Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là nghĩa vụ quan trọng mà mỗi doanh nghiệp cần thực hiện khi chi trả thu nhập cho người lao động. Việc công ty quyết toán thuế thu nhập cá nhân đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn hỗ trợ người lao động hoàn thành nghĩa vụ thuế của họ. Bài viết của Kế Toán 5T sẽ cung cấp thông tin đầy đủ về thời điểm, quy trình và hồ sơ cần thiết khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân thay cho người lao động.
Những trường hợp công ty quyết toán thuế thu nhập cá nhân thay cho người lao động
Theo quy định tại khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, công ty quyết toán thuế thu nhập cá nhân thay cho người lao động trong các trường hợp sau:
Người lao động làm việc duy nhất tại một công ty
Cá nhân chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công theo hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một công ty và đang làm việc tại đó vào thời điểm ủy quyền quyết toán thuế. Điều này áp dụng kể cả khi người lao động không làm việc đủ 12 tháng trong năm.
Ví dụ: Ông A ký hợp đồng lao động 6 tháng với Công ty X từ tháng 7/2023 và vẫn đang làm việc tại đó đến hết năm 2023. Ông A có thể ủy quyền cho Công ty X quyết toán thuế thu nhập cá nhân thay cho mình.
Người lao động có thu nhập vãng lai không đáng kể
Cá nhân làm việc theo hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một công ty và đang làm việc tại đó vào thời điểm ủy quyền quyết toán thuế, đồng thời có thu nhập vãng lai ở nơi khác với điều kiện:
- Thu nhập vãng lai bình quân tháng không quá 10 triệu đồng
- Thu nhập vãng lai đã được đơn vị trả thu nhập khấu trừ thuế 10%
- Người lao động không yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập vãng lai
Ví dụ: Bà B làm việc chính thức tại Công ty Y theo hợp đồng dài hạn. Trong năm 2023, bà B có thêm thu nhập vãng lai từ việc thuyết trình tại các hội thảo với tổng thu nhập là 96 triệu đồng (bình quân 8 triệu đồng/tháng) và đã bị khấu trừ thuế 10%. Nếu bà B không yêu cầu quyết toán đối với khoản thu nhập vãng lai này, bà B có thể ủy quyền cho Công ty Y quyết toán thuế thu nhập cá nhân thay cho mình.
Người lao động được điều chuyển công tác
Cá nhân được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới trong trường hợp tổ chức cũ thực hiện chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi doanh nghiệp.
Lưu ý quan trọng: Khi người lao động ủy quyền quyết toán thuế, công ty mới phải thu lại chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân do công ty cũ đã cấp (nếu có). Đây là căn cứ để tổng hợp thu nhập, số thuế đã khấu trừ và quyết toán thuế thay cho cá nhân đối với cả phần thu nhập do tổ chức cũ chi trả.
Khi nào người lao động không được ủy quyền cho công ty quyết toán thuế thu nhập cá nhân?
Người lao động không được ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân trong các trường hợp sau:
Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại hai nơi trở lên
Ví dụ: Trong năm 2023, ông C đồng thời làm việc tại Công ty X và Công ty Z (mỗi nơi đều có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên). Ông C không được ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho bất kỳ công ty nào.
Cá nhân có thu nhập vãng lai bình quân tháng vượt quá 10 triệu đồng
Ví dụ: Bà D làm việc chính thức tại Công ty K, đồng thời có thu nhập vãng lai từ công việc tư vấn là 144 triệu đồng/năm (bình quân 12 triệu đồng/tháng). Bà D không đủ điều kiện ủy quyền quyết toán thuế cho Công ty K.
Cá nhân thuộc diện quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế
Ngoài ra còn có một số trường hợp phải quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế:
- Cá nhân cư trú có thu nhập từ kinh doanh
- Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công phải trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế
- Cá nhân có thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản
Thời hạn công ty quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn quyết toán thuế thu nhập cá nhân là chậm nhất ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính. Như vậy, với năm tài chính kết thúc vào ngày 31/12, công ty phải nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân chậm nhất vào ngày 31/3 năm tiếp theo.
Lưu ý quan trọng: Nếu ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế trùng với ngày nghỉ theo quy định, thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày làm việc liền kề sau ngày nghỉ đó. Công ty phải thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân trong mọi trường hợp, dù có phát sinh khấu trừ thuế trong năm hay không, trừ khi công ty hoàn toàn không phát sinh trả thu nhập từ tiền lương, tiền công trong năm tính thuế.
