Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp là một trong những khía cạnh quan trọng trong kế toán, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt các khoản chi phí và tối ưu hóa lợi nhuận. Việc hiểu rõ cách phân loại, ghi nhận và hạch toán chi phí quản lý sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch tài chính và tuân thủ quy định kế toán hiện hành. Bài viết của Kế Toán 5T sẽ cung cấp những thông tin chi tiết về nội dung này, giúp chủ doanh nghiệp và kế toán viên áp dụng hiệu quả trong thực tế!
Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?
Trước khi tìm hiểu cách hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp, hãy cùng tìm hiểu qua về loại chi phí này. Chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN) là những khoản chi phát sinh trong quá trình điều hành, quản lý hoạt động chung của doanh nghiệp. Chi phí này có thể không liên quan trực tiếp đến sản xuất hay cung cấp dịch vụ nhưng đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động ổn định của doanh nghiệp.
Chi phí quản lý doanh nghiệp có thể được chia thành các nhóm như sau:
- Chi phí nhân sự hành chính: Bao gồm tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, phụ cấp và các khoản phúc lợi cho nhân viên trong bộ phận quản lý doanh nghiệp.
- Chi phí vật tư, văn phòng phẩm: Chi phí cho văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ phục vụ công tác quản lý như máy in, máy tính, giấy, mực in, sổ sách kế toán, v.v.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Gồm chi phí điện, nước, điện thoại, internet, thuê văn phòng, thuê bảo vệ, vệ sinh, tư vấn pháp lý, kiểm toán, kế toán thuê ngoài.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định: Các khoản khấu hao tài sản cố định phục vụ quản lý như tòa nhà văn phòng, xe ô tô công ty, máy tính, máy in, thiết bị quản lý, v.v.
- Chi phí tiếp khách, hội nghị, công tác phí: Chi phí đi lại, tiếp khách, hội nghị, đào tạo nhân sự, công tác trong và ngoài nước của ban lãnh đạo, nhân viên quản lý.
- Chi phí thuế, phí, lệ phí: Các loại thuế và phí như thuế môn bài, phí công chứng, phí đăng ký kinh doanh, phí sở hữu trí tuệ, v.v.
- Chi phí dự phòng: Các khoản chi dự phòng như dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho hoặc dự phòng tổn thất đầu tư tài chính.
Hướng dẫn cách hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp giúp duy trì hoạt động vận hành của công ty, hỗ trợ chiến lược kinh doanh, đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp và tạo điều kiện để doanh nghiệp phát triển bền vững. Quản lý chi phí này hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi nhuận và tránh lãng phí.
Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản nào?
Trong kế toán, chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN) được hạch toán vào Tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính. Trong hệ thống kế toán doanh nghiệp, Tài khoản 642 được chia thành hai nhóm chính. Đó là chi phí bán hàng (TK 641 theo Thông tư 200, nhưng gộp chung vào TK 642 theo Thông tư 133) và chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642 theo cả hai Thông tư 200 và 133). Cụ thể:
- Chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng là các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình bán hàng, phân phối sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Các chi phí này có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy doanh số, duy trì và phát triển thị trường. Ví dụ, chi phí nhân viên bán hàng, chi phí vật liệu, bao bì, chi phí dụng cụ bán hàng,…
- Chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp là các khoản chi phí liên quan đến việc điều hành, quản lý chung của doanh nghiệp, không liên quan trực tiếp đến sản xuất hay bán hàng. Ví dụ, chi phí nhân viên quản lý, vật tư, văn phòng phẩm, dịch vụ mua ngoài,….
Cấu trúc và nội dung của Tài khoản 642
Tài khoản 642 có kết cấu hai bên:
- Bên Nợ: Phản ánh các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ.
- Bên Có: Kết chuyển chi phí vào TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh vào cuối kỳ kế toán.
- Số dư cuối kỳ: Không có số dư vì tài khoản này được kết chuyển toàn bộ vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ.
Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp được chia thành các tài khoản cấp 2 như sau:
- 6421 – Chi phí nhân viên quản lý: Bao gồm tiền lương, bảo hiểm, phụ cấp, phúc lợi cho nhân viên quản lý.
- 6422 – Chi phí vật liệu quản lý: Văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ sử dụng trong quản lý.
- 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng: Chi phí mua sắm, sửa chữa thiết bị văn phòng.
- 6424 – Chi phí khấu hao tài sản cố định: Khấu hao nhà cửa, máy móc, phương tiện phục vụ quản lý.
- 6425 – Thuế, phí, lệ phí: Các khoản thuế môn bài, phí công chứng, phí đăng ký kinh doanh, v.v.
- 6426 – Chi phí dự phòng: Dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Điện, nước, điện thoại, internet, thuê văn phòng, bảo vệ, kiểm toán.
- 6428 – Chi phí bằng tiền khác: Chi phí hội nghị, tiếp khách, đào tạo, công tác phí.
Sơ đồ định khoản hạch toán Tài khoản 642
Sơ đồ chữ T hạch toán Tài khoản 642 là một hướng dẫn trực quan về cách hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Nhờ đó, kế toán viên hiểu rõ cách ghi nhận, phân loại và xử lý các khoản chi phí liên quan đến hoạt động quản lý doanh nghiệp:
- Phản ánh toàn diện các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp: Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp được sử dụng để ghi nhận toàn bộ các chi phí phục vụ cho hoạt động điều hành, quản lý của doanh nghiệp. Các chi phí này bao gồm thuê nhân sự quản lý, vật tư văn phòng phẩm,…
- Hướng dẫn định khoản hạch toán chuẩn mực: Sơ đồ thể hiện cách ghi nhận các khoản chi phí vào tài khoản 642 theo đúng quy định kế toán, bao gồm. Ví dụ, khi phát sinh chi phí tiền lương nhân viên quản lý, hạch toán Nợ TK 642, Có TK 334.
