Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đã trở thành bắt buộc đối với các hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai. Tuy nhiên, nhiều chủ hộ kinh doanh vẫn chưa nắm rõ cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh một cách chính xác. Bài viết của Kế Toán 5T sẽ hướng dẫn chi tiết toàn bộ quy trình từ đăng ký đến xuất hóa đơn điện tử.
Những quy định pháp lý về hóa đơn điện tử hộ kinh doanh
Căn cứ pháp lý hiện hành
Trước khi tìm hiểu cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh, hãy cùng tìm hiểu các căn cứ pháp lý. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành yêu cầu bắt buộc. Các văn bản này quy định rõ ràng về thời điểm triển khai và đối tượng áp dụng.
Từ ngày 01/07/2022, tất cả cơ sở kinh doanh bao gồm hộ kinh doanh phải chuyển đổi hoàn toàn. Quy định này nhằm hiện đại hóa hệ thống thuế và tăng tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
Đặc biệt, trong quy định mới nhất, từ ngày 01/01/2026, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh sẽ không áp dụng phương pháp khoán thuế nữa. Thay vào đó, họ sẽ nộp thuế theo các quy định của pháp luật về quản lý thuế hiện hành, cụ thể là theo phương pháp kê khai.
Ba trường hợp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC xác định ba trường hợp hộ kinh doanh bắt buộc triển khai:
- Hộ kinh doanh kê khai thuế: Những hộ này phải sử dụng hóa đơn điện tử cho tất cả hoạt động kinh doanh. Không có ngoại lệ nào được áp dụng đối với nhóm này.
- Hộ kinh doanh nộp thuế khoán: Khi có nhu cầu sử dụng hóa đơn, cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh. Việc cấp phát này được thực hiện ngay lập tức khi có yêu cầu. Tuy nhiên, thời gian sắp tới, nhà nước sẽ bỏ phương pháp thuế khoán.
- Hộ kinh doanh khai thuế theo lần: Tương tự như nhóm khoán, họ sẽ nhận hóa đơn điện tử theo từng giao dịch cụ thể. Quy trình này đảm bảo tính linh hoạt trong hoạt động kinh doanh.
Trường hợp được tạm hoãn sử dụng hóa đơn điện tử
Điều kiện áp dụng ngoại lệ
Các hộ kinh doanh tại khu vực có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn được phép sử dụng hóa đơn giấy tối đa 12 tháng. Thời gian này được tính từ 01/07/2022 đối với hộ đã hoạt động trước đó.
Đối với hộ mới thành lập sau 01/07/2022, thời hạn 12 tháng được tính từ ngày đăng ký sử dụng hóa đơn. Trong thời gian này, cơ quan thuế sẽ hỗ trợ chuyển đổi dần.
Các điều kiện cụ thể để được tạm hoãn
Hộ kinh doanh phải thỏa mãn đồng thời bốn điều kiện sau:
- Không thể thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan thuế do hạn chế về kỹ thuật. Tình trạng này thường gặp ở các vùng sâu, vùng xa.
- Thiếu cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin cần thiết như internet ổn định, thiết bị máy tính. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng triển khai hóa đơn điện tử.
- Chưa có hệ thống phần mềm kế toán để quản lý tài chính. Yếu tố này quan trọng trong việc tích hợp hóa đơn điện tử với quy trình kế toán.
- Không có phần mềm lập hóa đơn điện tử và truyền dữ liệu. Đây là công cụ không thể thiếu để thực hiện cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh.
Hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
Bước 1: Chuẩn bị điều kiện kỹ thuật
Trước khi bắt đầu quy trình đăng ký, hộ kinh doanh cần chuẩn bị đầy đủ các điều kiện sau:
Thiết bị có kết nối internet ổn định như máy tính, laptop hoặc smartphone. Tốc độ internet cần đảm bảo để truyền tải dữ liệu hóa đơn điện tử.
Địa chỉ email hoạt động để nhận thông báo và tài khoản đăng nhập từ cơ quan thuế. Email này sẽ là kênh liên lạc chính trong suốt quá trình sử dụng.
Chữ ký số theo mã số thuế của hộ kinh doanh để đảm bảo tính xác thực của hóa đơn. Đây là yêu cầu bắt buộc về mặt pháp lý.
Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ
Hộ kinh doanh cần chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín. Các tiêu chí lựa chọn bao gồm độ tin cậy, chi phí hợp lý và hỗ trợ kỹ thuật tốt.
Nhiều nhà cung cấp hiện cung cấp gói dịch vụ miễn phí cho hộ kinh doanh nhỏ. Điều này giúp giảm chi phí vận hành trong giai đoạn đầu chuyển đổi.
Bước 3: Đăng ký sử dụng với cơ quan thuế
Đối với hộ kinh doanh kê khai thuế
Hộ ở vùng khó khăn có thể đăng ký trực tiếp trên Cổng thông tin Hệ thống hóa đơn điện tử. Truy cập tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn để thực hiện đăng ký.
Sau khi điền đầy đủ thông tin, hệ thống sẽ gửi email thông báo trong vòng 15 phút. Email này chứa tài khoản và mật khẩu để đăng nhập hệ thống.
Các trường hợp khác thực hiện đăng ký qua phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ. Sử dụng mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT theo quy định để kê khai thông tin.
Đối với hộ kinh doanh khai thuế theo lần
Hộ có địa điểm kinh doanh cố định nộp hồ sơ tại Chi cục thuế nơi hoạt động. Thủ tục này được thực hiện trực tiếp tại cơ quan thuế.
Hộ không có địa điểm cố định nộp hồ sơ tại Chi cục thuế nơi cư trú hoặc đăng ký kinh doanh. Quy định này đảm bảo thuận tiện cho người nộp thuế.
