Để đảm bảo quy trình thanh lý tài sản cố định được thực hiện chính xác, các kế toán viên cần nắm vững các phương pháp hạch toán, từ việc xác định giá trị còn lại của tài sản đến việc ghi nhận lãi lỗ từ thanh lý. Kế Toán 5T sẽ cung cấp những hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán thanh lý tài sản cố định, giúp doanh nghiệp thực hiện quy trình này một cách dễ dàng và chính xác!
Quy định chung về thanh lý tài sản cố định
Theo quy định tại Điểm 3.2 Khoản 3 Điều 35 Thông tư 200/2014/TT-BTC và Khoản 1 Điều 31 Thông tư 133/2016/TT-BTC, tài sản cố định (TSCĐ) được thanh lý khi rơi vào một trong các trường hợp sau:
- TSCĐ bị hư hỏng không thể tiếp tục sử dụng được
- TSCĐ lạc hậu về mặt kỹ thuật
- TSCĐ không còn phù hợp với yêu cầu sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
Khi doanh nghiệp quyết định thanh lý TSCĐ, việc thực hiện hạch toán thanh lý tài sản cố định phải tuân theo quy trình chặt chẽ. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy trình thanh lý và cách hạch toán thanh lý tài sản cố định theo quy định mới nhất, giúp chủ doanh nghiệp thực hiện đúng quy định của pháp luật.
Khi nào cần thanh lý tài sản cố định?
Doanh nghiệp sẽ phát sinh nhu cầu thanh lý tài sản cố định trong các trường hợp sau:
- Tài sản đã hư hỏng nặng và không thể tiếp tục sử dụng được
- Tài sản đã lạc hậu về mặt công nghệ và không còn phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh
- Doanh nghiệp tiến hành sáp nhập, nhượng bán hoặc giải thể
- Tài sản không còn phù hợp với định hướng phát triển mới của doanh nghiệp
Quy định đặc biệt về thanh lý TSCĐ đã và chưa hết khấu hao
Theo Khoản 1 Điều 38 Thông tư 200/2014/TT-BTC và Khoản 1 Điều 32 Thông tư 133/2016/TT-BTC, cách hạch toán thanh lý tài sản cố định còn phụ thuộc vào tình trạng khấu hao:
Đối với TSCĐ đã khấu hao hết
Khi TSCĐ đã khấu hao hết (đã thu hồi đủ vốn) nhưng vẫn còn sử dụng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh thì doanh nghiệp không được tiếp tục trích khấu hao. Việc cách hạch toán thanh lý tài sản cố định này tương đối đơn giản.
Đối với TSCĐ chưa khấu hao hết
Khi TSCĐ chưa khấu hao hết (chưa thu hồi đủ vốn) nhưng đã hư hỏng cần thanh lý, doanh nghiệp cần:
- Xác định nguyên nhân, trách nhiệm của tập thể, cá nhân để xử lý bồi thường
- Phần giá trị còn lại chưa thu hồi và không được bồi thường phải được bù đắp bằng số tiền thu từ thanh lý chính TSCĐ đó
- Số tiền bồi thường do lãnh đạo doanh nghiệp quyết định
Nếu số tiền thu từ thanh lý và số tiền bồi thường không đủ bù đắp phần giá trị còn lại của TSCĐ, thì chênh lệch còn lại được coi là khoản lỗ về thanh lý TSCĐ và hạch toán vào chi phí khác.
Lưu ý quan trọng: Đối với những TSCĐ không cần dùng, chờ thanh lý nhưng chưa hết khấu hao, doanh nghiệp vẫn phải:
- Thực hiện quản lý, theo dõi, bảo quản theo quy định hiện hành
- Tiếp tục trích khấu hao theo quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC
Hướng dẫn thủ tục thanh lý tài sản cố định
Cách hạch toán thanh lý tài sản cố định cần được thực hiện theo các bước sau:
Thành lập Hội đồng thanh lý tài sản cố định
Khi có quyết định thanh lý TSCĐ, doanh nghiệp cần thành lập Hội đồng thanh lý TSCĐ. Hội đồng này thường bao gồm:
- Thủ trưởng đơn vị (làm Chủ tịch Hội đồng)
- Kế toán trưởng và kế toán tài sản
- Trưởng hoặc phó bộ phận cơ sở vật chất, cán bộ phụ trách tài sản
- Đại diện đơn vị trực tiếp quản lý tài sản thanh lý
- Cán bộ có hiểu biết về đặc điểm, tính năng kỹ thuật của tài sản cần thanh lý
- Đại diện đoàn thể như Công đoàn, Thanh tra Nhân dân (nếu cần)
Lập hồ sơ thanh lý tài sản cố định
Hồ sơ thanh lý TSCĐ cần có các tài liệu sau:
- Biên bản họp Hội đồng thanh lý TSCĐ
- Quyết định thanh lý TSCĐ
- Biên bản kiểm kê tài sản cố định
- Biên bản đánh giá lại TSCĐ
- Biên bản thanh lý TSCĐ
- Hợp đồng kinh tế bán TSCĐ được thanh lý (nếu có)
- Hóa đơn bán TSCĐ (cần phải xuất hóa đơn khi thanh lý)
- Biên bản giao nhận TSCĐ
- Biên bản hủy tài sản cố định (nếu có)
- Thanh lý hợp đồng kinh tế bán TSCĐ
Hội đồng thanh lý TSCĐ có trách nhiệm thực hiện việc thanh lý theo đúng trình tự, thủ tục quy định và lập “Biên bản thanh lý TSCĐ” theo mẫu quy định. Biên bản được lập thành 2 bản, 1 bản chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ và lưu hồ sơ, 1 bản giao cho bộ phận quản lý, sử dụng TSCĐ.
