Việc chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn không chỉ gây ảnh hưởng đến quá trình quản lý tài chính mà còn có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý nghiêm trọng đối với doanh nghiệp. Kế Toán 5T sẽ cung cấp những thông tin và công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quy trình nộp báo cáo và cách tránh những sai sót không đáng có. Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về vấn đề này để đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ đầy đủ các yêu cầu của pháp luật!
Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Trước khi tìm hiểu về mức phạt chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, doanh nghiệp cần nắm rõ thời hạn nộp báo cáo để tránh vi phạm. Theo quy định mới nhất, thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được phân chia như sau:
Báo cáo theo quý
Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn.
- Báo cáo Quý I: nộp chậm nhất là ngày 30/4
- Báo cáo Quý II: nộp chậm nhất là ngày 30/7
- Báo cáo Quý III: nộp chậm nhất là ngày 30/10
- Báo cáo Quý IV: nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau
Báo cáo theo tháng
Đối với doanh nghiệp nộp báo cáo theo tháng, thời hạn nộp chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo.
Ngoài ra, bạn cần lưu ý:
- Nếu doanh nghiệp chưa làm Thông báo phát hành hóa đơn, thì không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
- Nếu doanh nghiệp đã làm thông báo phát hành hóa đơn hoặc đã mua hóa đơn bán hàng của cơ quan thuế, thì dù trong kỳ không sử dụng hóa đơn, vẫn phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với số lượng hóa đơn sử dụng bằng 0.
Mức phạt chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định mới nhất
Căn cứ theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 có hiệu lực từ ngày 05/12/2020, mức phạt chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được quy định cụ thể như sau:
Nguyên tắc xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn
Tổ chức, cá nhân thực hiện nhiều hành vi vi phạm hành chính thì bị xử phạt về từng hành vi vi phạm. Tuy nhiên, trường hợp cùng một thời điểm người nộp thuế chậm nộp nhiều thông báo, báo cáo cùng loại về hóa đơn thì người nộp thuế bị xử phạt về một hành vi chậm nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn có khung phạt tiền cao nhất và áp dụng tình tiết tăng nặng vi phạm nhiều lần.
Hình thức xử phạt chính
Phạt cảnh cáo: Áp dụng đối với hành vi vi phạm thủ tục hóa đơn không nghiêm trọng, có tình tiết giảm nhẹ.
Phạt tiền:
- Phạt tiền tối đa không quá 100.000.000 đồng đối với tổ chức thực hiện hành vi vi phạm.
- Phạt tiền tối đa không quá 50.000.000 đồng đối với cá nhân thực hiện hành vi vi phạm.
Nguyên tắc áp dụng mức phạt tiền
Khi xác định mức phạt tiền đối với người nộp thuế vi phạm vừa có tình tiết tăng nặng, vừa có tình tiết giảm nhẹ thì được giảm trừ tình tiết tăng nặng theo nguyên tắc một tình tiết giảm nhẹ được giảm trừ một tình tiết tăng nặng.
Mức phạt tiền cụ thể đối với một hành vi vi phạm thủ tục hóa đơn là mức trung bình của khung phạt tiền được quy định đối với hành vi đó:
- Nếu có tình tiết giảm nhẹ, mỗi tình tiết được giảm 10% mức tiền phạt trung bình, nhưng không được giảm quá mức tối thiểu của khung tiền phạt.
- Nếu có tình tiết tăng nặng, mỗi tình tiết tăng nặng được tính tăng 10% mức tiền phạt trung bình, nhưng không được vượt quá mức tối đa của khung tiền phạt.
Các mức xử phạt cụ thể cho hành vi chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Phạt cảnh cáo: Áp dụng đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 05 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ.
Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng: Áp dụng đối với một trong các hành vi sau:
- Nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 10 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định (trừ trường hợp phạt cảnh cáo).
- Lập sai hoặc không đầy đủ nội dung của thông báo, báo cáo về hóa đơn theo quy định gửi cơ quan thuế.
Lưu ý quan trọng: Trường hợp tổ chức, cá nhân tự phát hiện sai sót và lập lại thông báo, báo cáo thay thế đúng quy định gửi cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền ban hành quyết định thanh tra thuế, kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế thì không bị xử phạt.
Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng: Áp dụng đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 11 ngày đến 20 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng: Áp dụng đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 21 ngày đến 90 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng: Áp dụng đối với một trong các hành vi sau:
- Nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
- Không nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế theo quy định.
Trường hợp không xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn
Người nộp thuế chậm thực hiện thủ tục hóa đơn bằng phương thức điện tử do sự cố kỹ thuật của hệ thống công nghệ thông tin được thông báo trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế thuộc trường hợp thực hiện hành vi vi phạm do sự kiện bất khả kháng quy định tại khoản 4 Điều 11 Luật Xử lý vi phạm hành chính thì không bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.
Mức phạt chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trước ngày 5/12/2020
Trước ngày 5/12/2020, mức phạt chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được áp dụng theo Điều 13 Thông tư số 10/2014/TT-BTC và được bổ sung bởi Điều 1 Thông tư 176/2016/TT-BTC với quy định cụ thể như sau:
Phạt cảnh cáo: Áp dụng đối với hành vi chậm nộp báo cáo sử dụng hoá đơn từ ngày thứ 1 đến hết ngày thứ 10 kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng: Áp dụng đối với hành vi chậm nộp báo cáo sử dụng hóa đơn sau 10 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng: Áp dụng đối với hành vi không nộp báo cáo sử dụng hóa đơn. Hành vi không nộp báo cáo sử dụng hóa đơn gửi cơ quan thuế, được tính sau 20 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
Mức phạt làm sai báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Phạt tiền từ 200.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với hành vi lập sai hoặc không đầy đủ nội dung của báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Ngoài bị phạt tiền, doanh nghiệp phải lập và gửi lại cơ quan thuế báo cáo đúng quy định.
Lưu ý quan trọng: Trường hợp doanh nghiệp tự phát hiện sai sót và lập lại thông báo, báo cáo thay thế đúng quy định gửi cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền ban hành Quyết định thanh tra thuế, kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế thì không bị phạt tiền.
Hướng dẫn tránh chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Để tránh bị phạt do chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, doanh nghiệp nên thực hiện một số biện pháp sau:
- Cập nhật lịch nộp báo cáo: Lập lịch nhắc nhở về các thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý hoặc tháng. Ghi rõ các ngày hạn chót: Báo cáo Quý I: 30/4; báo cáo Quý II: 30/7; báo cáo Quý III: 30/1; báo cáo Quý IV: 30/01 năm sau.
- Phân công trách nhiệm rõ ràng: Chỉ định người chịu trách nhiệm theo dõi và lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Đảm bảo có người thay thế trong trường hợp người phụ trách chính nghỉ phép hoặc nghỉ ốm.
- Lưu trữ hóa đơn có hệ thống: Thiết lập quy trình lưu trữ và quản lý hóa đơn khoa học để dễ dàng tổng hợp khi lập báo cáo. Có thể sử dụng phần mềm kế toán để quản lý hóa đơn và tự động tạo báo cáo.
- Kiểm tra kỹ báo cáo trước khi nộp: Kiểm tra kỹ nội dung báo cáo trước khi nộp để tránh sai sót phải điều chỉnh sau này. Đặc biệt chú ý tới các thông tin như: mã số thuế, tên doanh nghiệp, kỳ báo cáo, số lượng hóa đơn đã sử dụng và tồn.
- Nộp báo cáo sớm: Nên nộp báo cáo trước thời hạn ít nhất 3-5 ngày để dự phòng cho các tình huống bất ngờ như lỗi hệ thống, nghỉ lễ, hoặc cần điều chỉnh báo cáo.
- Sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp: Nếu doanh nghiệp không có đủ nguồn lực để theo dõi và thực hiện đúng các quy định về báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, có thể thuê dịch vụ kế toán chuyên nghiệp để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.
Xem thêm:
Chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn có thể dẫn đến các khoản phạt đáng kể cho doanh nghiệp. Mức phạt tăng dần theo số ngày chậm nộp, từ phạt cảnh cáo cho đến mức phạt tiền cao nhất từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng. Doanh nghiệp cần cập nhật thường xuyên các quy định mới về chế độ quản lý, sử dụng hóa đơn và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn để đảm bảo tuân thủ đúng quy định, tránh các rủi ro về thuế. Nếu còn nhiều thắc mắc, hãy liên hệ Kế Toán 5T để được tư vấn chi tiết nhé!
