Các khoản trích theo lương là một trong những nội dung quan trọng trong công tác kế toán doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và nghĩa vụ tài chính với người lao động. Việc hiểu rõ và hạch toán đúng các khoản này không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả quỹ lương. Trong bài viết này, Kế Toán 5T sẽ cùng bạn tìm hiểu chi tiết về các khoản trích theo lương, cách tính và ghi nhận trong sổ sách kế toán nhé!
Tổng quan về tiền lương
Đối với mọi doanh nghiệp, tiền lương là một trong những yếu tố quan trọng cấu thành chi phí sản xuất kinh doanh. Đồng thời, tiền lương cũng là khoản thu nhập chính của người lao động, thể hiện sự đền bù cho công sức họ đã bỏ ra trong quá trình làm việc.
Tiền lương được phân thành hai loại chính:
- Tiền lương danh nghĩa: Là số tiền cụ thể mà doanh nghiệp trả cho người lao động, tương ứng với số lượng và chất lượng công việc họ đã thực hiện. Đây là con số trước khi trừ các khoản thuế, phí và đóng góp bắt buộc.
- Tiền lương thực tế: Là giá trị thực của tiền lương sau khi đã khấu trừ các khoản thuế, phí và đóng góp bắt buộc. Tiền lương thực tế phản ánh chính xác hơn mức sống thực của người lao động.
Mối quan hệ giữa hai loại tiền lương này được thể hiện qua công thức:
ILTT = ILTD / IG
Trong đó:
- ILTT: Chỉ số tiền lương trong thực tế
- ILTD: Chỉ số tiền lương trên danh nghĩa
- IG: Chỉ số giá cả
Như vậy, chỉ số tiền lương thực tế tỷ lệ thuận với chỉ số tiền lương danh nghĩa và tỷ lệ nghịch với chỉ số giá cả. Điều này có nghĩa là khi giá cả tăng mà tiền lương danh nghĩa không tăng tương ứng, giá trị thực của tiền lương sẽ giảm xuống.
Các khoản trích theo lương: Tỷ lệ và quy định
Các khoản trích theo lương là những khoản tiền bắt buộc mà doanh nghiệp và người lao động phải đóng góp dựa trên quỹ lương theo quy định của pháp luật. Việc nắm rõ các khoản trích theo lương giúp chủ doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH và Công văn 2159/BHXH-BT của BHXH Việt Nam (áp dụng từ ngày 01/06/2017), các khoản trích theo lương bao gồm:
| Các khoản trích theo lương | Trích vào chi phí của doanh nghiệp | Trích vào lương người lao động | Tổng |
|---|---|---|---|
| Bảo hiểm xã hội (BHXH) | 17,5% | 8% | 25,5% |
| Bảo hiểm y tế (BHYT) | 3% | 1,5% | 4,5% |
| Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) | 1% | 1% | 2% |
| Tổng cộng | 21,5% | 10,5% | 32% |
| Kinh phí công đoàn (KPCĐ) | 2% | – | 2% |
Như vậy, hàng tháng doanh nghiệp phải đóng cho cơ quan Bảo hiểm xã hội tổng cộng 32% trên tổng quỹ lương phải trả nhân viên (bao gồm BHXH, BHYT, BHTN). Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải đóng cho Liên đoàn lao động Quận/Huyện 2% trên quỹ lương phải trả nhân viên (KPCĐ) trong trường hợp có thành lập công đoàn.
