Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn chính là một trong những yêu cầu pháp lý quan trọng đối với các doanh nghiệp và tổ chức trong quá trình quản lý, kê khai thuế. Việc này không những giúp cơ quan thuế theo dõi, kiểm soát chính xác hoạt động phát hành và sử dụng hóa đơn của các doanh nghiệp mà còn góp phần nâng cao tính minh bạch, tránh những sai sót hoặc trục lợi thuế không hợp pháp. Cùng Kế Toán 5T tìm hiểu!
Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo Quý
Dưới đây là các quy định cụ thể về thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo từng quý trong năm:
Quý 1 – hạn chậm nhất ngày 30 tháng 4 (đầu quý tiếp theo)
Doanh nghiệp bắt buộc phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế chậm nhất vào ngày 30 tháng 4, tính theo quý tiếp theo. Điều này đảm bảo rằng các số liệu về việc phát hành, sử dụng hóa đơn của quý 1 sẽ được cập nhật kịp thời, hỗ trợ quá trình tính thuế và xác nhận chính xác số liệu của doanh nghiệp trong kỳ báo cáo.
Trong thực tế, hạn chót này cũng giúp doanh nghiệp có thời gian chuẩn bị, rà soát lại quá trình phát hành hóa đơn trong quý, sau đó mới tiến hành tổng hợp và gửi báo cáo. Đồng thời, các cơ quan thuế cũng có đủ thời gian để xác minh, kiểm tra các số liệu nộp về phía doanh nghiệp, từ đó đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên liên quan. Các doanh nghiệp cần chú ý chuẩn bị hồ sơ, số liệu một cách chính xác, đầy đủ để tránh bị xử phạt hành chính do báo cáo chậm hoặc sai sót.
Quý 2 – hạn chậm nhất ngày 31 tháng 7; Quý 3 — 31 tháng 10; Quý 4 — 31 tháng 1 năm sau
Các quý tiếp theo cũng có quy định rõ ràng về ngày nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn. Cụ thể, doanh nghiệp phải nộp trước hoặc đúng ngày 31 của tháng cuối cùng của từng quý:
- Quý 2: hạn chậm nhất ngày 31 tháng 7
- Quý 3: hạn chậm nhất ngày 31 tháng 10
- Quý 4: hạn chậm nhất ngày 31 tháng 1 năm sau
Việc này giúp doanh nghiệp có thời gian rõ ràng để cập nhật, rà soát lại số liệu đã phát hành và sử dụng hóa đơn trong từng quý. Đồng thời, đây cũng là thời điểm để các cơ quan thuế tổng hợp, phân tích dữ liệu toàn diện, đảm bảo công tác kiểm tra, giám sát được thực hiện đúng quy định và thời gian.
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp còn gặp khó khăn trong việc chuẩn bị dữ liệu đúng hạn do lượng công việc nhiều hoặc thiếu nhân lực chuyên môn. Chính vì vậy, các doanh nghiệp cần có kế hoạch rõ ràng, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và dữ liệu từ sớm, tránh tình trạng đến sát hạn mới chấn chỉnh, gây ra những rắc rối không cần thiết.
Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo Tháng
Ngoài cách nộp theo quý, các doanh nghiệp còn có thể lựa chọn phương thức nộp báo cáo theo tháng, nhằm phù hợp hơn với đặc thù hoạt động, đặc biệt là những doanh nghiệp có quy mô nhỏ.
Hạn chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo mỗi tháng
Quy định này đặt ra yêu cầu nghiêm ngặt đối với việc lập và gửi báo cáo. Doanh nghiệp cần chú ý chuẩn bị dữ liệu sớm hơn ngày 20 để có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu, tránh bị chậm trễ, sai lệch hoặc bị xử phạt vì không hợp lệ.
Trong thực tế, việc gửi báo cáo đúng hạn còn giúp doanh nghiệp dự đoán khả năng đạt chuẩn, chuẩn bị các giấy tờ, phần mềm hoặc hệ thống kiểm tra khác phù hợp để gửi dữ liệu đầy đủ, chính xác. Điều này không chỉ hỗ trợ công tác quản lý thuế của doanh nghiệp tốt hơn mà còn giúp tránh rủi ro bị phạt hoặc bị tước quyền nộp báo cáo qua nhiều tháng.
