Trong quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực thuế và kế toán, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành xu hướng tất yếu của các tổ chức, doanh nghiệp. Một trong những yếu tố quan trọng trong quá trình này chính là mẫu 01/TB-HĐĐT, hay còn gọi là Thông báo về việc khai báo và cập nhật thông tin sử dụng hóa đơn điện tử. Việc hiểu rõ mẫu này sẽ giúp các doanh nghiệp, tổ chức thực hiện đúng quy trình, đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.
Mẫu số 01/TB-HĐĐT là gì và vai trò trong quản lý hóa đơn điện tử
Định nghĩa Mẫu 01/TB-HĐĐT
Mẫu 01/TB-HĐĐT là mẫu thông báo chính thức do tổ chức, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh gửi đến cơ quan thuế để khai báo hoặc cập nhật thông tin về việc sử dụng hóa đơn điện tử. Theo quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC, mẫu này được lập theo mẫu phụ lục III của Thông tư, nhằm mục đích xác nhận việc đăng ký, thay đổi hoặc tạm dừng sử dụng hóa đơn điện tử.
Mẫu này bao gồm các thông tin cơ bản như tên tổ chức, mã số thuế, địa chỉ, thông tin về hình thức, phương thức chuyển dữ liệu, và các nội dung liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp. Tham khảo các quy định về hóa đơn điện tử để đảm bảo việc khai báo đúng quy trình tại Xuất Hóa Đơn Điều Chỉnh Giảm Thuế GTGT Năm 2026.
Vai trò đối với tổ chức và cá nhân kinh doanh
Việc khai báo chính xác và đúng thời điểm bằng mẫu 01/TB-HĐĐT giúp các tổ chức, doanh nghiệp đảm bảo hoạt động phát hành hóa đơn điện tử hợp pháp, đúng quy định của pháp luật. Đồng thời, mẫu này còn giúp cơ quan thuế dễ dàng theo dõi, giám sát và quản lý việc phát hành, sử dụng hóa đơn của từng đơn vị. Để nắm rõ hơn về các nguyên tắc kê khai và kế toán phù hợp, bạn có thể xem thêm tại 20 thuế thu nhập doanh nghiệp cần biết để tối ưu lợi nhuận.
Hơn nữa, việc cập nhật thông tin chính xác còn giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý, giảm thiểu các sai sót trong quá trình kê khai thuế, quyết toán và kiểm tra của cơ quan thuế. Đối với cá nhân kinh doanh, việc khai báo đúng mẫu còn tạo điều kiện thuận lợi để họ nhanh chóng tiếp cận các dịch vụ điện tử, hạn chế các rắc rối phát sinh trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế.
Đăng ký và thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử
Việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và cập nhật thông tin liên quan là bước quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Quá trình này được thực hiện qua nhiều hình thức, trong đó phổ biến nhất là đăng ký trực tiếp qua Tổng cục Thuế hoặc thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế chấp thuận. Tham khảo quy trình hướng dẫn tại Hạch toán dự phòng phải trả – Hướng dẫn chi tiết và lưu ý để rõ hơn.
Đăng ký qua Tổng cục thuế hoặc tổ chức cung cấp hóa đơn
Các doanh nghiệp, tổ chức có thể thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua cổng dịch vụ của Tổng cục Thuế hoặc các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đã ký hợp đồng truyền nhận dữ liệu với cơ quan thuế. Quá trình này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình kê khai thuế. Để cập nhật các quy định mới nhất về thuế, bạn có thể xem tại Điều kiện miễn thuế doanh nghiệp nhập khẩu Hướng dẫn nhanh.
Tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT và các bước ký gửi
Tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT là mẫu chính thức để khai báo hoặc thay đổi thông tin về hóa đơn điện tử. Các bước thực hiện gồm:
- Chuẩn bị hồ sơ: Tải mẫu tờ khai từ website của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ, điền đầy đủ các thông tin yêu cầu.
- Chứng thực chữ ký: Sử dụng phần mềm ký điện tử để ký số vào tờ khai, đảm bảo tính hợp lệ của hồ sơ.
- Gửi tờ khai: Truy cập cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc hệ thống của tổ chức cung cấp dịch vụ để gửi hồ sơ.
- Nhận kết quả: Sau khi gửi, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo xác nhận tiếp nhận hoặc phản hồi về việc xử lý hồ sơ.
Việc thực hiện đúng quy trình giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi, tránh các rủi ro về pháp lý và thuận tiện trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử sau này.
Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 91/2026
Việc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo đúng quy định là yếu tố then chốt để đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, có các phương thức chuyển dữ liệu như sau:
Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn
Phương thức này yêu cầu doanh nghiệp gửi toàn bộ nội dung của từng hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế hoặc hệ thống trung tâm dữ liệu của tổ chức cung cấp dịch vụ. Nội dung này gồm các thông tin về người bán, người mua, các mục hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế VAT, tổng cộng và các thông tin liên quan theo quy định của pháp luật.
Chuyển dữ liệu bảng tổng hợp doanh thu theo Mẫu 01/TH-DT
Ngoài việc chuyển từng hóa đơn, doanh nghiệp còn phải tổng hợp dữ liệu doanh thu trong kỳ theo mẫu 01/TH-DT. Mẫu này giúp cơ quan thuế dễ dàng theo dõi, kiểm tra các hoạt động bán hàng, doanh thu của doanh nghiệp một cách chính xác, rõ ràng.
Chuyển dữ liệu theo Mẫu 01/TH-HĐĐT
Mẫu này dùng để tổng hợp và gửi dữ liệu hóa đơn điện tử theo một dạng chuẩn, giúp quản lý đồng bộ, dễ dàng đối chiếu, kiểm tra. Hình thức này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có khối lượng phát hành hóa đơn lớn hoặc cần quản lý chặt chẽ các dữ liệu liên quan.
Lưu ý ngừng sử dụng và thông báo TB-TNĐT
Theo quy định, doanh nghiệp phải thực hiện thông báo về việc ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử qua hệ thống TB-TNĐT đã đăng ký. Thông báo này giúp cơ quan thuế cập nhật tình hình doanh nghiệp, đảm bảo dữ liệu chính xác và tránh các sai sót trong quá trình xử lý. Tham khảo các hướng dẫn về thủ tục khai báo, phí, lệ phí liên quan tại Thuế Thu Nhập Doanh Nghiệp Là Gì Và Cách Tối Ưu Chi Phí Thuế.
TB-TNĐT qua email đã đăng ký
Thông báo về việc tiếp nhận hoặc không tiếp nhận yêu cầu ngừng/tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử sẽ được gửi qua email đã đăng ký với cơ quan thuế. Doanh nghiệp cần kiểm tra email thường xuyên để cập nhật kịp thời các thông báo này.
11 trường hợp ngừng/tạm ngừng từ 01/7/2026
Theo quy định mới, từ ngày 01/7/2026, có 11 trường hợp doanh nghiệp bắt buộc phải ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, trong đó bao gồm các doanh nghiệp không đáp ứng yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, không thực hiện đúng quy trình đăng ký hoặc có hoạt động kinh doanh bị đình chỉ. Doanh nghiệp cần lưu ý để không bị xử phạt hoặc gián đoạn hoạt động.
Kế toán 5T – Cung cấp dịch vụ kế toán chuyên nghiệp
Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng mạnh mẽ, Trung tâm kế toán 5T tự hào là đơn vị hàng đầu cung cấp dịch vụ kế toán, thuế và hóa đơn điện tử chuyên nghiệp, uy tín. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, hệ thống công nghệ hiện đại, chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng các giải pháp tối ưu, đảm bảo tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả quản lý. Để nâng cao kỹ năng kế toán của đội ngũ nhân viên, bạn có thể tham khảo Dạy kế toán thực hành nâng cao kỹ năng ngay trong môi trường doanh nghiệp.
Các dịch vụ của chúng tôi bao gồm:
- Dịch vụ kế toán trọn gói: Quản lý sổ sách, lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế.
- Hỗ trợ khai thuế điện tử: Tư vấn, hướng dẫn đăng ký, nộp tờ khai, cập nhật thông tin.
- Giải pháp hóa đơn điện tử: Tư vấn, cài đặt, vận hành hệ thống, chuyển đổi dữ liệu.
- Tư vấn pháp lý thuế: Đáp ứng các yêu cầu pháp luật mới, giảm thiểu rủi ro.
Hãy liên hệ ngay với Kế Toán 5T để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dịch vụ chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp của bạn phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.
Kết luận
Việc hiểu rõ và thực hiện đúng các quy định liên quan đến mẫu 01/TB-HĐĐT cùng các bước đăng ký, cập nhật thông tin sử dụng hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu rủi ro pháp lý và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ. Với sự hỗ trợ của các trung tâm đào tạo kế toán uy tín như Kế Toán 5T, doanh nghiệp sẽ yên tâm hơn trong quá trình chuyển đổi số.
