Trong hoạt động kinh doanh, chi phí thuê văn phòng, nhà xưởng, kho bãi là khoản chi phí phổ biến mà doanh nghiệp cần xử lý kế toán đúng quy định. Việc hạch toán chi phí thuê văn phòng không chỉ đảm bảo sổ sách kế toán minh bạch mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu được chi phí thuế TNDN. Bài viết của Kế Toán 5T sẽ hướng dẫn chi tiết về vấn đề này nhé!
Nguyên tắc xác định tài khoản khi hạch toán chi phí thuê văn phòng
Để hạch toán chi phí thuê văn phòng chính xác, kế toán cần căn cứ vào hai yếu tố quan trọng:
Căn cứ vào mục đích thuê
Tùy thuộc vào mục đích sử dụng, kế toán sẽ hạch toán chi phí thuê văn phòng vào các tài khoản chi phí tương ứng:
- Nếu thuê làm nhà xưởng sản xuất: Sử dụng TK 627 (Chi phí sản xuất chung)
- Nếu thuê làm cơ sở bán hàng, kho hàng hóa: Sử dụng TK 641, 6421 (Chi phí bán hàng)
- Nếu thuê làm văn phòng cho bộ phận quản lý: Sử dụng TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)
Căn cứ vào hình thức thanh toán
Cách thức thanh toán tiền thuê cũng ảnh hưởng đến việc hạch toán chi phí thuê văn phòng:
- Thanh toán trước (tạm ứng): Doanh nghiệp thanh toán một khoản tiền trước khi sử dụng dịch vụ thuê văn phòng, thường là khoản thanh toán ngắn hạn. Khi thanh toán, khoản tạm ứng được ghi nhận là khoản phải trả cho người bán (TK 331). Đây chưa phải là chi phí được ghi nhận ngay vào kết quả kinh doanh. Khi phát sinh chi phí thực tế hoặc nhận được hóa đơn, kế toán mới ghi nhận vào chi phí tương ứng.
- Thanh toán hàng tháng: Doanh nghiệp thanh toán tiền thuê văn phòng định kỳ hàng tháng, thường đi kèm với việc nhận hóa đơn cùng kỳ. Chi phí được ghi nhận trực tiếp vào tài khoản chi phí tương ứng (TK 154, 627, 641, 642)
- Thanh toán sau: Doanh nghiệp sử dụng văn phòng trước, sau đó mới thanh toán tiền thuê (thường sau một số tháng sử dụng). Chi phí phải được ghi nhận hàng tháng để đảm bảo nguyên tắc kế toán đúng kỳ. Kế toán sử dụng TK 335 (Chi phí phải trả) làm tài khoản trung gian.
- Thanh toán trước nhiều kỳ: Doanh nghiệp thanh toán một lần cho nhiều tháng hoặc nhiều năm sử dụng văn phòng. Khoản thanh toán được ghi nhận vào tài khoản 242 (Chi phí trả trước).
Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng theo từng trường hợp
Trường hợp thanh toán trước (tạm ứng)
Khi doanh nghiệp tạm ứng tiền thuê văn phòng, căn cứ vào chứng từ thanh toán và hợp đồng, kế toán hạch toán chi phí thuê văn phòng như sau:
- Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
- Có TK 111, 112 – Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng
Lưu ý: Cần phân biệt giữa khoản tạm ứng (trả trước) với khoản đặt cọc. Tiền trả trước sẽ được khấu trừ vào số tiền thuê phải thanh toán, còn tiền đặt cọc sẽ được hoàn trả khi kết thúc hợp đồng.
Hạch toán chi phí thuê văn phòng khi trả tiền hàng tháng
Trường hợp doanh nghiệp thanh toán tiền thuê hàng tháng hoặc nhận hóa đơn hàng tháng, kế toán sẽ hạch toán chi phí thuê văn phòng như sau:
- Nợ TK 154, 627, 641, 642 (tùy mục đích sử dụng)
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có TK 331, 111, 112
Hạch toán chi phí thuê văn phòng khi thanh toán sau
Trường hợp doanh nghiệp chưa thanh toán tiền thuê ngay, kế toán vẫn phải ghi nhận chi phí phát sinh hàng tháng để đảm bảo tính đúng kỳ:
Hàng tháng hạch toán:
- Nợ TK 154, 627, 641, 642 (tùy mục đích sử dụng)
- Có TK 335 – Chi phí phải trả
Khi thực hiện thanh toán hoặc nhận hóa đơn
- Nợ TK 335 – Chi phí phải trả
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có TK 331 (nếu khi nhận được hóa đơn)
- Có TK 111, 112 (nếu khi thanh toán)
Hạch toán chi phí thuê văn phòng khi trả trước nhiều kỳ:
Đối với trường hợp doanh nghiệp thanh toán tiền thuê cho nhiều kỳ, kế toán hạch toán chi phí thuê văn phòng như sau:
Khi thanh toán tiền thuê:
- Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (tổng số tiền)
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có hóa đơn GTGT)
- Có TK 331, 111, 112
Định kỳ phân bổ chi phí:
- Nợ TK 154, 627, 641, 642 (tùy mục đích sử dụng)
- Có TK 242 – Chi phí trả trước
Hạch toán tiền đặt cọc khi thuê văn phòng
Khi doanh nghiệp đặt cọc tiền thuê văn phòng, kế toán thực hiện hạch toán chi phí thuê văn phòng theo các bước sau:
Khi đặt cọc tiền:
- Nợ TK 244 – Ký quỹ, ký cược dài hạn (nếu theo Thông tư 200)
- Nợ TK 1386 – Ký quỹ, ký cược dài hạn (nếu theo Thông tư 133)
- Có TK 111, 112
Khi nhận lại tiền cọc:
- Nợ TK 111,112
- Có TK 244 (nếu theo Thông tư 200)
- Có TK 1386 (nếu theo Thông tư 133)
Nếu bị phạt do vi phạm hợp đồng:
- Nợ TK 811 – Chi phí khác
- Có TK 244 (nếu theo Thông tư 200)
- Có TK 1386 (nếu theo Thông tư 133)
Nếu sử dụng tiền cọc để thanh toán
- Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
- Có TK 244 (nếu theo Thông tư 200)
- Có TK 1386 (nếu theo Thông tư 133)
Lưu ý quan trọng: Theo Công văn số 13675 của Bộ Tài Chính, các khoản tạm ứng tiền thuê hoặc đặt cọc đều không yêu cầu phải có hóa đơn GTGT.