Bước 4: Thực hiện xuất hóa đơn điện tử
Sau khi hoàn thành đăng ký, cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh được thực hiện như sau:
- Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử bằng tài khoản đã được cấp. Giao diện phần mềm thường thiết kế đơn giản, dễ sử dụng.
- Tạo mới hóa đơn điện tử bằng cách nhập đầy đủ thông tin giao dịch. Các thông tin bao gồm tên khách hàng, mặt hàng, số lượng, đơn giá.
- Kiểm tra lại thông tin trước khi phát hành để tránh sai sót. Việc chỉnh sửa sau khi phát hành sẽ phức tạp và tốn thời gian.
- Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng qua email hoặc tin nhắn. Khách hàng sẽ nhận được file PDF chứa đầy đủ thông tin hóa đơn.
Lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn điện tử
Về mã số thuế trên hóa đơn
Khi khách hàng là hộ kinh doanh, hóa đơn điện tử bắt buộc phải có mã số thuế. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thiếu thông tin này sẽ khiến hóa đơn không hợp lệ.
Ngoài mã số thuế, hóa đơn còn phải có đầy đủ tên và địa chỉ của người mua. Các thông tin này đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch thương mại.
Về việc xuất hóa đơn VAT
Hộ kinh doanh không được phép xuất hóa đơn VAT cho hoạt động kinh doanh của mình. Quy định này xuất phát từ Luật Thuế giá trị gia tăng không áp dụng phương pháp khấu trừ cho hộ kinh doanh.
Tuy nhiên, hộ kinh doanh có thể dùng hóa đơn bán hàng hoặc mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in để sử dụng. Việc này cần có đơn đề nghị và các giấy tờ chứng minh theo quy định.
Về thuế suất áp dụng
Đây cũng là một điểm cần chú ý khi tìm hiểu cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh. Hộ kinh doanh xuất hóa đơn với thuế suất từ 1-5% tùy theo ngành nghề hoạt động. Mức thuế suất cụ thể được quy định chi tiết trong Thông tư 40/2021/TT-BTC.
Việc xác định đúng thuế suất rất quan trọng để tránh vi phạm pháp luật thuế. Hộ kinh doanh nên tham khảo ý kiến chuyên gia kế toán khi có thắc mắc.
Những quy định đặc biệt về máy tính tiền
Đối tượng được sử dụng máy tính tiền
Các hộ kinh doanh hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ và dịch vụ được lựa chọn hóa đơn từ máy tính tiền. Danh sách bao gồm trung tâm thương mại, siêu thị, nhà hàng, khách sạn.
Ngoài ra, các cửa hàng bán lẻ hàng tiêu dùng, dược phẩm và dịch vụ giải trí cũng thuộc diện này. Quy định này phù hợp với đặc thụ giao dịch nhiều, giá trị nhỏ của các ngành này.
Yêu cầu kỹ thuật
Máy tính tiền phải có khả năng kết nối và truyền dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế. Tính năng này đảm bảo tính minh bạch và giảm thiểu gian lận thuế.
Việc triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền đang trong kế hoạch bắt buộc của Tổng cục Thuế. Các hộ kinh doanh thuộc diện này cần chuẩn bị sẵn sàng cho quy định mới.
Những lợi ích khi áp dụng hóa đơn điện tử
Tiết kiệm chi phí và thời gian
Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh giúp tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn và lưu trữ. Không còn cần mua giấy, mực in hay thuê kho bãi để bảo quản hóa đơn.
Thời gian xử lý giao dịch cũng được rút ngắn đáng kể nhờ tự động hóa quy trình. Khách hàng nhận hóa đơn ngay lập tức qua email mà không cần chờ đợi.
Tăng tính minh bạch
Hóa đơn điện tử được lưu trữ trên hệ thống tập trung, giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm tra. Điều này góp phần giảm thiểu tình trạng gian lận thuế và tăng thu ngân sách.
Doanh nghiệp và hộ kinh doanh cũng dễ dàng tra cứu lịch sử giao dịch khi cần thiết. Việc này hỗ trợ tốt cho công tác kế toán và báo cáo thuế.
Bảo vệ môi trường
Việc giảm sử dụng giấy in góp phần bảo vệ môi trường và phát triển bền vững. Đây là xu hướng toàn cầu mà Việt Nam đang tích cực hưởng ứng.
Những khó khăn thường gặp và cách khắc phục
Vấn đề về kỹ thuật
Nhiều hộ kinh doanh gặp khó khăn về kỹ năng sử dụng công nghệ. Giải pháp là tham gia các lớp tập huấn do cơ quan thuế tổ chức, học hỏi thêm về cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh.
Các nhà cung cấp phần mềm cũng thường có dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật 24/7. Hộ kinh doanh nên tận dụng tối đa sự hỗ trợ này trong giai đoạn đầu.
Vấn đề về chi phí
Chi phí đầu tư ban đầu cho thiết bị và phần mềm có thể gây áp lực tài chính. Tuy nhiên, nhiều gói dịch vụ miễn phí hoặc chi phí thấp đang được cung cấp.
Về lâu dài, lợi ích tiết kiệm từ hóa đơn điện tử sẽ bù đắp cho khoản đầu tư ban đầu. Hộ kinh doanh cần nhìn nhận đây là khoản đầu tư cần thiết cho tương lai.
Xem thêm:
Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh không còn là lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc. Việc nắm vững quy trình từ đăng ký đến sử dụng sẽ giúp hộ kinh doanh tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả hoạt động. Cảm ơn bạn đọc đã theo dõi bài viết và nếu có bất cứ thắc mắc nào liên quan đến hoạt động kế toán cho hộ kinh doanh, doanh nghiệp, liên hệ ngay với Kế Toán 5T nhé!
