Việc hạch toán lương theo Thông tư 200 là một vấn đề quan trọng đối với mọi bộ phận kế toán trong doanh nghiệp. Hiểu và áp dụng đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro về mặt pháp lý cũng như tối ưu hóa chi phí. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết về quy trình hạch toán lương theo Thông tư 200, giúp bạn nắm vững các bước thực hiện.
Quy trình hạch toán lương theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
Căn cứ tính lương nhân viên
Khi thực hiện hạch toán lương theo Thông tư 200, bộ phận kế toán cần dựa trên các căn cứ quan trọng sau:
- Bảng chấm công tổng hợp trong tháng: Đây là căn cứ ghi nhận thời gian làm việc thực tế của người lao động.
- Hợp đồng lao động: Xác định mức lương cơ bản và các điều khoản liên quan đến tiền lương.
- Quy chế lương thưởng và phụ cấp: Quy định nội bộ về cách tính lương, thưởng và phụ cấp của doanh nghiệp.
Việc tập hợp đầy đủ các căn cứ trên giúp kế toán viên có cơ sở chính xác để tính toán lương cho nhân viên.
Hạch toán chi phí tiền lương và tiền thưởng
Trước khi thực hiện hạch toán lương theo Thông tư 200, kế toán viên cần xác định rõ khoản lương đó thuộc bộ phận nào. Điều này giúp hạch toán chính xác vào đúng khoản mục chi phí tương ứng.
Hạch toán tiền lương và phụ cấp
Nợ TK 241, 622, 623, 627, 641, 642: Tổng tiền lương và phụ cấp
Có TK 334: Tổng tiền lương và phụ cấp
Các tài khoản nợ được sử dụng tùy thuộc vào bộ phận nhân viên làm việc:
– TK 241: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
– TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp
– TK 623: Chi phí sử dụng máy thi công
– TK 627: Chi phí sản xuất chung
– TK 641: Chi phí bán hàng
– TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Hạch toán tiền thưởng cho nhân viên
Khi thực hiện hạch toán lương theo Thông tư 200, việc ghi nhận tiền thưởng từ quỹ khen thưởng được thực hiện như sau:
Nợ TK 3531: Tiền thưởng phải trả
Có TK 334: Tiền thưởng phải trả
Khi chi trả tiền thưởng cho nhân viên:
Nợ TK 334: Tiền thưởng chi trả
Có TK 111, 112: Tiền thưởng chi trả
Hạch toán tiền lương nghỉ phép
Việc trích trước tiền lương nghỉ phép cho nhân viên được hạch toán:
Nợ TK 622, 623, 627, 641, 642: Tiền lương nghỉ phép trích trước
Có TK 335: Tiền lương nghỉ phép trích trước
Khi phát sinh chi phí lương nghỉ phép thực tế:
Nợ TK 335: Tiền lương nghỉ phép thực tế
Có TK 334: Tiền lương nghỉ phép thực tế
Hạch toán các khoản trích theo lương theo Thông tư 200
Tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm theo lương
Theo quy định hiện hành, tỷ lệ đóng các loại bảo hiểm bắt buộc như sau:
| Các khoản trích | Doanh nghiệp đóng | Người lao động đóng | Tổng |
| BHXH | 17.5% | 8% | 25.5% |
| BHYT | 3% | 1.5% | 4.5% |
| BHTN | 1% | 1% | 2% |
| Tổng | 21.5% | 10.5% | 32% |
| KPCĐ (nếu có) | 2% | 0% | 2% |
Hạch toán các khoản tính vào chi phí doanh nghiệp
Khi thực hiện hạch toán tiền lương theo Thông tư 200, phần bảo hiểm do doanh nghiệp đóng được tính vào chi phí:
Nợ TK 241, 622, 623, 627, 641, 642: Tổng tiền BH + KPCĐ doanh nghiệp phải nộp
Có TK 3383 (BHXH): 17.5% x Tổng quỹ lương tham gia BH
Có TK 3384 (BHYT): 3% x Tổng quỹ lương tham gia BH
Có TK 3386 (BHTN): 1% x Tổng quỹ lương tham gia BH
Có TK 3382 (KPCĐ): 2% x Tổng quỹ lương tham gia BH (nếu có)
Hạch toán các khoản trừ vào lương nhân viên
Các khoản bảo hiểm do người lao động đóng được trừ vào lương hằng tháng:
Nợ TK 334: Tổng tiền bảo hiểm người lao động phải nộp
Có TK 3383 (BHXH): 8% x Tổng quỹ lương tham gia BH
Có TK 3384 (BHYT): 1.5% x Tổng quỹ lương tham gia BH
Có TK 3386 (BHTN): 1% x Tổng quỹ lương tham gia BH
Hạch toán các khoản giảm trừ khác vào lương
Hạch toán tạm ứng lương
Trong quá trình làm việc, nhân viên có thể cần tạm ứng lương. Khi đó, kế toán viên cần theo dõi và hạch toán như sau:
Nợ TK 334: Số tiền tạm ứng thực tế
Có TK 111, 112: Số tiền tạm ứng thực tế
Hạch toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
Khi thực hiện hạch toán lương theo Thông tư 200, việc khấu trừ thuế TNCN được ghi nhận:
Nợ TK 334: Số thuế TNCN khấu trừ
Có TK 3335: Số thuế TNCN khấu trừ
Trường hợp doanh nghiệp đóng thuế TNCN thay cho nhân viên:
Nợ TK 3335: Số thuế TNCN phải nộp
Có TK 111, 112: Số thuế TNCN phải nộp
Hạch toán chi trả lương nhân viên
Khi chi trả lương cho nhân viên, kế toán viên cần dựa vào bảng thanh toán lương, phiếu chi hoặc chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Tiền lương thực trả được tính bằng:
Lương thực trả = Tổng lương (bao gồm phụ cấp, thưởng) – Tiền BH – Các khoản trừ khác (tạm ứng, thuế TNCN)
Nợ TK 334: Số tiền lương thực trả
Có TK 111, 112: Số tiền lương thực trả
Trong trường hợp trả lương bằng sản phẩm hoặc hàng hóa:
Nợ TK 334: Số tiền lương phải trả
Có TK 5118: Doanh thu khác (giá bán hàng hóa)
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
Hạch toán nộp tiền bảo hiểm
Theo quy định tại Quyết định số 595/QĐ-BHXH, doanh nghiệp phải trích nộp các khoản bảo hiểm hằng tháng, chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng. Khi nộp tiền bảo hiểm, hạch toán lương theo Thông tư 200 được thực hiện như sau:
Nợ TK 3383 (BHXH): 25.5% x Tổng quỹ lương tham gia BH
Nợ TK 3384 (BHYT): 4.5% x Tổng quỹ lương tham gia BH
Nợ TK 3386 (BHTN): 2% x Tổng quỹ lương tham gia BH
Nợ TK 3382 (KPCĐ): 2% x Tổng quỹ lương tham gia BH (nếu có)
Có TK 111, 112: Tổng số tiền BH + KPCĐ phải nộp
Hạch toán tiền BHXH trả cho nhân viên
Trong quá trình làm việc, nhân viên có thể được hưởng các chế độ BHXH như ốm đau, thai sản. Khi đó, kế toán viên cần hạch toán:
Nợ TK 3383 (BHXH): Số tiền chế độ được hưởng
Có TK 334: Số tiền chế độ được hưởng
Sau khi nhận tiền từ cơ quan BHXH:
Nợ TK 112: Số tiền nhận được
Có TK 3383 (BHXH): Số tiền nhận được
Khi chi trả cho nhân viên:
Nợ TK 334: Số tiền chế độ được hưởng
Có TK 111, 112: Số tiền chế độ được hưởng
Mẫu chứng từ kế toán tiền lương theo Thông tư 200
Khi thực hiện hạch toán lương theo Thông tư 200, cần sử dụng các mẫu chứng từ kế toán sau:
| STT | Tên chứng từ | Số hiệu |
| 1 | Bảng chấm công | 01a-LĐTL |
| 2 | Bảng chấm công làm thêm giờ | 01b-LĐTL |
| 3 | Bảng thanh toán tiền lương | 02-LĐTL |
| 4 | Bảng thanh toán tiền thưởng | 03-LĐTL |
| 5 | Giấy đi đường | 04-LĐTL |
| 6 | Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành | 05-LĐTL |
| 7 | Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ | 06-LĐTL |
| 8 | Bảng thanh toán tiền thuê ngoài | 07-LĐTL |
| 9 | Hợp đồng giao khoán | 08-LĐTL |
| 10 | Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán (nghiệm thu) | 09-LĐTL |
| 11 | Bảng kê trích nộp những khoản theo lương | 10-LĐTL |
| 12 | Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội | 11-LĐTL |
Lưu ý quan trọng khi hạch toán lương theo Thông tư 200
Một số lưu ý khi hạch toán lương theo Thông tư 200:
- Thời hạn nộp bảo hiểm: Doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ nộp bảo hiểm cho người lao động hằng tháng, chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng. Việc nộp chậm có thể dẫn đến phạt tiền và tính lãi.
- Xác định đúng khoản mục chi phí: Khi hạch toán lương theo Thông tư 200, cần xác định rõ khoản lương đó thuộc bộ phận nào để hạch toán vào đúng tài khoản chi phí. Điều này giúp phản ánh chính xác chi phí phát sinh theo từng bộ phận trong doanh nghiệp.
- Lưu trữ chứng từ đầy đủ: Các chứng từ liên quan đến tiền lương cần được lưu trữ đầy đủ theo quy định, bao gồm bảng chấm công, bảng thanh toán lương, bảng kê trích nộp bảo hiểm và các chứng từ khác theo quy định của Thông tư 200.
- Theo dõi biến động lương: Doanh nghiệp cần theo dõi thường xuyên biến động về lương, phụ cấp và các khoản trích nộp để kịp thời điều chỉnh và hạch toán chính xác.
Xem thêm:
Hạch toán lương theo Thông tư 200 đòi hỏi kế toán viên phải nắm vững các quy định và thực hiện đúng quy trình. Việc hạch toán chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn góp phần quản lý tốt chi phí lương, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin do Kế Toán 5T cung cấp sẽ hữu ích cho công việc kế toán của bạn!
