Công việc của kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý doanh thu, kiểm soát công nợ và đảm bảo quy trình bán hàng diễn ra minh bạch, hiệu quả. Đây là vị trí không thể thiếu trong bộ máy kế toán của bất kỳ doanh nghiệp nào. Trên website Kế Toán 5T, bạn sẽ tìm thấy những hướng dẫn chi tiết và kiến thức thực tế về công việc của kế toán bán hàng, giúp người mới vào nghề cũng như người đã có kinh nghiệm hiểu rõ hơn nhé!
Kế toán bán hàng là gì?
Kế toán bán hàng (Sales Accountant) là vị trí chuyên trách đảm nhận toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến quản lý hóa đơn và hoạt động bán hàng trong doanh nghiệp. Công việc của kế toán bán hàng bao gồm ghi nhận hóa đơn bán hàng, ghi chép sổ chi tiết doanh thu, theo dõi thuế giá trị gia tăng, lập các báo cáo bán hàng và những báo cáo liên quan khác theo yêu cầu của doanh nghiệp.
Đây thường là vị trí dành cho những người mới bắt đầu làm quen với nghề kế toán. Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, vị trí kế toán bán hàng là không thể thiếu trong bộ máy nhân sự.
Vai trò của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp
Với bất kỳ doanh nghiệp nào, kế toán bán hàng luôn đóng vai trò quan trọng. Công việc của một kế toán bán hàng được xem là then chốt bởi những đóng góp sau:
- Cung cấp thông tin và số liệu bán hàng: Giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp nắm được tình hình doanh số, tài chính. Từ đó, họ có thể đề ra những chiến lược kinh doanh hiệu quả trong tương lai.
- Báo cáo kết quả kinh doanh: Các báo cáo do kế toán bán hàng cung cấp cho thấy kết quả bán hàng, tình hình chênh lệch giữa khâu sản xuất và khâu bán hàng.
- Hỗ trợ hoạch định chiến lược: Thông qua việc quản lý, ghi chép, tổng hợp số liệu liên quan đến nghiệp vụ bán hàng, kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong các kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.
Những công việc của kế toán bán hàng chi tiết
Cập nhật giá bán và số lượng hàng hóa
Công việc của kế toán bán hàng bao gồm việc thường xuyên cập nhật:
- Giá bán, số lượng sản phẩm hàng hóa mới vào phần mềm kế toán
- Thông báo đến các bộ phận liên quan khi giá được điều chỉnh
- Theo dõi biến động giá cả thị trường để đề xuất điều chỉnh giá bán phù hợp
Quản lý hóa đơn và chứng từ bán hàng
Các công việc của kế toán bán hàng liên quan đến quản lý hóa đơn:
- Quản lý, kiểm tra hóa đơn đầu vào, đầu ra trong kỳ bán hàng
- Xuất hóa đơn bán hàng cho khách hàng kèm bảng kê chi tiết hàng hóa
- Cập nhật và theo dõi doanh số bán hàng hằng ngày
- Nhập số liệu mua bán hàng hóa vào phần mềm kế toán
- Lập bảng kê chi tiết các hóa đơn bán hàng trong ngày, tính tổng giá trị hàng đã bán cộng với thuế VAT
- Tính toán tỷ lệ chiết khấu thương mại hoặc chiết khấu thanh toán cho khách hàng (nếu có)
Kiểm kê và cập nhật số liệu hàng hóa trong kho
Quy trình làm việc của kế toán bán hàng còn bao gồm việc quản lý hàng tồn kho:
- Phối hợp với kế toán kho và thủ kho để kiểm kê, đối chiếu số lượng hàng hóa tồn kho thực tế
- So sánh số lượng tồn kho thực tế với số liệu trên phần mềm
- Cập nhật số lượng thực tế lên phần mềm kế toán
- Lập báo cáo các số liệu bán – mua hàng hàng ngày
Theo dõi tình hình công nợ bán hàng
Công việc của kế toán bán hàng liên quan đến công nợ bao gồm:
- Kết hợp với kế toán doanh thu và kế toán công nợ phải thu để thống kê tình hình công nợ
- Theo dõi việc thu hồi công nợ và quản lý tiền hàng
- Lập kế hoạch đôn đốc và thu hồi công nợ trong quá trình bán hàng
- Quản lý khách nợ, theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, lô hàng
- Ghi chép số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ của khách hàng
Lập các báo cáo số liệu bán hàng
Một trong những công việc của kế toán bán hàng quan trọng nhất là lập báo cáo:
- Báo cáo danh mục hàng bán ra theo kỳ (ngày, tuần, tháng, quý)
- Báo cáo công nợ phải thu theo kỳ hoặc theo yêu cầu của cấp trên
- Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tài chính hàng tháng, quý, năm
- Tổng hợp doanh thu, chi phí và lợi nhuận từ hoạt động bán hàng
Các kiến thức chuyên môn quan trọng đối với kế toán bán hàng
Quy tắc ghi nhận kế toán bán hàng
Kế toán bán hàng cần hiểu rõ các nguyên tắc ghi nhận kế quả kinh doanh:
- Kết quả bán hàng thu được là phần lợi nhuận còn lại từ việc bán hàng sau khi trừ đi các khoản chi phí phát sinh
- Xác định kết quả bán hàng dựa trên chênh lệch giữa doanh thu thuần với các chi phí như giá vốn, chi phí quản lý
- Áp dụng công thức: Kết quả hoạt động kinh doanh = Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh + Kết quả hoạt động tài chính + Kết quả hoạt động khác – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Quy tắc ghi nhận doanh thu bán hàng
Công việc của kế toán bán hàng yêu cầu nắm vững 5 điều kiện để ghi nhận doanh thu:
- Đã chuyển giao rủi ro và lợi ích từ sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng
- Đã thu được lợi ích kinh tế từ hoạt động bán hàng
- Đã xác định được doanh thu và chắc chắn về khoản doanh thu đó
- Không còn là chủ sở hữu của hàng hóa
- Đã xác định được các khoản chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng
Các chứng từ thường được kế toán bán hàng sử dụng
Công việc của một kế toán bán hàng liên quan đến việc sử dụng nhiều loại chứng từ:
- Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01 GTKT-3LL)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03 – VT)
- Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (Mẫu số 02 – VT)
- Phiếu thu (Mẫu số 01 – TT)
- Biên lai thu tiền (Mẫu số 06 – TT)
- Giấy báo có
- Báo cáo bán hàng, bảng kê bán hàng hóa, dịch vụ
- Giấy nộp tiền, thẻ quầy hàng, bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày
- Chứng từ liên quan khác tùy theo lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng
Quy trình làm việc của kế toán bán hàng cần tuân thủ trình tự luân chuyển chứng từ:
Lập hóa đơn bán hàng khi phát sinh giao dịch (gồm 3 liên)
- Liên 1: Lưu trên gốc quyển hóa đơn
- Liên 2: Giao cho khách hàng
- Liên 3: Doanh nghiệp giữ lại
Xử lý theo từng trường hợp thanh toán:
- Trường hợp khách hàng nhận nợ: Lập biên bản giao nhận hàng và xác nhận nợ (3 liên)
- Trường hợp khách hàng thanh toán tiền mặt: Lập phiếu thu (3 liên)
- Trường hợp khách hàng chuyển khoản: Nhận giấy báo có từ ngân hàng
Quy trình kế toán bán hàng trong doanh nghiệp
Quy trình làm việc của kế toán bán hàng bao gồm các bước sau:
- Tiếp nhận đơn đặt hàng: Nhận đơn hàng từ nhân viên bán hàng hoặc phòng kinh doanh, sau đó ghi chép và sắp xếp đơn hàng.
- Kiểm tra tồn kho: Kiểm tra mức tồn kho của hàng hóa để xác định có đáp ứng đủ số lượng và chủng loại theo yêu cầu của khách hàng hay không. Nếu không đủ hàng: Báo lại cho khách hàng. Nếu đủ hàng: Gửi phiếu yêu cầu xuất kho cho thủ kho
- Xuất hóa đơn và chứng từ: Xuất hóa đơn kèm theo phiếu xuất kho và biên bản giao nhận hàng hóa để gửi cho nhân viên bán hàng.
- Ghi nhận nghiệp vụ: Phản ánh nghiệp vụ bán hàng phát sinh vào sổ tổng hợp và các sổ chi tiết liên quan.
Các công cụ phần mềm hỗ trợ kế toán bán hàng
Để thực hiện hiệu quả công việc của kế toán bán hàng, các công cụ hỗ trợ sau đây rất cần thiết:
Phần mềm bảng tính Excel
Đây là giải pháp miễn phí phù hợp cho những cửa hàng nhỏ với hoạt động bán hàng đơn giản:
- Quản lý xuất nhập tồn kho với báo cáo tự động tính toán
- Cập nhật chi phí bán hàng, chi phí quản lý
- Báo cáo doanh thu hàng bán
- Xác định lợi nhuận gộp từng mặt hàng
Phần mềm kế toán
Hệ thống các chương trình máy tính xử lý thông tin tự động thông qua các thao tác nhập liệu:
- Hỗ trợ các nghiệp vụ như: ghi chép, tính toán, tổng hợp dữ liệu
- Tăng tốc độ và độ chính xác trong xử lý thông tin kế toán
- Tích hợp nhiều chức năng báo cáo tự động
Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử
Công cụ hỗ trợ nhập liệu và truy xuất thông tin hóa đơn:
- Phát hành và quản lý hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi
- Phân quyền cho nhiều kế toán xuất hóa đơn và tra cứu tại nhiều địa điểm
- Kết nối dữ liệu từ nhiều phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị
- Tự động tổng hợp báo cáo hóa đơn, tờ khai thuế GTGT
Xem thêm:
Công việc của kế toán bán hàng đóng vai trò then chốt trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Với trách nhiệm quản lý toàn bộ quy trình từ cập nhật giá bán, quản lý hóa đơn chứng từ, kiểm kê hàng hóa, theo dõi công nợ đến lập báo cáo bán hàng, vị trí này tạo nền tảng cho việc đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết và hãy tiếp tục ủng hộ website Kế Toán 5T nhé!