Báo cáo theo tháng chỉ áp dụng tối đa trong 12 tháng từ ngày thành lập
Một điểm đáng chú ý là phương thức báo cáo theo tháng thường chỉ áp dụng tối đa trong vòng 12 tháng kể từ ngày doanh nghiệp được thành lập hoặc chính thức bắt đầu hoạt động hợp pháp. Sau thời điểm này, doanh nghiệp cần chuyển sang hình thức báo cáo theo quý hoặc theo quy định mới của từng thời kỳ để phù hợp hơn với quy định pháp luật.
Điều này nhằm giúp doanh nghiệp thích nghi dần với quy trình quản lý, kiểm tra của cơ quan thuế, đồng thời khuyến khích doanh nghiệp cân nhắc, đánh giá lại hoạt động và việc cập nhật, gửi báo cáo để đảm bảo đúng luật. Trong quá trình này, doanh nghiệp cần chú ý chọn phương thức phù hợp và chuẩn bị tốt các dữ liệu, chính sách và phần mềm gửi báo cáo để hạn chế rắc rối phát sinh do không tuân thủ quy định.
Các trường hợp đặc biệt vẫn phải nộp báo cáo dù dùng hóa đơn điện tử
Đây cũng là nội dung cần quan tâm khi tìm hiểu thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn:
Khi chia/tách/sáp nhập/giải thể/phá sản hoặc chuyển đổi sở hữu
Các trường hợp này diễn ra khá phổ biến trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt trong các doanh nghiệp có quy mô lớn, đa ngành hoặc đa lĩnh vực. Khi thay đổi pháp nhân hoặc tổ chức, doanh nghiệp buộc phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn để thể hiện rõ các thay đổi, cập nhật chính xác thông tin đăng ký thuế, đảm bảo việc tính thuế, kiểm soát thuế không bị gián đoạn hoặc sai lệch.
Trong bối cảnh đó, doanh nghiệp cần làm rõ các hoạt động pháp lý, thủ tục chuyển đổi, hợp nhất hoặc chia tách để gửi báo cáo đúng thời hạn. Điều này không chỉ giúp kiểm soát chính xác số liệu, mà còn tránh bị xử phạt hành chính hoặc ảnh hưởng đến quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp trong các hoạt động sau này. Các cơ quan thuế thường có quy trình hướng dẫn rõ ràng để doanh nghiệp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ này, chính vì vậy doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị và phối hợp phù hợp.
Khi hệ thống cấp mã hóa đơn điện tử của cơ quan thuế bị sự cố
Trong quá trình vận hành, hệ thống công nghệ thông tin của cơ quan thuế đôi khi gặp sự cố hoặc gián đoạn, gây ảnh hưởng đến khả năng cấp mã hoặc gửi báo cáo điện tử của doanh nghiệp. Đây là tình huống đặc biệt mà doanh nghiệp không thể thực hiện đúng hạn như quy định, nhưng vẫn bắt buộc phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thuộc phạm vi hoạt động của mình.
Trong những trường hợp này, doanh nghiệp cần giữ các chứng cứ, giấy tờ liên quan để làm căn cứ xác minh với cơ quan thuế. Đồng thời, phải phối hợp chặt chẽ với cơ quan thuế để xác định thời điểm phù hợp nhất để gửi báo cáo khi hệ thống hoạt động trở lại bình thường. Đặc biệt, doanh nghiệp không nên chủ quan bỏ qua nghĩa vụ này, vì các hệ thống gặp sự cố có thể gây ra những rủi ro về mặt pháp lý hoặc tài chính, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh về lâu dài.
Xem thêm:
Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là một trong những yêu cầu bắt buộc, nhằm đảm bảo tính minh bạch, chính xác và hiệu quả trong công tác quản lý thuế của doanh nghiệp. Các quy định mới nhất quy định rõ về thời hạn nộp theo từng hình thức khác nhau như theo quý hoặc theo tháng, giúp doanh nghiệp dễ dàng xây dựng kế hoạch, chuẩn bị hồ sơ, dữ liệu phù hợp. Hy vọng bài viết của Kế Toán 5T hữu ích với bạn!
