Quản lý công nợ là một trong những yếu tố sống còn đối với sự ổn định và phát triển của doanh nghiệp. Bảng tổng hợp công nợ đóng vai trò như một công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát và quản lý các khoản nợ phải thu và phải trả một cách chặt chẽ. Bài viết của Kế Toán 5T sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết, cùng theo dõi!
Bảng tổng hợp công nợ là gì?
Bảng tổng hợp công nợ là một công cụ quản lý tài chính quan trọng trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Đây là bảng biểu dùng để ghi chép, theo dõi các khoản nợ phải thu từ khách hàng và nợ phải trả cho nhà cung cấp, ngân hàng hoặc các đối tác khác.
Bảng tổng hợp công nợ giúp doanh nghiệp:
- Theo dõi và quản lý chặt chẽ dòng tiền ra vào
- Xác định chính xác thời hạn thanh toán của từng khoản nợ
- Kiểm soát rủi ro tài chính phát sinh do nợ quá hạn
- Xây dựng kế hoạch tài chính hiệu quả
- Đánh giá quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp
Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ, các doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán hoặc file Excel để xây dựng và quản lý bảng tổng hợp công nợ một cách hiệu quả.
Phân loại bảng tổng hợp công nợ
Bảng tổng hợp công nợ được chia thành hai loại chính:
- Bảng tổng hợp công nợ phải thu: Đây là bảng biểu tổng hợp các khoản tiền mà khách hàng nợ doanh nghiệp do mua hàng hóa hoặc dịch vụ nhưng chưa thanh toán. Đây là nguồn tài chính mà doanh nghiệp dự kiến sẽ thu được trong tương lai.
- Bảng tổng hợp công nợ phải trả: Đây là bảng biểu tổng hợp các khoản tiền mà doanh nghiệp nợ nhà cung cấp, người bán hoặc các đối tác khác do mua hàng hóa hoặc dịch vụ nhưng chưa thanh toán. Đây là các nghĩa vụ tài chính mà doanh nghiệp phải hoàn thành trong tương lai.
Vai trò của bảng tổng hợp công nợ trong doanh nghiệp
Bảng tổng hợp công nợ đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp:
- Duy trì dòng tiền: Bảng tổng hợp công nợ giúp doanh nghiệp duy trì dòng tiền liên tục và ổn định, hỗ trợ cho các hoạt động kinh doanh hàng ngày. Việc theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu và phải trả giúp doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch thu chi.
- Quản lý rủi ro tài chính: Theo dõi công nợ phải thu và công nợ phải trả giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các khoản nợ xấu hoặc quá hạn, từ đó đưa ra biện pháp xử lý kịp thời nhằm giảm thiểu rủi ro tài chính.
- Đưa ra quyết định kinh doanh: Dựa vào thông tin từ bảng tổng hợp công nợ, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác, như điều chỉnh chính sách tín dụng, đàm phán lại các điều khoản thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp.
Các thông tin cần có trong bảng tổng hợp công nợ
Thông tin trong bảng tổng hợp công nợ phải thu
Bảng tổng hợp công nợ phải thu cần bao gồm các thông tin sau:
- Mã số khách hàng
- Tên khách hàng
- Số dư đầu kỳ bên Nợ
- Số dư đầu kỳ bên Có
- Số phát sinh trong kỳ bên Nợ
- Số phát sinh trong kỳ bên Có
- Số dư cuối kỳ bên Nợ
- Số dư cuối kỳ bên Có
- Tổng cộng các khoản dư và phát sinh
Thông tin trong bảng tổng hợp công nợ phải trả
Bảng tổng hợp công nợ phải trả cần bao gồm các thông tin sau:
- Số thứ tự
- Thông tin về nhà cung cấp (mã số, tên, địa chỉ, mã số thuế)
- Phải trả đầu kỳ
- Phát sinh tăng trong kỳ
- Phát sinh giảm trong kỳ
- Phải trả cuối kỳ
- Thời hạn thanh toán
Phân tích công nợ từ bảng tổng hợp công nợ
Phân loại công nợ
Phân loại theo tuổi nợ
Tuổi nợ là khoảng thời gian từ khi khoản nợ phát sinh đến thời điểm hiện tại:
- Nợ dưới 30 ngày: Khoản nợ mới phát sinh, thường ít rủi ro
- Nợ từ 30 đến 60 ngày: Khoản nợ trung hạn, cần theo dõi sát sao
- Nợ từ 60 đến 90 ngày: Khoản nợ dài hạn, rủi ro tăng cao
- Nợ trên 90 ngày: Khoản nợ rất dài hạn, có nguy cơ trở thành nợ xấu
Phân loại theo tình trạng thanh toán
- Nợ chưa đến hạn: Các khoản nợ đang trong thời hạn thanh toán
- Nợ quá hạn: Các khoản nợ đã vượt quá thời hạn thanh toán nhưng vẫn có khả năng thu hồi
- Nợ xấu: Các khoản nợ có khả năng không thể thu hồi
Phân loại theo tính chất nợ
- Nợ thương mại: Phát sinh từ hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ
- Nợ vay: Phát sinh từ việc vay vốn từ ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính
- Nợ phải trả nhà cung cấp: Phát sinh từ việc mua nguyên liệu, hàng hóa
- Nợ phải thu từ khách hàng: Phát sinh từ việc bán hàng hóa, dịch vụ
Phân loại theo mức độ rủi ro
- Nợ không rủi ro: Khả năng thu hồi hoặc thanh toán cao
- Nợ rủi ro thấp: Khả năng thu hồi hoặc thanh toán tốt, nhưng cần theo dõi
- Nợ rủi ro trung bình: Khả năng thu hồi hoặc thanh toán trung bình
- Nợ rủi ro cao: Khả năng thu hồi hoặc thanh toán thấp
Tính toán các chỉ số quan trọng
Tỷ lệ thu hồi nợ
Công thức tính tỷ lệ thu hồi nợ: Tỷ lệ thu hồi nợ = (Số đã thu trong kỳ / Phát sinh trong kỳ) x 100%
Tỷ lệ thanh toán
Công thức tính tỷ lệ thanh toán: Tỷ lệ thanh toán = (Số đã trả trong kỳ / Phát sinh trong kỳ) x 100%
Phân tích rủi ro
Tiếp theo, bạn cần phân tích các rủi ro:
- Rủi ro tín dụng: Đánh giá các khoản nợ có khả năng không thu hồi được dựa trên tuổi nợ và lịch sử thanh toán của khách hàng. Các khoản nợ quá hạn lâu ngày cần được chú ý đặc biệt.
