Hoá đơn bán hàng thông thường là một trong những loại hoá đơn phổ biến nhất của các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân trong hoạt động kinh doanh hàng ngày. Việc hiểu rõ cách viết hoá đơn bán hàng đúng chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tránh rắc rối về sau mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp của người bán hàng trong mắt khách hàng.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào khái niệm, quy trình, cách viết và những lưu ý quan trọng khi lập hoá đơn bán hàng thông thường, đảm bảo bạn nắm vững kiến thức cần thiết để tự tin trong công tác kế toán và kinh doanh.
Vậy hoá đơn bán hàng thông thường là gì?
Hoá đơn bán hàng thông thường là loại chứng từ ghi lại các hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua, phản ánh đầy đủ các nội dung về hàng hóa, dịch vụ cung cấp, giá bán, thuế liên quan theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Loại hoá đơn này thường được sử dụng rộng rãi trong các giao dịch thương mại nhỏ lẻ, các hoạt động bán hàng trực tiếp, hoạt động bán hàng không hoạt động với thuế giá trị gia tăng hoặc khi doanh nghiệp chưa đủ điều kiện để phát hành các loại hoá đơn đặc thù như hoá đơn điện tử hay hoá đơn tự in.
Việc hiểu đúng về “hoá đơn bán hàng thông thường” giúp các doanh nghiệp tránh được những sai phạm pháp lý, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ, minh bạch. Chính vì vậy, việc nắm rõ cách viết, nội dung và các thủ tục liên quan là vô cùng cần thiết.
Xe thêm: Mẫu hóa đơn bán hàng online cho chủ shop [MỚI 2025]
Khi nào được lập hoá đơn bán hàng?
Việc xác định thời điểm lập hoá đơn bán hàng là yếu tố then chốt để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ. Theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh cần lập hoá đơn bán hàng từ khi bắt đầu có hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ hoặc khi có phát sinh doanh thu bán hàng và khi có yêu cầu từ phía khách hàng theo quy định.
Trong thực tế, có một số trường hợp phổ biến như:
- Bán hàng, cung cấp dịch vụ trực tiếp cho khách hàng.
- Giao hàng hóa theo phương thức giao hàng tại chỗ hoặc giao hàng qua vận chuyển.
- Thực hiện các hoạt động thu tiền tạm ứng, trả góp hoặc theo hợp đồng đặt hàng trước.
- Khi người mua yêu cầu lập hoá đơn để làm căn cứ kê khai thuế.
Ngoài ra, theo quy định của Luật Thuế giá trị gia tăng và các luật thuế liên quan, lập hoá đơn bán hàng còn phù hợp với các hoạt động phát sinh doanh thu mà doanh nghiệp không thuộc đối tượng không phải kê khai thuế hay không phải phát hành hoá đơn.
Các trường hợp này đều nhằm mục đích đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch trong hoạt động bán hàng, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và làm căn cứ kê khai thuế chính xác.
Đối tượng sử dụng hoá đơn bán hàng trực tiếp
Hoá đơn bán hàng trực tiếp thường được sử dụng bởi các đối tượng có quy mô nhỏ, cá nhân kinh doanh hoặc các doanh nghiệp chưa đăng ký hoặc chưa đủ điều kiện phát hành hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in theo quy định của pháp luật về thuế.
Cụ thể, các đối tượng này bao gồm:
- Các hộ kinh doanh cá thể, doanh nghiệp nhỏ mới thành lập.
- Những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ, dịch vụ không thuộc phạm vi bắt buộc phát hành hóa đơn điện tử.
- Các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ theo phương thức truyền thống, không qua quá trình số hóa, tự in hóa đơn.
Hơn nữa, đối tượng sử dụng hoá đơn bán hàng trực tiếp còn gồm các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh trong các ngành nghề đặc thù hoặc hoạt động bán hàng nhỏ lẻ, không có doanh thu lớn, không đăng ký sử dụng các loại hóa đơn có điều kiện cao hơn như hoá đơn điện tử, hoá đơn tự in.
Việc xác định đúng đối tượng sẽ giúp doanh nghiệp hoặc cá nhân lựa chọn hình thức lập hoá đơn phù hợp, tiết kiệm chi phí và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật liên quan đến việc phát hành, lưu giữ và quản lý hóa đơn bán hàng.
Xem thêm: Hộ kinh doanh thì có phải đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động của mình như doanh nghiệp không?
Cách viết hoá đơn bán hàng thông thường
Việc viết hoá đơn bán hàng đúng chuẩn quy định không chỉ thể hiện tính chuyên nghiệp mà còn giúp tránh những rắc rối pháp lý trong quá trình kiểm tra, kiểm toán hoặc khi có tranh chấp xảy ra. So với các loại hoá đơn khác, hoá đơn bán hàng thông thường có cấu trúc rõ ràng, bao gồm các nội dung bắt buộc cần có và cách trình bày cần logic, dễ hiểu.
