Báo cáo tài chính là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá tình hình tài chính, dòng tiền và kết quả kinh doanh. Đây cũng là cơ sở để cơ quan thuế, nhà đầu tư và ngân hàng xem xét hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Với những chủ doanh nghiệp mới, việc lập báo cáo tài chính có thể gây khó khăn do các quy định kế toán phức tạp. Bài viết của Kế Toán 5T sẽ hướng dẫn cách làm báo cáo tài chính cho người mới bắt đầu một cách dễ hiểu nhất!
Các quy định về báo cáo tài chính bạn cần biết
Tùy vào quy mô doanh nghiệp, chế độ kế toán áp dụng cũng khác nhau, dẫn đến sự khác biệt trong yêu cầu về báo cáo tài chính. Để biết cách làm báo cáo tài chính cho người mới bắt đầu, trước tiên bạn cần hiểu doanh nghiệp nào áp dụng thông tư nào?
Doanh nghiệp siêu nhỏ – Áp dụng theo Thông tư 132/2018/TT-BTC
Nếu áp dụng theo Thông tư 132, doanh nghiệp chỉ cần lập hai báo cáo tài chính tối thiểu, gồm Báo cáo tình hình tài chính và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Báo cáo tài chính của doanh nghiệp siêu nhỏ được đơn giản hóa, không yêu cầu lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ hay Thuyết minh báo cáo tài chính. Ngoài ra, doanh nghiệp không bắt buộc phải có kế toán trưởng mà có thể thuê dịch vụ kế toán để hỗ trợ công tác tài chính.
Doanh nghiệp nhỏ và vừa – Áp dụng theo Thông tư 133/2016/TT-BTC
Doanh nghiệp nhỏ và vừa bắt buộc áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133, trừ khi doanh nghiệp muốn sử dụng chế độ kế toán nâng cao theo Thông tư 200. Hệ thống báo cáo tài chính theo Thông tư 133 bao gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính.
Một trong những điểm nổi bật của chế độ kế toán này là tính linh hoạt. Doanh nghiệp có thể tự thiết kế biểu mẫu sổ sách kế toán phù hợp với mô hình kinh doanh nhưng vẫn phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin tài chính.
Doanh nghiệp lớn – Áp dụng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
Doanh nghiệp lớn bắt buộc phải áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200. Hệ thống báo cáo tài chính bao gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính. Đặc biệt, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ phải lập theo phương pháp gián tiếp, nhằm đảm bảo tính minh bạch và chính xác.
Ngoài ra, các doanh nghiệp lớn thuộc diện kiểm toán bắt buộc phải thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính hàng năm. Hệ thống kế toán của doanh nghiệp cũng phải ghi nhận theo nguyên tắc kế toán dồn tích và phản ánh các nghiệp vụ theo giá trị hợp lý. Điều này giúp nâng cao tính chính xác của báo cáo tài chính. Nhưng cũng vì vậy, cách làm báo cáo tài chính cho người mới bắt đầu theo Thông tư 200 cũng phức tạp hơn so với Thông tư 132 hay 133.
Bộ báo cái tài chính cần có những gì?
Bộ báo cáo tài chính tiêu chuẩn bao gồm 4 loại báo cáo chính và bản thuyết minh báo cáo tài chính, áp dụng tùy theo quy mô doanh nghiệp và chế độ kế toán tương ứng. Nắm rõ các loại báo cáo này là nhiệm vụ cơ bản trong cách làm báo cáo tài chính cho người mới bắt đầu:
- Bảng cân đối kế toán: Bảng cân đối kế toán phản ánh tổng tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định (cuối kỳ kế toán). Đây là báo cáo giúp doanh nghiệp và nhà đầu tư đánh giá tình hình tài chính, khả năng thanh toán và mức độ ổn định của doanh nghiệp.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh thể hiện doanh thu, chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp trong kỳ kế toán. Đây là báo cáo giúp đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ phản ánh dòng tiền vào và ra trong kỳ kế toán, giúp doanh nghiệp theo dõi khả năng thanh toán và dòng tiền thực tế. Báo cáo này có thể lập theo phương pháp trực tiếp hoặc gián tiếp.
