Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trên thuế điện tử là gì? Trong bài viết dưới đây, Kế Toán 5T sẽ cung cấp cho doanh nghiệp những kiến thức cần thiết để chủ động và tự tin vận hành hệ thống kê khai thuế điện tử một cách hiệu quả nhất. Cùng theo dõi nhé!
Chuẩn bị trước khi nộp báo cáo sử dụng hóa đơn
Trước khi tìm hiểu cách nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trên thuế điện tử, bạn cần chuẩn bị và nghiên cứu một số yếu tố sau:
Đối tượng cần nộp báo cáo theo quy định mới từ ngày 01/06/2025
Theo quy định mới có hiệu lực từ ngày 01/06/2025, các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân có sử dụng hóa đơn điện tử bắt buộc phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ. Những đối tượng này bao gồm mọi doanh nghiệp, trung tâm thương mại, các tổ chức, cá nhân có hoạt động phát hành hoặc sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện các giao dịch bán hàng, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế.
Đặc biệt, các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp mới thành lập cũng cần phải nắm rõ quy định này để chủ động cập nhật các hồ sơ, tài liệu cần thiết. Việc này giúp đảm bảo tuân thủ các điều kiện pháp lý và duy trì hoạt động kinh doanh hợp pháp, hạn chế tối đa rủi ro bị xử lý hoặc phạt hành chính do sai phạm trong khai báo thuế.
Trong bối cảnh này, xác định rõ đối tượng cần nộp báo cáo không chỉ giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị mà còn giúp các cơ quan thuế kiểm soát, quản lý và theo dõi hiệu quả hoạt động sử dụng hóa đơn của các đơn vị. Đồng thời, nâng cao tính minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật của toàn bộ hệ thống doanh nghiệp.
Mẫu biểu và tài liệu cần có để lập báo cáo
Đây là bước không thể thiếu trong cách nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trên thuế điện tử. Hiện nay, trên hệ thống eTax cung cấp các mẫu biểu chuẩn, theo đó doanh nghiệp cần chính xác lựa chọn mẫu phù hợp cho từng loại hình kinh doanh và từng kỳ lập báo cáo.
Các tài liệu cần chuẩn bị bao gồm: bản sao kê dữ liệu hóa đơn bán ra và vào, danh sách các hóa đơn đã phát hành hoặc nhận, chứng từ xác nhận việc sử dụng hóa đơn điện tử, các tệp tin XML đã ký số. Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý chuẩn bị các thông tin về MST, mã số doanh nghiệp, địa chỉ đăng ký thuế và các dữ liệu liên quan đến từng phương thức phát hành hóa đơn.
Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trên Thuế điện tử
Truy cập hệ thống eTax và chọn mẫu báo cáo phù hợp
Bước đầu tiên trong cách nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trên thuế điện tử là đăng nhập Hệ thống thuế điện tử eTax. Doanh nghiệp cần dùng tài khoản đăng nhập đã được cấp để truy cập vào hệ thống, đảm bảo có quyền truy cập và thao tác đúng chức năng.
Sau khi đăng nhập thành công, bạn sẽ chọn mục “Báo cáo Thuế” hay “Hóa đơn điện tử” trên giao diện chính của hệ thống. Tiếp theo, hệ thống cung cấp danh mục các mẫu báo cáo phù hợp theo từng loại hình doanh nghiệp hoặc kỳ báo cáo. Việc chọn đúng mẫu báo cáo rất quan trọng để đảm bảo dữ liệu truyền về phù hợp với quy định của cơ quan thuế, tránh những rắc rối về sau trong quá trình xử lý, kiểm tra.
Lựa chọn mẫu báo cáo phù hợp còn phản ánh khả năng phân loại nghiệp vụ kinh doanh, giúp cơ quan thuế dễ dàng theo dõi, tổng hợp số liệu và kiểm tra tính chính xác của doanh nghiệp. Trong quá trình này, doanh nghiệp cần chú ý kiểm tra kỹ thông tin doanh nghiệp, mã số thuế, kỳ báo cáo để tránh nhập sai hoặc bỏ sót dữ liệu quan trọng.
