Nghiệp vụ kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý dòng tiền và đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là quy trình ghi nhận, theo dõi và báo cáo các giao dịch liên quan đến hoạt động bán hàng. Thông qua đó, doanh nghiệp có thể nắm bắt được tình hình doanh thu, chi phí và lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh chính. Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây của Kế Toán 5T!
Nhiệm vụ của kế toán bán hàng
Nghiệp vụ kế toán bán hàng trong doanh nghiệp bao gồm nhiều trách nhiệm quan trọng:
- Ghi nhận chính xác giao dịch: Phản ánh đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình bán hàng hóa, tính giá vốn hàng mua, hàng tồn kho và hàng bán.
- Xác định kết quả kinh doanh: Tính toán chính xác doanh thu, chi phí và lợi nhuận của từng hoạt động kinh doanh.
- Cung cấp báo cáo: Lập các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị theo yêu cầu của ban lãnh đạo doanh nghiệp.
- Kiểm soát hàng tồn kho: Thực hiện công tác kiểm kê, đảm bảo an toàn hàng hóa trong kho.
- Công việc bổ sung: Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất theo yêu cầu của kế toán trưởng hoặc trưởng bộ phận.
Các nghiệp vụ kế toán bán hàng cơ bản
Các trường hợp bán hàng và ghi nhận hạch toán
Bán hàng theo giá
Quy trình bán hàng theo giá thường diễn ra như sau:
- Nhân viên bán hàng gửi báo giá cho khách hàng
- Khách hàng đặt mua hàng dựa trên báo giá
- Kế toán kho lập phiếu xuất kho và trình lãnh đạo phê duyệt
- Thủ kho xuất hàng và ghi sổ kho
- Kế toán bán hàng xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu
Hướng dẫn hạch toán:
Nghiệp vụ kế toán bán hàng khi ghi nhận doanh thu:
- Nợ TK 111, 131… (Tổng giá thanh toán)
- Có TK 511 (Doanh thu bán hàng)
- Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp) nếu có
Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán:
- Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán)
- Có TK 155, 156… (Thành phẩm, hàng hóa)
Bán hàng theo đơn đặt hàng
Quy trình bán hàng theo đơn đặt hàng tương tự như bán hàng theo giá, nhưng xuất phát từ đơn đặt hàng của khách hàng. Việc hạch toán được thực hiện tương tự như bán hàng theo giá.
Bán hàng theo hợp đồng
Khi bán hàng theo hợp đồng, quy trình bán hàng được thực hiện dựa trên các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng. Hạch toán kế toán được thực hiện tương tự như các trường hợp trên.
Khách hàng mua hàng tại kho, cửa hàng
Đây là trường hợp phổ biến, khi khách hàng trực tiếp đến mua hàng tại kho hoặc cửa hàng của doanh nghiệp. Quy trình bán hàng và hạch toán được thực hiện tương tự các trường hợp khác.
Bán hàng có chiết khấu thương mại
Một trong những nghiệp vụ kế toán bán hàng quan trọng là bán hàng có chiết khấu thương mại. Chiết khấu thương mại là khoản giảm giá bán hàng cho khách hàng khi họ mua với số lượng lớn. Doanh nghiệp có thể áp dụng các hình thức chiết khấu thương mại khác nhau, mỗi hình thức sẽ có cách hạch toán riêng.
Trường hợp 1: Giá bán trên hóa đơn đã trừ chiết khấu thương mại
Hạch toán như bán hàng thông thường, với giá đã chiết khấu.
Trường hợp 2: Lập hóa đơn điều chỉnh giảm để tính chiết khấu
- Nợ TK 521 (nếu áp dụng Thông tư 200)
- Nợ TK 511 (nếu áp dụng Thông tư 133)
- Nợ TK 3331 (Thuế GTGT)
- Có TK 131, 111, 112 (Phải thu khách hàng, Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng)
Bán hàng khuyến mại
Bán hàng khuyến mại không kèm điều kiện
Đây là hình thức khuyến mại không yêu cầu khách hàng phải mua sản phẩm khác. Có hai trường hợp nghiệp vụ kế toán bán hàng:
Trường hợp 1: Có đăng ký chương trình khuyến mại với Sở Công thương
- Nợ TK 641/6421 (Chi phí bán hàng)
- Có TK 155, 156 (Thành phẩm, hàng hóa)
Trường hợp 2: Không đăng ký với Sở Công thương
- Nợ TK 641/6421 (Chi phí bán hàng)
- Có TK 155, 156 (Thành phẩm, hàng hóa)
- Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp)
Bán hàng khuyến mại có kèm điều kiện
Đây là hình thức khuyến mại yêu cầu khách hàng phải mua sản phẩm khác, ví dụ: mua 2 tặng 1.