- Thuyết minh báo cáo tài chính: Thuyết minh báo cáo tài chính là tài liệu bổ sung, giải thích chi tiết về các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính. Đây là phần giúp làm rõ các chính sách kế toán, các khoản mục tài chính quan trọng và các sự kiện có ảnh hưởng đến doanh nghiệp.
Cách làm báo cáo tài chính cho người mới bắt đầu
Bước 1 – Thu thập, sắp xếp các chứng từ kế toán
Bước đầu tiên trong cách làm báo cáo tài chính cho người mới bắt đầu là thu thập và sắp xếp chứng từ kế toán. Đây là bước quan trọng để đảm bảo dữ liệu kế toán chính xác, đầy đủ, phục vụ cho việc ghi sổ và lập báo cáo đúng quy định.
Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý ghi nhận các giao dịch tài chính của doanh nghiệp. Tùy vào hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp cần thu thập các loại chứng từ sau:
- Chứng từ thu – chi tiền mặt: Phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, hóa đơn mua bán hàng hóa, dịch vụ.
- Chứng từ giao dịch qua ngân hàng: Giấy báo nợ, giấy báo có, ủy nhiệm chi, séc, sao kê tài khoản ngân hàng.
- Hóa đơn mua bán hàng hóa, dịch vụ: Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), hóa đơn bán hàng, hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận hàng hóa.
- Chứng từ liên quan đến lương và bảo hiểm: Bảng lương, hợp đồng lao động, chứng từ nộp bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN).
- Chứng từ liên quan đến tài sản cố định: Hóa đơn mua tài sản, biên bản bàn giao tài sản cố định, hồ sơ khấu hao.
- Chứng từ vay vốn, góp vốn: Hợp đồng vay, chứng từ thanh toán lãi vay, hợp đồng góp vốn, biên bản họp hội đồng thành viên về tăng/giảm vốn điều lệ.
Bước 2 – Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Bước tiếp theo trong quá trình lập báo cáo tài chính là hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đây là quá trình ghi nhận tất cả các giao dịch tài chính của doanh nghiệp vào hệ thống sổ sách kế toán theo đúng nguyên tắc và chế độ kế toán hiện hành.
Nguyên tắc cơ bản gồm ghi nhận doanh thu và chi phí theo nguyên tắc dồn tích, ghi nhận tài sản theo giá gốc, và áp dụng phương pháp kế toán nhất quán trong suốt kỳ tài chính. Còn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường được chia thành nhóm doanh thu, chi phí, tài sản và công nợ.
Bước 3 – Phân loại nghiệp vụ theo tháng, quý
Cách làm báo cáo tài chính cho người mới bắt đầu là phân loại nghiệp vụ theo từng kỳ kế toán, thường là tháng, quý, năm. Phân loại theo tháng giúp kế toán kiểm soát sát sao các giao dịch, kịp thời phát hiện sai sót và điều chỉnh nếu cần. Phân loại theo quý phục vụ mục đích báo cáo thuế và đánh giá hiệu quả kinh doanh.
Doanh nghiệp cần tổng hợp số liệu báo cáo thuế GTGT, thuế TNDN tạm tính, báo cáo tài chính tạm thời để kịp thời điều chỉnh kế hoạch tài chính. Cuối mỗi quý, cần kiểm tra số dư tài khoản, đối chiếu công nợ, lập dự toán chi phí và doanh thu để đảm bảo dòng tiền ổn định.
Bước 4 – Kiểm tra, rà soát lại theo từng nhóm tài khoản
Sau khi phân loại nghiệp vụ theo tháng, quý, doanh nghiệp cần kiểm tra và rà soát lại số liệu kế toán theo từng nhóm tài khoản để đảm bảo tính chính xác trước khi lập báo cáo tài chính. Đây là bước quan trọng trong cách làm báo cáo tài chính cho người mới bắt đầu, giúp phát hiện sai sót, điều chỉnh kịp thời, tránh rủi ro trong quá trình báo cáo thuế và kiểm toán.