- Giúp kiểm soát và tối ưu chi phí: Sơ đồ cũng cho thấy các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp có thể được kiểm soát và điều chỉnh bằng các khoản giảm chi phí hoặc hoàn nhập dự phòng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt các khoản chi phí, tránh lãng phí và tối ưu hóa lợi nhuận.
- Hỗ trợ quyết toán thuế: Sơ đồ giúp kế toán viên dễ dàng theo dõi và tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp để lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế. Ví dụ, khi lập báo cáo tài chính, kế toán cần tổng hợp toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp để phản ánh vào báo cáo kết quả kinh doanh.
Các nghiệp vụ hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Hạch toán các khoản chi phí tiền lương, tiền công, bảo hiểm nhân viên quản lý:
- Nợ TK 6421 – Chi phí nhân viên quản lý.
- Có TK 334 – Phải trả người lao động (Tiền lương, phụ cấp, thưởng).
- Có TK 338 – Phải trả khác (Các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn,…).
Hạch toán chi phí mua vật tư, văn phòng phẩm:
- Nợ TK 6422 – Chi phí vật tư văn phòng.
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào (nếu có).
- Có TK 111, 112, 331 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả nhà cung cấp.
Hạch toán chi phí khấu hao tài sản cố định:
- Nợ TK 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ.
- Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.
Hạch toán chi phí mua dịch vụ ngoài:
- Nợ TK 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài.
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào (nếu có).
- Có TK 111, 112, 331.
Hạch toán chi phí thuế, lệ phí, phí:
- Nợ TK 6425 – Chi phí thuế, phí, lệ phí.
- Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước.
Hạch toán chi phí tiếp khách, công tác phí:
- Nợ TK 6428 – Chi phí bằng tiền khác.
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào (nếu có).
- Có TK 111, 112.
Hạch toán trích lập dự phòng chi phí quản lý doanh nghiệp:
- Nợ TK 6426 – Chi phí dự phòng.
- Có TK 2293 – Dự phòng phải thu khó đòi.
- Có TK 352 – Dự phòng phải trả.
Hạch toán giảm chi phí quản lý doanh nghiệp:
- Nợ TK 2293 – Dự phòng phải thu khó đòi (hoàn nhập).
- Có TK 6426 – Chi phí dự phòng.
Hạch toán khi có các khoản thu nhập làm giảm chi phí:
- Nợ TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
- Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Khi hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp, tất cả chi phí sẽ được kết chuyển vào tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh để xác định lãi/lỗ:
- Nợ TK 911.
- Có TK 642.
Ví dụ về hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Dịp Tết Nguyên Đán 2024, công ty Y mua 20 phần quà tặng cho quản lý, mỗi phần trị giá 5.000.000 VND (chưa VAT), thuế GTGT 10%. Tổng giá trị hóa đơn:
- Giá trị hàng hóa: 20 x 5.000.000 = 100.000.000 VND.
- Thuế GTGT (10%): 10.000.000 VND.
- Tổng tiền thanh toán: 110.000.000 VND
- Thanh toán qua chuyển khoản.
Cách hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp trong trường hợp này như sau:
Trường hợp mua về tặng ngay nhân viên quản lý:
- Nợ TK 6428 – Chi phí bằng tiền khác: 100.000.000
- Nợ TK 1331 – Thuế GTGT đầu vào: 10.000.000
- Có TK 331 – Phải trả người bán: 110.000.000
Trường hợp thanh toán cho nhà cung cấp qua ngân hàng:
- Nợ TK 331 – Phải trả người bán: 110.000.000
- Có TK 1121 – Tiền gửi ngân hàng: 110.000.000
Trường hợp mua quà nhập kho trước, sau đó xuất tặng:
- Nợ TK 156 – Hàng hóa: 100.000.000
- Nợ TK 1331 – Thuế GTGT đầu vào: 10.000.000
- Có TK 331 – Phải trả người bán: 110.000.000
Khi thanh toán cho nhà cung cấp qua ngân hàng:
- Nợ TK 331 – Phải trả người bán: 110.000.000
- Có TK 1121 – Tiền gửi ngân hàng: 110.000.000
Khi xuất kho cho quà tặng nhân viên:
- Nợ TK 6428 – Chi phí bằng tiền khác: 110.000.000
- Có TK 156 – Hàng hóa: 100.000.000
- Có TK 33311 – Thuế GTGT đầu ra (nếu có): 10.000.000
Xem thêm:
Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát tài chính, tối ưu hóa chi phí và đảm bảo tuân thủ quy định kế toán, thuế. Việc ghi nhận chính xác các khoản chi phí giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả dòng tiền, nâng cao lợi nhuận và giảm rủi ro pháp lý. Để tối ưu chi phí quản lý, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc kế toán, có đầy đủ chứng từ hợp lệ và thường xuyên rà soát các khoản chi tiêu. Tiếp tục theo dõi website Kế Toán 5T để cập nhật kiến thức kế toán mới nhất, giúp doanh nghiệp vận hành tài chính hiệu quả và bền vững!