Trường hợp 1: Có đăng ký với Sở Công thương
- Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán)
- Có TK 155, 156 (Thành phẩm, hàng hóa)
Trường hợp 2: Không đăng ký với Sở Công thương
- Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán)
- Có TK 155, 156 (Thành phẩm, hàng hóa)
- Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp)
Sau đó, cần thực hiện bút toán phân bổ doanh thu cho cả sản phẩm bán và sản phẩm khuyến mại.
Giảm giá bán hàng
Giảm giá hàng bán cũng là nội dung không thể bỏ quua khi nghiên cứu nghiệp vụ kế toán bán hàng. Đây là khoản giảm trừ giá bán sản phẩm do hàng kém chất lượng, không đúng quy cách hoặc điều kiện giao dịch.
Trường hợp 1: Giảm giá ngay khi bán hàng
Giá trên hóa đơn là giá đã giảm, kế toán hạch toán doanh thu theo giá đã giảm.
Trường hợp 2: Giảm giá sau khi bán hàng
- Nợ TK 5213 (Giảm giá hàng bán)
- Nợ TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp)
- Có TK 111, 112, 131 (Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng, Phải thu khách hàng)
Hàng bán bị trả lại
Khi khách hàng trả lại hàng, quy trình xử lý như sau:
- Lập biên bản về việc trả lại hàng
- Nhận lại hàng và lập phiếu nhập kho
- Hạch toán giảm doanh thu và giảm giá vốn hàng bán
Hướng dẫn hạch toán:
- Nợ TK 5212 (Hàng bán bị trả lại)
- Nợ TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp)
- Có TK 111, 112, 131 (Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng, Phải thu khách hàng)
Đồng thời:
- Nợ TK 155, 156 (Thành phẩm, hàng hóa)
- Có TK 632 (Giá vốn hàng bán)
Bán hàng xuất khẩu, ủy thác xuất khẩu
Bán hàng xuất khẩu
Quy trình bán hàng xuất khẩu bao gồm:
- Ký kết hợp đồng xuất khẩu
- Đặt chỗ trên tàu
- Phát hành chứng từ xuất khẩu
- Làm thủ tục thông quan
- Gửi bộ chứng từ cho khách hàng
- Theo dõi quá trình vận chuyển và thanh toán
Hướng dẫn hạch toán:
- Nợ TK 111, 112, 131 (Tổng giá thanh toán)
- Có TK 511 (Doanh thu bán hàng)
- Có TK 3333 (Thuế xuất nhập khẩu) nếu có
Bán hàng tại đơn vị giao ủy thác xuất khẩu
Nghiệp vụ kế toán bán hàng tại đơn vị giao ủy thác xuất khẩu:
- Ký hợp đồng giao nhận xuất khẩu ủy thác
- Chuyển hàng cho đơn vị nhận ủy thác
- Lập hóa đơn GTGT với thuế suất 0% khi hàng hoàn tất thủ tục hải quan
- Nhận lại chứng từ xuất khẩu từ đơn vị nhận ủy thác
Hướng dẫn hạch toán:
- Nợ TK 157 (Hàng gửi đi bán)
- Có TK 155, 156 (Thành phẩm, hàng hóa)
Khi ghi nhận doanh thu:
- Nợ TK 131 (Phải thu khách hàng)
- Có TK 511 (Doanh thu bán hàng)
- Có TK 333 (Thuế và các khoản phải nộp) nếu có
Bán hàng tại đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu
Nghiệp vụ kế toán bán hàng tại đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu:
- Nhận hàng từ đơn vị giao ủy thác
- Xuất hàng và hóa đơn cho người mua
- Xuất hóa đơn hoa hồng ủy thác cho đơn vị giao ủy thác
- Bù trừ các khoản phải thu và phải trả
Hướng dẫn hạch toán:
- Nợ TK 138 (Phải thu khác)
- Có TK 338 (Phải trả khác)
Bán hàng thông qua đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng
Quy trình bán hàng thông qua đại lý:
- Xuất hàng cho đại lý
- Đại lý bán hàng và xuất hóa đơn cho người mua
- Đại lý lập bảng kê hàng hóa bán ra
- Đại lý xuất hóa đơn hoa hồng đại lý
Hướng dẫn hạch toán:
- Nợ TK 157 (Hàng gửi đi bán)
- Có TK 155, 156 (Thành phẩm, hàng hóa)
Khi hàng bán được:
- Nợ TK 111, 112, 131 (Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng, Phải thu khách hàng)
- Có TK 511 (Doanh thu bán hàng)
- Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp)
Đồng thời:
- Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán)
- Có TK 157 (Hàng gửi đi bán)
Xem thêm:
Nghiệp vụ kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc nắm vững các nghiệp vụ này giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác doanh thu, chi phí và lợi nhuận, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả. Hy vọng bài viết này hữu ích với bạn và hãy tiếp tục ủng hộ Kế Toán 5T nhé!