Doanh nghiệp cần rà soát theo bốn nhóm tài khoản chính:
- Tài khoản tài sản (TK 111, 112, 131, 152, 211…): Kiểm tra số dư tiền mặt, tiền gửi ngân hàng có khớp với thực tế không. Đối chiếu công nợ phải thu với từng khách hàng, kiểm tra hàng tồn kho có chênh lệch so với thực tế không.
- Tài khoản nợ phải trả (TK 331, 333, 334…): Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp, kiểm tra số thuế phải nộp có đúng với tờ khai thuế, rà soát lương nhân viên và các khoản bảo hiểm xã hội.
- Tài khoản doanh thu và chi phí (TK 511, 515, 632, 642…): Kiểm tra doanh thu bán hàng có ghi nhận đúng thời điểm không, chi phí phát sinh có hợp lệ và đầy đủ hóa đơn chứng từ không.
- Tài khoản vốn chủ sở hữu (TK 411, 421…): Đối chiếu phần góp vốn của chủ sở hữu, lợi nhuận chưa phân phối, đảm bảo số liệu phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế.
Bước 5 – Thực hiện bút toán kết chuyển
Bước tiếp theo trong cách làm báo cáo tài chính cho người mới bắt đầu là kết chuyển. Trước khi kết chuyển kết quả kinh doanh của năm hiện tại, doanh nghiệp cần kết chuyển lãi/lỗ năm trước vào TK 421 (Lợi nhuận chưa phân phối) để đảm bảo số liệu chính xác.
Sau đó, doanh thu từ bán hàng, cung cấp dịch vụ, thu nhập tài chính (TK 511, 515, 711) sẽ được kết chuyển vào TK 911 (Xác định kết quả kinh doanh). Đồng thời, các khoản giá vốn hàng bán, chi phí tài chính, chi phí bán hàng, chi phí quản lý (TK 632, 635, 641, 642, 811) cũng được kết chuyển vào TK 911 để xác định lợi nhuận trước thuế.
Tiếp theo, doanh nghiệp tính toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) phải nộp (nếu có) và ghi nhận vào TK 3334. Sau khi nộp thuế, lợi nhuận sau thuế sẽ được chuyển vào TK 421 để phân phối hoặc tái đầu tư. Sau khi kết chuyển, các tài khoản đầu 5, 6, 7, 8, 9 không còn số dư, đảm bảo sổ sách kế toán được đóng đúng quy trình.
Bước 6 – Lập báo cáo tài chính
Sau khi hoàn tất bút toán kết chuyển, doanh nghiệp tiến hành lập báo cáo tài chính, tổng hợp toàn bộ số liệu kế toán trong kỳ để đánh giá tình hình tài chính và kết quả kinh doanh. Bộ báo cáo tài chính gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính (tùy theo quy mô doanh nghiệp).
Nếu sử dụng Excel để hạch toán, kế toán cần nhập từng chỉ số vào từng báo cáo dựa trên Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản kế toán. Cách làm báo cáo tài chính cho người mới bắt đầu tốt nhất là sử dụng phần mềm, số liệu sẽ tự động tổng hợp, từ đó giảm thiểu sai sót.
Xem thêm:
- Hướng dẫn cách tính thuế hộ kinh doanh nhỏ lẻ
- Cách tra cứu báo cáo tài chính của các công ty
- Hướng dẫn làm sổ sách kế toán cho hộ kinh doanh
Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách làm báo cáo tài chính cho người mới bắt đầu. Nếu không có kinh nghiệm hoặc chưa quen với các quy định kế toán, doanh nghiệp dễ gặp sai sót, ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế và tài chính. Để đảm bảo báo cáo tài chính chính xác, minh bạch và đúng hạn, dịch vụ kế toán của Công ty Kế toán 5T là lựa chọn tối ưu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro pháp lý!