Quy trình công ty quyết toán thay thuế thu nhập cá nhân cho người lao động
Các bước công ty quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên như sau:
- Bước 1 – Thu thập giấy ủy quyền quyết toán thuế: Công ty cần thu thập giấy ủy quyền quyết toán thuế từ người lao động thuộc diện được ủy quyền quyết toán thuế. Giấy ủy quyền phải theo mẫu 08/UQ-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Bước 2 – Thu thập chứng từ khấu trừ thuế (nếu có): Đối với trường hợp người lao động được điều chuyển do sáp nhập, hợp nhất doanh nghiệp, công ty mới cần thu thập chứng từ khấu trừ thuế do công ty cũ cấp (nếu có).
- Bước 3 – Tổng hợp thu nhập và thuế đã khấu trừ: Công ty tiến hành tổng hợp thu nhập, số thuế đã khấu trừ của người lao động trong năm tính thuế. Đối với người lao động ủy quyền quyết toán, công ty tổng hợp thu nhập do công ty chi trả.
- Bước 4 – Lập hồ sơ quyết toán thuế: Công ty lập đầy đủ hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Bước 5 – Nộp hồ sơ quyết toán thuế: Công ty nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp đúng thời hạn quy định.
- Bước 6 – Nộp thuế (nếu có): Nếu còn thuế phải nộp, công ty thực hiện nộp thuế theo quy định.
Hồ sơ khi công ty quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC, hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân bao gồm:
- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (Mẫu 02/QTT-TNCN)
- Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần (Mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN)
- Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính theo thuế suất toàn phần (Mẫu 05-2/BK-QTT-TNCN)
- Phụ lục bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh (Mẫu 05-3/BK-QTT-TNCN)
- Giấy ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân của các cá nhân ủy quyền cho công ty quyết toán thuế thay (Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN)
- Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục nếu người làm thủ tục không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty
Mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Đây cũng là một tài liệu quan trọng khi công ty quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho người lao động. Việc ủy quyền quyết toán thuế của cá nhân phải được thể hiện bằng giấy ủy quyền quyết toán thuế theo Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Giấy ủy quyền này cần có thông tin đầy đủ của người ủy quyền (người lao động) bao gồm:
- Họ và tên
- Số CMND/CCCD/Hộ chiếu
- Mã số thuế
- Địa chỉ hiện tại
Phần thông tin của bên nhận ủy quyền (công ty) cần có:
- Tên công ty
- Mã số thuế của công ty
- Địa chỉ công ty
Nội dung ủy quyền cần ghi rõ: “Ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm…” và người lao động ký xác nhận.
Lưu ý khi công ty quyết toán thay thuế thu nhập cá nhân
Khi công ty quyết toán thuế thu nhập cá nhân, bạn cần chú ý những điều sau:
- Trách nhiệm của công ty: Khi đã nhận ủy quyền quyết toán thuế, công ty có trách nhiệm khai quyết toán thuế chính xác, đầy đủ theo quy định.
- Phạm vi quyết toán: Công ty chỉ quyết toán cho phần thu nhập do công ty chi trả. Đối với thu nhập vãng lai đã khấu trừ thuế 10%, công ty không tổng hợp vào quyết toán.
- Chứng từ khấu trừ thuế: Công ty có trách nhiệm cấp chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động không ủy quyền quyết toán.
- Không phát sinh tiền lương: Trường hợp công ty không phát sinh trả thu nhập từ tiền lương, tiền công trong năm tính thuế thì không phải khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
- Xử lý số thuế nộp thừa: Khi quyết toán nếu phát hiện người lao động nộp thừa thuế, công ty có thể đề nghị hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ sau theo quy định.
Xem thêm:
Việc công ty quyết toán thuế thu nhập cá nhân là một nhiệm vụ quan trọng mà mỗi doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy định. Hiểu rõ các trường hợp được ủy quyền quyết toán, quy trình và hồ sơ cần thiết sẽ giúp công ty thực hiện tốt nghĩa vụ này, tránh các rủi ro về thuế và hỗ trợ người lao động hoàn thành nghĩa vụ thuế của họ. Nếu còn bất cứ thắc mắc nào, hãy liên hệ ngay Kế Toán 5T nhé!
