Trong hoạt động kinh doanh, việc tặng quà cho khách hàng và nhân viên là phương thức hiệu quả để tăng cường mối quan hệ và tạo động lực. Tuy nhiên, cách hạch toán hàng biếu tặng luôn là vấn đề khiến nhiều chủ doanh nghiệp băn khoăn. Bài viết của Kế Toán 5T sẽ hướng dẫn chi tiết về quy trình hạch toán, giúp doanh nghiệp của bạn vừa tuân thủ quy định thuế, vừa tối ưu hóa chi phí.
Các hình thức tặng quà phổ biến trong doanh nghiệp
Trước khi tham khảo cách hạch toán hàng biếu tặng, bạn cần biết về các hình thức quà tặng phổ biến. Doanh nghiệp thường áp dụng nhiều hình thức quà tặng khác nhau phù hợp với từng dịp và đối tượng, cụ thể:
- Mua hàng để biếu tặng: Doanh nghiệp mua sản phẩm từ bên ngoài như hoa, bánh kẹo, đồ uống trong các dịp lễ tết, sinh nhật.
- Sản phẩm do chính doanh nghiệp sản xuất: Doanh nghiệp tặng chính sản phẩm/dịch vụ mình tạo ra.
- Quà tặng thương hiệu: Các sản phẩm được thiết kế riêng có in logo, thông điệp của công ty như lịch, sổ tay, bút…
- Phiếu mua hàng: Voucher hoặc phiếu giảm giá tại các đơn vị đối tác.
- Chương trình khuyến mãi: Các coupon giảm giá hoặc điểm tích lũy khi mua sản phẩm của công ty.
Các quy định về thuế đối với hàng biếu tặng
Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)
Đối với đơn vị tặng quà
Trước đây, chi phí biếu tặng khách hàng vượt quá 15% không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Tuy nhiên, từ năm 2015, Luật 71/2014/QH13 đã bãi bỏ điều này. Hiện nay, chi phí quà tặng được tính vào chi phí được trừ khi thỏa mãn 3 điều kiện:
- Chi phí phát sinh thực tế liên quan đến hoạt động kinh doanh
- Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp
- Hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Đối với quà tặng nhân viên, chỉ các khoản phúc lợi không vượt quá 1 tháng lương bình quân/năm mới được tính vào chi phí được trừ.
Đối với đơn vị nhận quà
Quà biếu bằng tiền hoặc hiện vật được tính vào thu nhập khác, với giá trị xác định tại thời điểm nhận.
Thuế giá trị gia tăng (GTGT)
Đối với đơn vị tặng quà
Thuế GTGT đầu vào từ hàng hóa dùng để biếu tặng phục vụ kinh doanh hàng chịu thuế GTGT được khấu trừ nếu:
- Có hóa đơn GTGT hợp pháp
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với giá trị từ 20 triệu đồng trở lên
Đối với đơn vị nhận quà
Không được khấu trừ thuế GTGT từ hàng biếu tặng vì không có nghĩa vụ thanh toán và không có chứng từ thanh toán tương ứng.
Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
Một số quy định về thuế TNCN với quà tặng doanh nghiệp:
- Quà tặng không phải là tài sản đăng ký quyền sở hữu (như tivi, máy tính): Không chịu thuế TNCN
- Quà tặng là tài sản đăng ký quyền sở hữu (như xe, bất động sản): Chịu thuế TNCN 10% trên phần giá trị vượt 10 triệu đồng/lần
- Quà tặng bằng tiền: Tính như thu nhập chịu thuế TNCN của nhân viên
- Voucher: Tính thuế TNCN khi quyền sở hữu được chuyển giao
Cách hạch toán hàng biếu tặng bên tặng
Trường hợp mua hàng để biếu tặng
Khi mua hàng không nhập kho
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:
- Nợ TK 641 hoặc 642 (Chi phí bán hàng/quản lý)
- Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ – nếu có)
- Có TK 111, 112, 331 (Tiền mặt/tiền gửi/phải trả người bán)
Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC:
- Nợ TK 642 (Chi phí quản lý)
- Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ – nếu có)
- Có TK 111, 112, 331 (Tiền mặt/tiền gửi/phải trả người bán)
Khi mua hàng và nhập kho
- Nợ TK 152, 153, 156 (Hàng hóa đã nhập kho)
- Nợ TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ – nếu có)
- Có TK 111, 112, 331 (Tiền mặt/tiền gửi/phải trả người bán)
Cách hạch toán hàng tặng cho khách hàng
Khi xuất hàng để tặng khách hàng:
- Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng)
- Có TK 152, 153, 155, 156 (Nguyên vật liệu/hàng hóa)
- Có TK 33311 (Thuế GTGT đầu ra)
Khi khấu trừ thuế GTGT:
- Nợ TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp)
- Có TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ)
Hạch toán hàng biếu tặng nhân viên từ quỹ khen thưởng, phúc lợi
- Nợ TK 353 (Quỹ khen thưởng, phúc lợi)
- Có TK 511 (Doanh thu bán hàng)
- Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp – nếu có)
- Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán)
- Có TK 152, 153, 155, 156 (Nguyên vật liệu/hàng hóa)
Ví dụ thực tế: Công ty ABC tặng 12 máy lọc không khí cho đối tác, mỗi máy có giá vốn 600.000 VNĐ, đơn giá bán 700.000 VNĐ, thuế GTGT 10%.
