biếu tặng

Bên cạnh cách hạch toán hàng biếu tặng, đây là nội dung bạn nên quan tâm. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách viết hóa đơn cho hàng biếu tặng, đảm bảo tuân thủ quy định pháp lý và xử lý thuế chính xác:

• Thông tin người nhận và đơn vị nhận quà: Ghi rõ tên của cá nhân nhận quà biếu tặng. Nếu là quà tặng cho một tổ chức, thì cần ghi tên của người đại diện tổ chức nhận quà. Điền thông tin mã số thuế và địa chỉ của người nhận quà. Nếu người nhận là cá nhân, có thể ghi rõ thông tin cá nhân của họ (địa chỉ thường trú, mã số thuế cá nhân nếu có).
• Tên hàng hóa, dịch vụ: Đây là phần quan trọng để ghi nhận rõ hàng hóa được biếu tặng. Bạn cần ghi rõ tên sản phẩm hoặc dịch vụ được biếu tặng, chẳng hạn như “Giỏ quà biếu Tết”, “Điện thoại tặng đối tác”, hoặc nếu không có tên cụ thể, ghi là “Hàng biếu tặng không thu tiền”.
• Đơn vị tính và số lượng: Hóa đơn biếu tặng hàng hóa có thể dùng các đơn vị tính tiêu chuẩn, ví dụ: chiếc (chiếc), hộp (hộp), bộ (bộ), kg (kilogram), v.v. Tùy vào đặc tính của món quà tặng, chọn đơn vị đo phù hợp. Ghi rõ số lượng hàng hóa biếu tặng (ví dụ: 1 chiếc, 2 hộp, 3 bộ,…). Nếu món quà có nhiều loại hoặc nhiều món, cần ghi chi tiết số lượng của từng món quà biếu tặng.
• Đơn giá: Ghi giá trị của hàng hóa biếu tặng, thường là giá trị thực tế mà doanh nghiệp đã chi trả hoặc giá trị thị trường của món quà. Đây là giá trị để tính thuế GTGT (nếu có).
• Thành tiền, thuế suất và tổng tiền: Đây là phần ghi tổng giá trị của món quà biếu tặng, có thể bao gồm cả thuế GTGT (nếu hàng biếu tặng thuộc đối tượng chịu thuế). Tổng tiền thành công sẽ được tính bằng Đơn giá x Số lượng. Phần thuế suất ghi rõ tỷ lệ thuế GTGT áp dụng cho hàng hóa biếu tặng.

Xem thêm:

• Hướng dẫn kế toán các khoản đầu tư tài chính
• Hướng dẫn hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách hạch toán hàng biếu tặng. Các bước hạch toán cần được thực hiện chính xác để tránh sai sót trong báo cáo tài chính và việc kê khai thuế. Để cập nhật thêm các kiến thức về kế toán, quản lý tài chính và thuế, đừng quên theo dõi website Kế Toán 5T để nhận được những bài viết bổ ích và hướng dẫn chi tiết nhất.