Hướng dẫn chi tiết quy trình thanh lý tài sản cố định
Quy trình thanh lý TSCĐ cần được thực hiện qua 5 bước cụ thể:
- Bước 1 – Lập đề nghị thanh lý: Bộ phận hoặc phòng ban có TSCĐ cần thanh lý căn cứ vào kết quả kiểm kê tài sản và quá trình theo dõi, sử dụng TSCĐ để lập đơn đề nghị thanh lý. Đơn này cần ghi rõ danh mục TSCĐ cần thanh lý và trình lãnh đạo công ty phê duyệt.
- Bước 2 – Ra quyết định thanh lý: Đại diện có thẩm quyền của doanh nghiệp ra quyết định thanh lý TSCĐ dựa trên đề nghị đã được phê duyệt.
- Bước 3 – Thành lập hội đồng thanh lý: Doanh nghiệp thành lập hội đồng thanh lý TSCĐ với các thành phần như đã nêu ở phần trên.
- Bước 4 – Quyết định hình thức xử lý: Hội đồng thanh lý TSCĐ trình người đứng đầu doanh nghiệp quyết định hình thức xử lý TSCĐ như bán tài sản hay hủy tài sản (tùy theo đặc điểm, tình trạng của TSCĐ cần thanh lý).
- Bước 5 – Lập biên bản thanh lý: Hội đồng thanh lý TSCĐ lập “Biên bản thanh lý tài sản cố định” sau khi đã tiến hành thanh lý và hoàn thiện đầy đủ hồ sơ thanh lý TSCĐ như đã liệt kê ở phần trên.
Cách hạch toán thanh lý tài sản cố định theo từng trường hợp
Căn cứ vào Biên bản thanh lý và các chứng từ có liên quan, việc cách hạch toán thanh lý tài sản cố định được thực hiện theo từng trường hợp cụ thể:
Trường hợp 1: Thanh lý TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh
Ghi nhận doanh thu:
- Nợ TK 111, 112, 131,… (tổng giá thanh toán)
- Có TK 711 – Thu nhập khác (số thu nhập chưa có thuế GTGT)
- Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có)
Lưu ý: Nếu chưa tách được thuế GTGT ngay thì TK 711 sẽ bao gồm cả tiền thuế và cần ghi giảm khi kê khai số thuế phải nộp.
Ghi nhận giảm TSCĐ:
- Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị đã hao mòn từ đầu kỳ khấu hao TSCĐ)
- Nợ TK 811 – Chi phí khác (giá trị còn lại chưa khấu hao hết – nếu có)
- Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá TSCĐ)
Chi phí khác liên quan đến thanh lý:
- Nợ TK 811 – Chi phí khác
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có các TK 111, 112, 141, 331,… (tổng giá thanh toán)
Trường hợp 2: Thanh lý TSCĐ dùng cho nội bộ, dự án
Ghi nhận giảm TSCĐ:
- Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị đã hao mòn từ đầu kỳ khấu hao TSCĐ)
- Nợ TK 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại chưa khấu hao hết – nếu có)
- Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá)
Các chi phí khác liên quan ghi vào TK liên quan theo quy định.
Trường hợp 3: Thanh lý TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi, văn hóa
Ghi nhận doanh thu:
- Nợ TK 111, 112,…
- Có TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi
- Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
Ghi nhận giảm TSCĐ:
- Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị đã hao mòn từ đầu kỳ khấu hao TSCĐ)
- Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (giá trị còn lại chưa khấu hao hết – nếu có)
- Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá)
Các chi phí khác liên quan phản ánh vào Nợ TK 353.
Cách xác định kết quả thanh lý TSCĐ vào cuối kỳ
Vào cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp cần thực hiện các bút toán kết chuyển để xác định kết quả thanh lý TSCĐ:
Kết chuyển thu nhập khác:
- Nợ TK 711 – Thu nhập khác
- Có TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Kết chuyển chi phí thanh lý:
- Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
- Có TK 811 – Chi phí khác
Xử lý hạch toán trong trường hợp phá dỡ tài sản cố định
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư 45/2013/TT-BTC, việc phá dỡ TSCĐ cũng được xử lý như thanh lý TSCĐ. Cụ thể, khi doanh nghiệp mua TSCĐ là nhà cửa, vật kiến trúc gắn liền với quyền sử dụng đất, sau đó tiến hành dỡ bỏ hoặc hủy bỏ để xây dựng mới, thì:
- Giá trị quyền sử dụng đất phải được xác định riêng và ghi nhận là TSCĐ vô hình (nếu đáp ứng đủ tiêu chuẩn)
- Nguyên giá của TSCĐ xây dựng mới được xác định là giá quyết toán công trình đầu tư xây dựng theo quy định
- Những tài sản dỡ bỏ hoặc hủy bỏ được hạch toán theo quy định về thanh lý tài sản cố định
Cách hạch toán khi phá dỡ TSCĐ:
- Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)
- Nợ TK 811 – Chi phí khác (giá trị còn lại)
- Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá)
Theo Công văn 2590/TCT-CS ngày 26/06/2015 của Tổng cục thuế, đối với trường hợp phá dỡ, thanh lý TSCĐ (như bệ đỡ, móng máy) mà chưa khấu hao hết, phần chênh lệch còn thiếu do chưa trích khấu hao hết và phần chi phí phá dỡ có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định, doanh nghiệp được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.
Xem thêm:
Việc thực hiện đúng cách hạch toán thanh lý tài sản cố định là yêu cầu quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Quá trình này không chỉ đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp theo dõi, quản lý tài sản hiệu quả, phản ánh đúng tình hình tài chính của đơn vị. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết và hãy tiếp tục ủng hộ website Kế Toán 5T nhé!