- Rủi ro tài chính: Đánh giá mức độ ảnh hưởng của các khoản nợ phải trả đến dòng tiền ra của doanh nghiệp. Các khoản nợ quá hạn hoặc có số dư lớn cần được ưu tiên thanh toán.
Công thức Excel thường dùng trong bảng tổng hợp công nợ
Bảng tổng hợp công nợ khi được xây dựng trên Excel sẽ sử dụng các công thức sau:
- Hàm SUM: Dùng để tính tổng số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ của các khoản nợ phải thu và nợ phải trả.
- Hàm IF: Dùng để kiểm tra tình trạng của các khoản nợ, chẳng hạn như nợ quá hạn hay chưa quá hạn.
- Hàm VLOOKUP: Dùng tìm kiếm thông tin về khách hàng, nhà cung cấp trong bảng tổng hợp công nợ.
- Hàm SUMIF: Tính tổng các khoản nợ dựa trên điều kiện cụ thể.
- Hàm COUNTIF: Dùng để đếm số lượng các khoản nợ quá hạn.
- Hàm AVERAGE: Dùng để tính trung bình thời gian thanh toán của các khoản nợ.
- Hàm DATEDIF: Dùng để tính tuổi nợ dựa trên ngày phát sinh và ngày hiện tại.
Các bước lập bảng tổng hợp công nợ trên Excel
Để lập bảng tổng hợp công nợ trên Excel, bạn làm theo các bước sau:
- Bước 1 – Thiết lập Sheet DMKH (Danh mục khách hàng): Nhập các thông tin cơ bản về khách hàng như mã số, tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, số điện thoại, số dư nợ đầu kỳ, số dư có đầu kỳ.
- Bước 2 – Thiết lập Sheet DATA: Nhập các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ, bao gồm ngày, số phiếu, diễn giải, số tiền, tài khoản nợ, tài khoản có, đối tượng.
- Bước 3 – Thiết lập Sheet THPTKH (Tổng hợp phát sinh khách hàng): Tổng hợp dữ liệu từ sheet DMKH và sheet DATA để tính toán.
- Bước 4 – Thiết lập Sheet SCT_131 (Sổ chi tiết tài khoản 131): Tạo sổ chi tiết của từng đối tượng và tổng hợp dữ liệu từ sheet DMKH và sheet DATA để tính toán số dư của từng đối tượng.
Giải pháp quản lý công nợ hiệu quả cho doanh nghiệp
Một số giải pháp giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý công nợ:
- Thiết lập quy trình quản lý công nợ chặt chẽ: Doanh nghiệp nên xác định rõ các điều khoản thanh toán, hạn mức tín dụng cho từng khách hàng dựa trên đánh giá khả năng thanh toán. Đặc biệt là có biện pháp cụ thể để xử lý các khoản nợ quá hạn, bao gồm việc tạm ngừng cung cấp dịch vụ/sản phẩm, đàm phán tái cơ cấu nợ, hoặc thậm chí khởi kiện nếu cần thiết.
- Sử dụng file Excel: File Excel mang lại lợi ích là không mất chi phí, đáp ứng được các yêu cầu cơ bản như tổng hợp công nợ phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp. Tuy nhiên, kế toán sẽ mất nhiều thời gian để nhập liệu, đối chiếu và khó khăn khi theo dõi tuổi nợ, hạn nợ.
- Sử dụng phần mềm kế toán: Phần mềm kế toán là giải pháp tiện lợi hơn, giúp doanh nghiệp quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp, đối tác một cách hiệu quả. Trong đó bao gồm: tổng hợp công nợ phải thu theo từng khách hàng, nhân viên bán hàng, bộ phận bán hàng, thị trường; tổng hợp công nợ phải thu theo hạn nợ; xem nhanh công nợ trên danh sách; nhắc nhở và gửi email đối chiếu công nợ định kỳ.
Xem thêm:
Bảng tổng hợp công nợ là công cụ quản lý tài chính quan trọng, giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát các khoản công nợ phải thu và phải trả một cách hiệu quả. Việc lập và sử dụng loại bảng này đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền tốt hơn, giảm thiểu rủi ro tài chính và đưa ra quyết định kinh doanh chính xác. Nếu còn bất cứ thắc mắc nào, đừng ngại liên hệ đến Kế Toán 5T để được tư vấn!
