Công việc của kế toán công nợ đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát dòng tiền và đảm bảo sự ổn định tài chính cho doanh nghiệp. Đây là vị trí đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác và am hiểu quy trình kế toán cũng như quy định pháp luật liên quan. Bài viết của Kế Toán 5T sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc này và những kỹ năng cần thiết để đảm nhận vị trí kế toán công nợ chuyên nghiệp!
Kế toán công nợ là gì?
Kế toán công nợ là người đảm nhận việc quản lý và theo dõi các khoản nợ phải thu và phải trả của doanh nghiệp. Công việc của kế toán công nợ bao gồm: kiểm soát dòng tiền đến từ khách hàng và chi trả cho nhà cung cấp, đảm bảo mọi giao dịch được ghi nhận chính xác và đúng thời hạn.
Trong tiếng Anh, kế toán công nợ được gọi là “Accounting Liabilities”. Đây là một vị trí quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru về mặt tài chính, kiểm soát dòng tiền và đảm bảo tính lành mạnh trong các hoạt động kinh doanh.
Tại sao doanh nghiệp cần kế toán công nợ?
Các doanh nghiệp thường xuyên phát sinh công nợ do nhiều nguyên nhân:
- Chưa huy động đủ vốn để thanh toán cho nhà cung cấp
- Khách hàng chưa thanh toán đủ do thiếu khả năng tài chính
- Chiến lược kinh doanh cho phép khách hàng mua trước trả sau
- Một số sản phẩm/dịch vụ đặc thù yêu cầu thanh toán sau khi hoàn thành
- Doanh nghiệp cần vay vốn với lãi suất thấp thay vì chi trả lãi suất cao
Trong bối cảnh công nợ là một phần tất yếu của hoạt động kinh doanh, vai trò của kế toán công nợ trở nên cực kỳ quan trọng. Họ là người đảm bảo công nợ được theo dõi, ghi nhận và xử lý một cách chính xác, giúp doanh nghiệp duy trì dòng tiền ổn định, tránh tình trạng mất cân đối tài chính và hạn chế tối đa rủi ro nợ xấu.
Tổng hợp các công việc của kế toán công nợ
Tiếp nhận và kiểm tra hợp đồng kinh tế
Một trong những nhiệm vụ quan trọng của kế toán công nợ là tiếp nhận và kiểm tra hợp đồng kinh tế. Ngay khi có hợp đồng mới phát sinh, kế toán cần cập nhật đầy đủ thông tin của khách hàng, nhà cung cấp vào hệ thống.
Đồng thời, trong trường hợp có sự thay đổi về quyền sở hữu hoặc thông tin liên hệ, kế toán phải tiến hành chỉnh sửa kịp thời để đảm bảo dữ liệu luôn chính xác. Ngoài ra, họ có trách nhiệm rà soát kỹ lưỡng các điều khoản liên quan đến thanh toán nhằm đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro trong quá trình thu – chi công nợ sau này.
Kiểm tra và theo dõi công nợ định kỳ
Một trong những công việc của kế toán công nợ là thường xuyên:
- Kiểm tra hạn mức tín dụng và thời hạn thanh toán dựa trên hợp đồng
- Đối soát các yếu tố về sản phẩm, số lượng, giá cả và thời hạn thanh toán
- Theo dõi chi tiết công nợ của từng đối tác, khách hàng
- Báo cáo tình hình công nợ cho cấp trên và các bộ phận liên quan
Giám sát quy trình thanh toán
Một phần công việc của kế toán công nợ là giám sát quy trình thanh toán. Họ phải theo dõi chặt chẽ quá trình khách hàng thanh toán theo từng hợp đồng, nhắc nhở khách hàng trước các mốc thời hạn thanh toán và đốc thúc nếu phát hiện nợ quá hạn. Khi có phát sinh thanh toán, kế toán có nhiệm vụ ghi nhận, đối chiếu và cập nhật chính xác vào hệ thống kế toán.
Thu hồi nợ xấu
Khi doanh nghiệp phát sinh các khoản nợ xấu hoặc khó đòi, kế toán công nợ phải tham gia trực tiếp vào quá trình xử lý. Họ có thể là người lên kế hoạch thu hồi, trực tiếp đàm phán với bên nợ hoặc phối hợp với bộ phận pháp lý trong các trường hợp cần khởi kiện. Bên cạnh đó, kế toán cũng là người đề xuất các phương án xử lý nợ xấu như xóa nợ, chuyển nợ thành hàng hóa hay bù trừ công nợ để hạn chế tối đa tổn thất cho doanh nghiệp.