Cho thuê lại văn phòng và xuất hóa đơn tiền điện nước
Trường hợp doanh nghiệp cho thuê lại văn phòng kèm theo các dịch vụ như điện, nước, phòng họp và các chi phí khác, theo Công văn số 58043/CT-TTHT ngày 20/8/2018 của Cục Thuế TP. Hà Nội, doanh nghiệp phải lập hóa đơn và kê khai tính thuế GTGT theo quy định tại Khoản 7 Điều 3 Thông tư số 26/2015/TT-BTC.
Hồ sơ cần thiết khi hạch toán chi phí thuê văn phòng
Để đảm bảo chi phí thuê văn phòng được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sau:
Nếu thuê của công ty:
- Hợp đồng thuê, phụ lục hợp đồng (nếu có)
- Hóa đơn GTGT
- Chứng từ thanh toán
Nếu thuê của cá nhân:
- Hợp đồng thuê nhà
- Chứng từ thanh toán
Trường hợp “Bên thuê nộp thuế thay chủ nhà”:
- Hợp đồng thuê nhà
- Chứng từ thanh toán
- Chứng từ kê khai và nộp tiền thuế thay
Lưu ý: Nếu giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên:
- Đối với thuê của công ty (có hóa đơn): Bắt buộc phải thanh toán qua ngân hàng
- Đối với thuê của cá nhân (không có hóa đơn): Không bắt buộc phải thanh toán qua ngân hàng
Ví dụ thực tế về hạch toán chi phí thuê văn phòng
Ngày 01/01/2025, Công ty Kế Toán 5T ký hợp đồng thuê văn phòng với ông Nguyễn Văn A (cá nhân) để làm địa điểm văn phòng cho bộ phận quản lý. Thời hạn thuê 12 tháng, tiền thuê 10 triệu đồng/tháng (chưa bao gồm thuế). Hợp đồng có thỏa thuận Công ty sẽ nộp thuế thay chủ nhà.
- Ngày 01/01/2025: Công ty tạm ứng 10 triệu đồng
- Ngày 05/01/2025: Công ty thanh toán nốt 110 triệu đồng còn lại và nộp thuế thay chủ nhà với số tiền 13,63 triệu đồng (bao gồm: thuế môn bài 300.000đ, thuế GTGT 5% là 6,67 triệu đồng, thuế TNCN 5% là 6,67 triệu đồng)
Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng như sau:
Ngày 01/01/2025:
- Nợ TK 331: 10.000.000
- Có TK 111: 10.000.000
Ngày 05/01/2025:
- Nợ TK 331: 110.000.000
- Có TK 112: 110.000.000
- Nợ TK 331: 110.000.000
- Có TK 112: 110.000.000
- Nợ TK 242: 120.000.000
- Có TK 331: 120.000.000
- Nợ TK 242: 13.633.332
- Có TK 111, 112: 13.633.332
Hàng tháng phân bổ chi phí:
- Nợ TK 642: 11.136.111 (120.000.000 + 13.633.332) / 12
- Có TK 242: 11.136.111
Lưu ý: Theo quy định tại khoản 2 điều 4 Thông tư 96, trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng có thỏa thuận tiền thuê chưa bao gồm thuế và doanh nghiệp nộp thuế thay, thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ cả phần thuế nộp thay.
Điều kiện để hạch toán chi phí thuê văn phòng vào chi phí hợp lý
Để khoản hạch toán chi phí thuê văn phòng được công nhận là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:
Nếu thuê của doanh nghiệp
Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC:
- Chi phí phải thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh
- Đối với khoản chi có hóa đơn trên 20 triệu đồng (đã bao gồm thuế GTGT): Phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
- Đảm bảo đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định
Nếu thuê của cá nhân
- Cần có đầy đủ hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán
- Nếu tổng giá trị thuê một năm từ 100 triệu đồng trở xuống: Được miễn thuế môn bài, GTGT, TNCN
- Nếu trên 100 triệu đồng/năm: Phải nộp đủ các loại thuế theo quy định
Xem thêm:
- Hướng dẫn cách hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp
- Hướng dẫn cách hạch toán chi phí không có hóa đơn
Việc hạch toán chi phí thuê văn phòng đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch sổ sách mà còn tối ưu hóa chi phí thuế. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn thực hiện đúng và đầy đủ việc hạch toán theo quy định hiện hành. Cảm ơn bạn đã theo dõi và hãy tiếp tục ủng hộ website Kế Toán 5T trong thời gian tới nhé!