Ký điện tử và gửi tờ khai XML lên hệ thống
Tiếp theo trong cách nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trên thuế điện tử là ký điện tử tờ khai bằng chữ ký số của doanh nghiệp hoặc của người đại diện được ủy quyền. Việc ký điện tử đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn của dữ liệu gửi đi, đồng thời đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định của pháp luật về sử dụng chữ ký số trong khai báo thuế điện tử.
Việc ký điện tử có thể thực hiện trực tiếp trên hệ thống hoặc qua phần mềm phần mềm ký số đã cài đặt và tích hợp. Khi đã ký thành công, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện bước gửi tờ khai XML lên hệ thống eTax thông qua nút “Gửi” hoặc tương tự. Quá trình này khá nhanh chóng và an toàn, nơi dữ liệu sẽ được mã hóa theo tiêu chuẩn quốc tế, giúp bảo vệ khỏi các hành vi giả mạo, thay đổi dữ liệu trong quá trình truyền tải.
Sau khi gửi tờ khai, hệ thống sẽ hiển thị kết quả xác nhận đã tiếp nhận thành công hoặc yêu cầu thực hiện chỉnh sửa nếu có lỗi. Doanh nghiệp cần lưu trữ biên lai, chứng nhận gửi thành công này như một phần của hồ sơ quản lý và để đối chiếu trong các kỳ báo cáo sau này.
Xử lý sau khi nộp và trường hợp cần điều chỉnh
Bên cạnh cách nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trên thuế điện tử, các trường hợp xử lý sau nộp cũng được nhiều người thắc mắc:
Tra cứu kết quả tờ khai và kiểm tra trạng thái nộp thành công
Chức năng tra cứu kết quả tờ khai trên hệ thống eTax giúp doanh nghiệp kiểm tra nhanh chóng tình trạng hồ sơ của mình. Các bước thực hiện khá đơn giản, gồm đăng nhập, chọn mục “Tra cứu” hoặc “Hồ sơ đã nộp”, và nhập mã số tờ khai hoặc mã số doanh nghiệp để theo dõi.
Dựa vào kết quả hiển thị, doanh nghiệp có thể xác định xem hồ sơ của mình đã được tiếp nhận, đã duyệt hay còn gặp lỗi, yêu cầu sửa đổi. Điều này cực kỳ quan trọng để có bước điều chỉnh kịp thời, tránh bị phạt do chậm nộp hoặc nộp sai quy định. Đồng thời, quá trình này còn giúp doanh nghiệp rèn luyện tính chủ động trong quản lý hồ sơ thuế của mình.
Cách lập lại và nộp lại khi phát hiện sai sót hoặc cần hiệu chỉnh
Trong trường hợp phát hiện sai sót sau khi nộp báo cáo, doanh nghiệp cần thực hiện bước chỉnh sửa hoặc lập lại hồ sơ một cách chính xác nhất. Đầu tiên, doanh nghiệp phải xác định rõ lỗi hoặc phần cần hiệu chỉnh, sau đó soạn lại tờ khai mới theo đúng dữ liệu đã chỉnh sửa.
Tiếp theo, doanh nghiệp thực hiện ký điện tử và gửi tờ khai XML mới lên hệ thống eTax theo đúng quy trình đã trình bày ở phần trước. Quá trình này cần chính xác để không gây ra các lỗi kỹ thuật, đồng thời tránh tình trạng nộp chồng hoặc trùng lặp hồ sơ.
Lưu ý quan trọng là doanh nghiệp cần lưu trữ biên lai nộp lại, giấy tờ liên quan để đối chiếu trong trường hợp có yêu cầu kiểm tra hoặc đối chiếu số liệu trong tương lai. Việc này giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch, chính xác và tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành về thuế điện tử.
Xem thêm:
- Hướng dẫn về thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
- Chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn xử lý thế nào?
Như vậy, cách nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trên thuế điện tử eTax không chỉ đơn thuần là thao tác kỹ thuật, mà còn phản ánh ý thức tuân thủ pháp luật và hiệu quả quản lý của doanh nghiệp. Để thực hiện thành công, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng từ thời điểm ban đầu, chọn đúng mẫu biểu, chuẩn bị tài liệu, thực hiện đúng quy trình ký số và gửi tờ khai điện tử. Hy vọng bài viết của Kế Toán 5T hữu ích với bạn!