Quản lý công nợ tạm ứng nội bộ
Ngoài việc theo dõi công nợ bên ngoài, kế toán công nợ còn có trách nhiệm quản lý công nợ tạm ứng trong nội bộ. Điều này bao gồm việc giám sát các khoản tạm ứng theo từng bộ phận hoặc cá nhân, nhắc nhở khi đến hạn hoàn ứng và rà soát tính hợp lý của từng khoản chi. Những khoản tạm ứng quá hạn cần được tổng hợp, lập danh sách và báo cáo cho cấp quản lý để có biện pháp xử lý phù hợp.
Xử lý công nợ ủy thác
Trong trường hợp doanh nghiệp có phát sinh công nợ ủy thác, kế toán công nợ sẽ tiến hành định khoản nghiệp vụ tài chính dựa theo hóa đơn và chứng từ liên quan. Họ phải điều chỉnh các số liệu chênh lệch nếu có, phân loại công nợ ủy thác theo từng đối tượng và in sao kê chứng từ phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu.
Quản lý các khoản vay
Công việc của kế toán công nợ còn bao gồm quản lý các khoản vay của doanh nghiệp. Họ có trách nhiệm theo dõi, thanh lý các hợp đồng vay cũ hoặc mới khi có nghiệp vụ phát sinh.
Việc đốc thúc thanh toán đúng hạn, tính toán lãi suất phải trả và định khoản các bút toán liên quan đến vay vốn – đặc biệt là khi có thay đổi tỷ giá – cũng nằm trong phạm vi công việc của họ. Ngoài ra, kế toán còn phải chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết để phục vụ cho việc chi trả gốc và lãi đúng quy định.
Phân loại công việc của kế toán công nợ
Công việc liên quan đến nợ phải thu
Nợ phải thu là các khoản khách hàng còn nợ doanh nghiệp sau khi đã mua sản phẩm hoặc dịch vụ. Công việc của kế toán công nợ đối với khoản phải thu bao gồm:
- Hạch toán chi tiết từng khoản nợ và các lần thanh toán
- Đôn đốc thu hồi nợ để tránh doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn
- Lập chứng từ ghi nhận các trường hợp thanh toán đặc biệt (đổi hàng, bù trừ)
- Xác minh tại chỗ hoặc yêu cầu xác nhận văn bản với các khoản nợ lâu ngày
Công việc liên quan đến nợ phải trả
Nợ phải trả là các khoản doanh nghiệp còn nợ nhà cung cấp sau khi đã mua nguyên vật liệu hoặc dịch vụ. Kế toán công nợ phải:
- Theo dõi, cập nhật và hạch toán chi tiết các đối tượng nhận tiền trước
- Ghi nhận vào sổ sách kế toán các khoản nợ phải trả
- Lập kế hoạch thanh toán phù hợp với dòng tiền của doanh nghiệp
- Xử lý các tranh chấp liên quan đến thanh toán nếu có
Các kỹ năng cần có của kế toán công nợ
Để hoàn thành tốt công việc của kế toán công nợ, người làm việc ở vị trí này cần có:
- Kiến thức chuyên môn vững vàng: Hiểu rõ về kế toán, tài chính và các quy định pháp luật liên quan. Nắm vững cách định khoản kế toán công nợ, sắp xếp chứng từ và lập báo cáo.
- Thành thạo nghiệp vụ chuyên môn: Am hiểu cách theo dõi và phân loại công nợ theo nhiều tiêu chí khác nhau như theo hóa đơn, thời hạn thanh toán, và biết cách tính toán và bù trừ công nợ giữa các đối tượng.
- Kỹ năng tin học văn phòng: Sử dụng thành thạo Excel và các phần mềm kế toán, phần mềm quản lý hóa đơn để xử lý số liệu nhanh chóng và chính xác.
- Khả năng phân tích và xử lý tình huống: Có óc phân tích tốt để đưa ra quyết định khi giải quyết công nợ với các đối tác. Kỹ năng giao tiếp tốt giúp xây dựng mối quan hệ bền vững trong và ngoài doanh nghiệp.
- Tính cẩn thận, trung thực và tỉ mỉ: Công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ và tính chính xác tuyệt đối để tránh sai sót tài chính. Trung thực là phẩm chất không thể thiếu của một kế toán công nợ.