Dưới đây là các bước cơ bản, cụ thể để giúp bạn viết một hoá đơn bán hàng đúng pháp luật và phù hợp với thực tế kinh doanh.
Chỉ tiêu ngày… tháng… năm
Trong phần này, cần ghi rõ ngày, tháng, năm lập hoá đơn. Thông thường, ngày lập hoá đơn phải đúng với ngày thực tế phát sinh hoạt động bán hàng hoặc ngày khách hàng thanh toán. Điều này rất quan trọng trong việc xác định thời điểm kê khai thuế và thực hiện các nghĩa vụ pháp lý về sau.
Khi kê khai, đăng ký thuế, doanh nghiệp cần chính xác, rõ ràng thông tin về ngày tháng để tránh bị phạt hoặc điều tra về hành vi gian lận thuế. Ngoài ra, việc ghi rõ ngày tháng giúp dễ dàng theo dõi, lưu trữ hồ sơ, quản lý hàng hóa, dịch vụ.
Trong trường hợp đặc biệt, nếu có phát sinh các hoạt động theo từng đợt, doanh nghiệp cần ghi rõ ngày lập phù hợp với từng hoạt động, không gây nhầm lẫn hoặc thiếu sót trong hồ sơ kế toán.
Thông tin người bán
Thông tin người bán là phần cực kỳ quan trọng, giúp xác định rõ danh tính và địa chỉ liên hệ của doanh nghiệp hoặc cá nhân phát hành hóa đơn. Thông tin này gồm có: tên doanh nghiệp hoặc cá nhân, mã số thuế, địa chỉ trụ sở hoặc địa điểm kinh doanh, số điện thoại, email và các thông tin liên quan khác theo yêu cầu pháp luật.
Ghi đúng và đầy đủ thông tin người bán không chỉ giúp khách hàng yên tâm mà còn làm căn cứ pháp lý trong việc giải quyết các tranh chấp hoặc kê khai thuế. Đồng thời, phần này còn giúp trong việc quản lý, đối chiếu và lưu trữ hồ sơ.
Ngoài ra, đối với doanh nghiệp, việc điền đúng mã số thuế, đóng dấu của đơn vị sẽ tạo sự chặt chẽ trong quy trình kế toán, tránh bị sai sót hoặc giả mạo. Đây là bước quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp của hoạt động bán hàng.
Thông tin người mua hàng
Phần này ghi rõ tên, mã số thuế (nếu có), địa chỉ, số điện thoại của khách hàng hoặc người mua hàng. Trong trường hợp khách hàng là tổ chức, doanh nghiệp, bắt buộc phải có mã số thuế để phù hợp với yêu cầu kê khai thuế và chứng từ kế toán.
Đối với khách hàng cá nhân, có thể bỏ qua mã số thuế hoặc ghi rõ tên đầy đủ, địa chỉ khi khách yêu cầu xuất hoá đơn để làm thủ tục hợp pháp hoặc chứng minh nguồn gốc hàng hóa.
Việc ghi đầy đủ, chính xác thông tin người mua không những thuận tiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu mà còn thể hiện thái độ chuyên nghiệp của người bán, tạo dựng uy tín trong quan hệ thương mại.
Cách ghi thông tin hàng hóa dịch vụ
Phần này thể hiện rõ đặc điểm của hàng hóa hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp. Thông thường, bao gồm mô tả mặt hàng, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền và ghi chú (nếu có). Đặc biệt, đối với các hàng hóa phức tạp, cần ghi rõ đặc điểm, mã hàng hoặc mã dịch vụ theo quy định của Bộ Tài chính.
Ghi rõ ràng, chính xác từng dòng, giúp khách hàng dễ dàng kiểm tra khi nhận hàng hoặc thanh toán. Đồng thời, phần này còn giúp doanh nghiệp kiểm soát công nợ, quản lý tồn kho cũng như kê khai thuế đúng quy định.
Ngoài ra, việc ghi rõ các thông tin như mã hàng hoá, mã số thuế của hàng hóa hoặc công đoạn, thời gian cung cấp dịch vụ…. sẽ làm tăng tính minh bạch, tránh rắc rối khi có phát sinh tranh chấp hoặc kiểm tra thuế sau này.
Tổng kết
Việc viết hoá đơn bán hàng thông thường đúng quy định của pháp luật không phải là điều quá phức tạp, nhưng lại đòi hỏi sự cẩn thận, chính xác và kiến thức về các quy định liên quan. Từ các thông tin bắt buộc như ngày tháng, thông tin người bán, người mua tới cách ghi thông tin hàng hóa dịch vụ, mỗi phần đều góp phần tạo nên một chứng từ hợp pháp, rõ ràng, minh bạch.
Hy vọng bài viết đã giúp bạn có thêm kiến thức quý giá để tự tin xây dựng các mẫu hoá đơn phù hợp, đúng quy định và thể hiện đầy đủ tinh thần chuyên nghiệp của hoạt động kinh doanh.