Cách hạch toán hàng biếu tặng:
- Nợ TK 353: 8.400.000 VNĐ
- Có TK 511: 8.400.000 VNĐ
- Có TK 3331: 840.000 VNĐ
- Nợ TK 632: 7.200.000 VNĐ
- Có TK 156: 7.200.000 VNĐ
Cách hạch toán hàng nhận biếu tặng
Trường hợp nhận hàng biếu tặng nội địa:
- Nợ TK 156, 242, 211… (Tổng giá trị bao gồm thuế GTGT)
- Có TK 711 (Thu nhập khác)
Trường hợp nhận hàng biếu tặng nhập khẩu:
- Nợ TK 152, 156, 211, 642 (Nguyên vật liệu/hàng hóa/chi phí)
- Có TK 711 (Thu nhập khác – giá trị tính thuế theo Hải quan)
Khi nộp thuế nhập khẩu:
- Nợ TK 33312 (Thuế GTGT hàng nhập khẩu)
- Nợ TK 3333 (Thuế nhập khẩu)
- Có TK 111, 112 (Tiền mặt/tiền gửi)
Hướng dẫn cách viết hóa đơn cho hàng biếu tặng
Theo quy định, hóa đơn cho hàng biếu tặng cần bao gồm các thông tin sau:
- Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế đầy đủ
- Thông tin người mua/nhận: Tên người/đơn vị nhận quà. Nếu khách hàng không yêu cầu hóa đơn, ghi “Khách hàng không yêu cầu hóa đơn”
- Thông tin hàng hóa: Ghi rõ tên và mô tả như “Hàng cho biếu tặng không thu tiền”
- Đơn vị tính và số lượng: Như hóa đơn thông thường
- Đơn giá và thành tiền: Giá trị thực tế của hàng tặng
- Thuế GTGT và tổng tiền: Tính như hóa đơn thông thường
Lưu ý quan trọng: Giá tính thuế GTGT cho hàng biếu tặng là giá của hàng hóa/dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm tặng.
Một số câu hỏi phổ biến
Hàng biếu tặng có phải lập hóa đơn không?
Có. Theo Thông tư 26/2015/TT-BTC, doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng) cho tất cả hàng hóa dùng để cho, biếu tặng, trao đổi, trả thay lương. Hóa đơn phải ghi đầy đủ thông tin và tính thuế GTGT như hoá đơn xuất bán thông thường.
Giá tính thuế GTGT đối với hàng biếu tặng được xác định như thế nào?
Giá tính thuế là giá của hàng hóa/dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm tặng. Với hàng mẫu dùng thử không thu tiền, giá tính thuế bằng không (0), nhưng phải lập hóa đơn và ghi rõ “hàng xuất mẫu không thu tiền”.
Mức phạt nếu không lập hóa đơn cho hàng biếu tặng?
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn cho hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng.
Xem thêm:
Cách hạch toán hàng biếu tặng đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro về thuế mà còn tối ưu hóa chi phí hợp lý. Doanh nghiệp cần lập hóa đơn đầy đủ, ghi nhận chính xác giá trị hàng tặng, và phân biệt rõ nguồn chi phí (từ chi phí kinh doanh hay quỹ phúc lợi). Nếu còn thắc mắc về hạch toán hàng biếu tặng, đừng ngần ngại liên hệ với Kế Toán 5T để được tư vấn chi tiết và phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
