Trong quá trình hoạt động, không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có đầy đủ hóa đơn cho mọi khoản chi phí phát sinh. Vậy hạch toán chi phí không có hóa đơn như thế nào để hợp lý và đúng quy định thuế? Nếu không nắm rõ, doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng về chi phí khi quyết toán thuế, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Bài viết này của Kế Toán 5T sẽ giúp bạn hiểu rõ cách hạch toán chi phí không có hóa đơn, đảm bảo hợp lệ và tối ưu thuế. Hãy theo dõi ngay để tránh những rủi ro không đáng có!
Chi phí không có hóa đơn là gì?
Chi phí không có hóa đơn là những khoản chi phí thực tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp nhưng không có hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hợp lệ theo quy định của pháp luật. Đây thường là các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân, hộ kinh doanh nhỏ lẻ không xuất hóa đơn hoặc các giao dịch mà bên bán không thuộc diện phải phát hành hóa đơn theo quy định của cơ quan thuế.
Tuy nhiên, không phải tất cả các khoản chi phí không có hóa đơn đều loại trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Nếu doanh nghiệp có đầy đủ chứng từ hợp lệ như hợp đồng, phiếu chi, bảng kê thu mua hàng hóa, chứng từ thanh toán hợp pháp… thì những khoản chi này vẫn có thể được hạch toán vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần hiểu rõ các quy định pháp luật để đảm bảo tính minh bạch khi hạch toán chi phí không có hóa đơn.
Chi phí không có hóa đơn có được trừ khi tính thuế TNDN không?
Theo quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC, chi phí không có hóa đơn vẫn có thể được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) nếu doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các điều kiện về chứng từ hợp lệ. Cụ thể, doanh nghiệp phải chứng minh được khoản chi phí đó thực tế phát sinh, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, có chứng từ thanh toán hợp pháp và tuân thủ các quy định hiện hành về thuế.
Một số trường hợp chi phí không có hóa đơn nhưng vẫn được trừ khi tính thuế TNDN, bao gồm:
- Mua hàng hóa là nông sản, lâm sản, thủy sản trực tiếp từ người sản xuất hoặc đánh bắt.
- Mua sản phẩm thủ công làm từ nguyên liệu tự nhiên như đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa… từ người sản xuất không kinh doanh.
- Mua đất, đá, cát, sỏi từ hộ hoặc cá nhân tự khai thác.
- Mua phế liệu trực tiếp từ người thu nhặt.
- Mua tài sản và dịch vụ từ hộ hoặc cá nhân không kinh doanh.
- Mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân hoặc hộ kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm (không thuộc các trường hợp trên).
Để được tính vào chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ (mẫu số 01/TNDN) kèm theo các chứng từ thanh toán hợp lệ. Như vậy, mặc dù không có hóa đơn, các khoản chi trên vẫn có thể được trừ khi tính thuế TNDN nếu doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định về chứng từ kế toán.
Hướng dẫn cách hạch toán chi phí không có hóa đơn
Việc hạch toán chi phí không có hóa đơn cần được thực hiện cẩn trọng để đảm bảo tính hợp lệ và không bị loại trừ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Dưới đây là quy trình hạch toán chi phí không có hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật hiện hành:
Bước 1 – Xác định loại chi phí không có hóa đơn: Trước khi hạch toán, doanh nghiệp cần kiểm tra xem khoản chi phí không có hóa đơn có thuộc danh mục chi phí được trừ không.
Bước 2 – Chuẩn bị chứng từ hợp lệ: Dù không có hóa đơn, doanh nghiệp vẫn phải có các chứng từ thay thế để chứng minh chi phí thực tế phát sinh. Các chứng từ quan trọng gồm:
- Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số 01/TNDN) – do đại diện doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm.
- Hợp đồng mua bán/thuê tài sản/dịch vụ, nếu có.
- Biên bản bàn giao hàng hóa, biên bản nghiệm thu dịch vụ (nếu là chi phí dịch vụ).
- Chứng từ thanh toán.
Bước 3 – Hạch toán chi phí không có hóa đơn: Sau khi có đầy đủ chứng từ, kế toán tiến hành hạch toán theo từng loại chi phí. Ví dụ, trường hợp mua hàng hóa không có hóa đơn (nông sản, phế liệu, vật liệu xây dựng…), hạch toán:
- Nợ TK 152/156/611 – Nguyên vật liệu/Hàng hóa/Mua hàng hóa
- Có TK 111/112/331 – Tiền mặt/Ngân hàng/Phải trả nhà cung cấp.
Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ chứng từ để giải trình với cơ quan thuế khi kiểm tra. Nếu chứng từ không hợp lệ, chi phí có thể bị loại khỏi chi phí hợp lý, làm tăng số thuế TNDN phải nộp.
Một số lưu ý khi hạch toán chi phí không có hóa đơn
Để đảm bảo tính hợp lệ và tránh rủi ro khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần tuân thủ chặt chẽ các quy định khi hạch toán chi phí không có hóa đơn. Dưới đây là một số điểm quan trọng cần lưu ý:
- Xác định loại chi phí hợp lệ: Trước khi hạch toán, doanh nghiệp cần xác định rõ khoản chi không có hóa đơn có thuộc diện được phép ghi nhận vào chi phí hợp lý hay không. Những khoản chi này phải có Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ (Mẫu 01/TNDN) kèm theo hợp đồng, biên bản bàn giao và chứng từ thanh toán hợp lệ.
- Lưu trữ hồ sơ đầy đủ và chính xác: Tất cả các chứng từ liên quan, bao gồm hợp đồng, bảng kê, biên bản nghiệm thu và chứng từ thanh toán, cần được lưu trữ cẩn thận. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo minh bạch khi quyết toán thuế mà còn tránh bị loại trừ chi phí trong trường hợp bị thanh tra.
- Cập nhật thường xuyên các quy định về thuế: Chính sách thuế luôn có sự thay đổi, do đó, doanh nghiệp cần chủ động cập nhật thông tin mới nhất để tuân thủ đúng quy định. Việc này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí hợp lý, hạn chế rủi ro bị xử phạt và đảm bảo quyền lợi về thuế.
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán chuyển nhượng cổ phần
Hạch toán chi phí không có hóa đơn là một vấn đề quan trọng, đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ đầy đủ các quy định về chứng từ và thanh toán để đảm bảo hợp lệ khi quyết toán thuế. Nếu không thực hiện đúng, doanh nghiệp có thể làm tăng số thuế phải nộp và đối mặt với các rủi ro pháp lý. Để tránh sai sót và đảm bảo tuân thủ quy định thuế, Kế Toán 5T sẽ giúp bạn xử lý mọi vấn đề liên quan đến hạch toán chi phí không có hóa đơn một cách chính xác và hiệu quả. Liên hệ ngay để nhận tư vấn chi tiết!