Mức lương của kế toán công nợ
Bên cạnh mô tả công việc của kế toán công nợ, đây cũng là nội dung nhiều người quan tâm. Mức lương của kế toán công nợ phụ thuộc vào nhiều yếu tố:
- Kinh nghiệm và năng lực: Một kế toán công nợ giỏi, có khả năng sử dụng thành thạo tin học văn phòng, phần mềm kế toán, và đặc biệt là có kỹ năng ngoại ngữ tốt sẽ có nhiều cơ hội nhận mức đãi ngộ cao hơn.
- Quy mô và tình hình tài chính của doanh nghiệp: Ở các doanh nghiệp lớn, có hệ thống công nợ phức tạp, khối lượng dữ liệu nhiều, yêu cầu kỹ năng xử lý cao, thì lương dành cho vị trí kế toán công nợ thường được ưu tiên cao hơn so với các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Ngoài ra, những doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh hiệu quả, doanh thu tốt cũng thường có chính sách lương thưởng hấp dẫn hơn.
- Khu vực làm việc: Yếu tố thứ ba ảnh hưởng đến lương là khu vực làm việc. Tại các trung tâm kinh tế lớn như TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng, mặt bằng lương cho vị trí kế toán công nợ thường cao hơn mặt bằng chung cả nước. Điều này phản ánh sự khác biệt về chi phí sinh hoạt, mức độ cạnh tranh và yêu cầu cao hơn từ thị trường lao động tại các khu vực này.
Theo khảo sát thực tế, mức lương trung bình cho kế toán công nợ có từ 1 đến 3 năm kinh nghiệm hiện dao động khoảng 8–11 triệu đồng/tháng. Tuy nhiên, mức lương này có thể tăng lên đáng kể nếu người lao động làm việc tại các tập đoàn lớn, công ty đa quốc gia hoặc các doanh nghiệp đang mở rộng quy mô mạnh mẽ, có nhu cầu cao về kiểm soát công nợ chặt chẽ và chuyên nghiệp hơn.
Lợi ích khi doanh nghiệp có kế toán công nợ chuyên nghiệp
Kế toán công nợ chuyên nghiệp dem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:
- Kiểm soát dòng tiền hiệu quả: Kế toán công nợ chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp theo dõi chặt chẽ các khoản thu chi, dự báo được nguồn thu và chi trong tương lai, từ đó đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp.
- Giảm thiểu rủi ro tài chính: Công việc của kế toán công nợ giúp xác định rủi ro trong việc cho khách hàng nợ và vay nợ từ đối tác. Doanh nghiệp có thể kiểm tra khả năng thanh toán trước khi cho vay, giảm nguy cơ mất tiền.
- Tối ưu hóa nguồn lực tài chính: Kế toán công nợ giúp xác định mức độ ưu tiên trong việc thu hồi và thanh toán nợ, giúp doanh nghiệp sử dụng nguồn lực tài chính hiệu quả hơn.
- Duy trì quan hệ tốt với đối tác: Việc theo dõi và thanh toán công nợ đúng hạn giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và nhà cung cấp, tạo uy tín trong kinh doanh.
Giải pháp nâng cao hiệu quả công việc của kế toán công nợ
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công việc của kế toán công nợ:
- Ứng dụng công nghệ: Để tối ưu hóa công việc kế toán công nợ, doanh nghiệp nên đầu tư vào các phần mềm quản lý công nợ và hóa đơn điện tử. Các giải pháp như MISA MeInvoice giúp theo dõi, quản lý tình hình sử dụng hóa đơn nhanh chóng, chính xác thông qua báo cáo và biểu đồ trực quan.
- Xây dựng quy trình quản lý công nợ rõ ràng: Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý công nợ với các bước cụ thể. Từ quy định về thời hạn tín dụng, đôn đốc thu hồi nợ, xử lý trường hợp nợ quá hạn, phê duyệt khoản công nợ lớn,…
- Đào tạo và phát triển nhân sự: Thường xuyên cập nhật kiến thức và kỹ năng cho đội ngũ kế toán công nợ về. Ví dụ, các quy định mới về kế toán và thuế, đàm phán và thu hồi nợ, sử dụng các phần mềm hiện đại.
Xem thêm:
Công việc của kế toán công nợ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo doanh nghiệp vận hành trơn tru về mặt tài chính. Từ việc theo dõi các khoản phải thu, phải trả đến đôn đốc thu hồi nợ và lập các báo cáo tài chính, kế toán công nợ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt dòng tiền và tối ưu hóa nguồn lực tài chính. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết này và hãy tiếp tục ủng hộ Kế Toán 5T!