Hạch toán chi phí tiền lương
Căn cứ kế toán tính lương
Để tính lương chính xác, kế toán cần dựa vào:
- Bảng chấm công của từng bộ phận
- Hợp đồng lao động của nhân viên
- Quy chế về tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp của doanh nghiệp
Hạch toán tiền lương và phụ cấp
- Nợ TK 241, 622, 623, 627, 641, 642: Tổng lương và phụ cấp
- Có TK 334: Tổng lương và phụ cấp
Hạch toán tiền thưởng
Khi xác định tiền thưởng từ quỹ khen thưởng:
- Nợ TK 3531: Tiền thưởng phải trả
- Có TK 334: Tiền thưởng phải trả
Khi chi trả tiền thưởng:
- Nợ TK 334: Tiền thưởng chi trả
- Có TK 111, 112: Tiền thưởng chi trả
Hạch toán tiền lương nghỉ phép
Trích trước tiền lương nghỉ phép:
- Nợ TK 622, 623, 627, 641, 642: Tiền lương nghỉ phép trích trước
- Có TK 335: Tiền lương nghỉ phép trích trước
Ghi nhận tiền lương nghỉ phép thực tế:
- Nợ TK 335: Tiền lương nghỉ phép thực tế
- Có TK 334: Tiền lương nghỉ phép thực tế
Hạch toán các khoản trích theo lương bảo hiểm
Phần doanh nghiệp đóng
Tổng tiền bảo hiểm doanh nghiệp phải đóng là 21,5% tổng quỹ lương, được hạch toán:
- Nợ TK 241, 622, 623, 627, 641, 642: Tổng tiền bảo hiểm + KPCĐ
- Có TK 3383 (BHXH): 17,5% × Tổng quỹ lương
- Có TK 3384 (BHYT): 3% × Tổng quỹ lương
- Có TK 3386 (BHTN): 1% × Tổng quỹ lương
- Có TK 3382 (KPCĐ): 2% × Tổng quỹ lương (nếu có)
Phần trích từ lương nhân viên
Tổng các khoản trích theo lương mà người lao động phải đóng là 10,5% tổng quỹ lương:
Nợ TK 334: Tổng tiền bảo hiểm nhân viên đóng
- Có TK 3383 (BHXH): 8% × Tổng quỹ lương
- Có TK 3384 (BHYT): 1,5% × Tổng quỹ lương
- Có TK 3386 (BHTN): 1% × Tổng quỹ lương
Hạch toán các khoản giảm trừ khác
Tạm ứng lương
Khi nhân viên tạm ứng lương:
- Nợ TK 334: Số tiền tạm ứng
- Có TK 111, 112: Số tiền tạm ứng
Thuế thu nhập cá nhân
Khấu trừ thuế TNCN từ lương:
- Nợ TK 334: Thuế TNCN khấu trừ
- Có TK 3335: Thuế TNCN khấu trừ
Nộp thuế TNCN cho cơ quan thuế:
- Nợ TK 3335: Thuế TNCN phải nộp
- Có TK 111, 112: Thuế TNCN phải nộp
Hạch toán chi trả lương
Khi chi trả lương, kế toán tính:
Tiền lương thực trả = Tổng tiền lương và phụ cấp + Tiền thưởng – Các khoản trích theo lương – Các khoản giảm trừ khác
- Nợ TK 334: Tiền lương thực trả
- Có TK 111, 112: Tiền lương thực trả
Trường hợp trả lương bằng hàng hóa:
- Nợ TK 334: Tiền lương phải trả
- Có TK 5118: Doanh thu khác
- Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
Hạch toán nộp tiền bảo hiểm
Theo quy định, doanh nghiệp phải nộp các khoản trích theo lương chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng:
- Nợ TK 3383 (BHXH): 25,5% × Tổng quỹ lương
- Nợ TK 3384 (BHYT): 4,5% × Tổng quỹ lương
- Nợ TK 3386 (BHTN): 2% × Tổng quỹ lương
- Nợ TK 3382 (KPCĐ): 2% × Tổng quỹ lương (nếu có)
- Có TK 111, 112: Tổng số tiền nộp
Hạch toán BHXH phải trả cho nhân viên
Khi nhân viên được hưởng chế độ ốm đau, thai sản:
- Nợ TK 3383 (BHXH): Tiền chế độ được hưởng
- Có TK 334: Tiền chế độ được hưởng
Khi nhận được tiền từ cơ quan BHXH:
- Nợ TK 112: Tiền nhận được
- Có TK 3383 (BHXH): Tiền nhận được
Chi trả cho nhân viên:
- Nợ TK 334: Tiền chế độ được hưởng
- Có TK 111, 112: Tiền chế độ được hưởng
Xem thêm:
Việc quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương là một trong những nhiệm vụ quan trọng của bộ phận kế toán tại doanh nghiệp. Đây không chỉ là việc tính toán và chi trả lương cho người lao động mà còn liên quan đến việc tuân thủ các quy định pháp luật về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và các khoản đóng góp khác. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích và nếu quan tâm đến các chương trình Đào tạo Kế toán viên hoặc Dịch vụ Kế toán cho doanh nghiệp, đừng ngại liên hệ Kế Toán 5T nhé!
