Hạch toán tạm ứng cho nhà cung cấp là một trong những nghiệp vụ kế toán thường gặp khó khăn trong thực tế. Nhiều kế toán viên thường nhầm lẫn giữa các tài khoản và phương pháp hạch toán, dẫn đến sai sót trong báo cáo tài chính. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán tạm ứng cho nhà cung cấp theo đúng quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Khái niệm và quy định về tạm ứng theo Thông tư 200
Theo khoản 1 Điều 22 Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 141 được sử dụng để ghi nhận và theo dõi các khoản tạm ứng cho nhân viên trong doanh nghiệp. Khoản tạm ứng có thể là tiền mặt hoặc vật tư được doanh nghiệp giao cho người nhận thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc công việc đã được phê duyệt.
Đặc điểm quan trọng của khoản tạm ứng:
- Người nhận tạm ứng phải là nhân viên của doanh nghiệp
- Đối với trường hợp tạm ứng thường xuyên (như bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính), cần có chỉ định bằng văn bản của Giám đốc
- Người nhận tạm ứng phải hoàn trả số tiền đã nhận theo đúng mục đích và nội dung công việc được phê duyệt
- Số tiền không sử dụng hết phải được nộp lại quỹ
- Không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác
Kết cấu và nội dung của Tài khoản 141 – Tạm ứng
Bên Nợ:
- Ghi nhận các khoản tiền và vật tư đã tạm ứng cho nhân viên
Bên Có:
- Các khoản tạm ứng đã được hoàn trả hoặc thanh toán
- Số tiền tạm ứng không sử dụng hết được nộp lại quỹ hoặc trừ vào lương
- Vật tư sử dụng chưa hết được trả lại kho
Số dư bên Nợ:
- Thể hiện số tiền tạm ứng chưa được thanh toán hoặc quyết toán
Cách hạch toán tạm ứng cho nhà cung cấp
Việc hạch toán tạm ứng cho nhà cung cấp cần tuân thủ quy trình sau:
Khi tạm ứng tiền hoặc vật tư cho nhân viên
- Nợ TK 141 – Tạm ứng Có TK 111 – Tiền mặt
- Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Khi công việc hoàn thành, quyết toán khoản tạm ứng
- Nợ TK 152, 153, 156, 241, 331, 621, 623, 627, 642…
- Có TK 141 – Tạm ứng
Đối với khoản tạm ứng chi không hết
- Nợ TK 111 – Tiền mặt
- Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
- Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
- Có TK 141 – Tạm ứng
Khi số thực chi lớn hơn số tiền tạm ứng
- Nợ TK 152, 153, 156, 241, 621, 622, 627…
- Có TK 111 – Tiền mặt
Việc hạch toán tạm ứng cho nhà cung cấp cần đảm bảo đúng bản chất của giao dịch. Nếu nhân viên được tạm ứng tiền để thanh toán cho nhà cung cấp, phải hạch toán qua tài khoản 141. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp trực tiếp thanh toán cho nhà cung cấp, đây là khoản trả trước cần hạch toán qua tài khoản 331.
Các lỗi sai thường gặp khi hạch toán tạm ứng và cách khắc phục
Hạch toán tạm ứng lương vào tài khoản 141
Ví dụ: Doanh nghiệp tạm ứng lương cho nhân viên 50 triệu đồng.
Hạch toán sai:
- Nợ TK 141: 50.000.000 đồng
- Có TK 111: 50.000.000 đồng
Hạch toán đúng:
- Nợ TK 334: 50.000.000 đồng
- Có TK 111: 50.000.000 đồng
Lý do: Tạm ứng lương là khoản nợ phải trả cho người lao động theo hợp đồng lao động và Luật lao động. Do đó, cần hạch toán vào TK 334 (Phải trả người lao động) theo quy định tại điều 53, Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Hạch toán sai đối tượng và mục đích tạm ứng
Ví dụ: Kế toán chi tạm ứng 10 triệu đồng cho người quen của giám đốc không phải là nhân viên công ty.
Hạch toán sai:
- Nợ TK 141: 10.000.000 đồng
- Có TK 111: 10.000.000 đồng
Hạch toán đúng:
- Nợ TK 1388: 10.000.000 đồng
- Có TK 111: 10.000.000 đồng
Lý do: Theo quy định, người nhận tạm ứng phải là nhân viên của doanh nghiệp và khoản tạm ứng phải phục vụ mục đích sản xuất kinh doanh. Khoản chi cho người không phải nhân viên công ty cần hạch toán vào tài khoản 1388 (Phải thu khác).
Nhầm lẫn khi hạch toán tạm ứng mua hàng
Ví dụ: Doanh nghiệp thanh toán trước 5 triệu đồng cho nhà cung cấp.
Cách 1 – Hạch toán sai:
- Nợ TK 141: 5.000.000 đồng
- Có TK 111/112: 5.000.000 đồng
Hạch toán đúng:
- Nợ TK 331: 5.000.000 đồng
- Có TK 111/112: 5.000.000 đồng
Cách 2 – Trường hợp tạm ứng cho nhân viên mua hàng:
- Nợ TK 141: 5.000.000 đồng
- Có TK 111: 5.000.000 đồng
Lý do: Hạch toán tạm ứng cho nhà cung cấp dựa vào bản chất giao dịch. Nếu doanh nghiệp trả trước tiền cho nhà cung cấp, đây là khoản trả trước hàng, cần hạch toán vào TK 331. Nếu tạm ứng cho nhân viên để mua hàng, hạch toán vào TK 141.
Kiểm soát hồ sơ tạm ứng – hoàn ứng
Hồ sơ tạm ứng cần có:
- Giấy đề nghị tạm ứng
- Phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi
- Chứng từ kèm theo (nếu có): Mua vật tư/hàng hóa: Báo giá, đơn đặt hàng. Công tác: Thư mời, quyết định cử đi công tác, kế hoạch công tác
Hồ sơ hoàn ứng cần có:
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng
- Hóa đơn GTGT, bảng kê, hợp đồng, biên bản nghiệm thu
- Trường hợp chi thêm: Phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi
- Trường hợp thu lại tiền dư: Phiếu thu và giấy nộp tiền
- Chứng từ khác (nếu có)
Những trường hợp phát sinh cần lưu ý
Trường hợp doanh nghiệp chi tạm ứng nhưng chưa nhận được hồ sơ hoàn ứng sau thời gian dài
Kế toán cần lập danh sách các khoản tạm ứng quá hạn và báo cáo với ban lãnh đạo. Có thể áp dụng chế tài như khấu trừ vào lương hoặc yêu cầu hoàn ứng ngay để tránh chiếm dụng dòng tiền.
Trường hợp chứng từ hoàn ứng không đầy đủ hoặc không phù hợp
- Chứng từ không phù hợp: Nhân viên mua hàng tại nơi không phát hành hóa đơn hợp pháp nhưng sử dụng hóa đơn từ nhà cung cấp khác để hoàn ứng.
- Thiếu chứng từ: Thiếu hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận hàng, hoặc thiếu chữ ký theo quy định.
Kinh nghiệm quản lý và khắc phục tình trạng thiếu hồ sơ hoàn ứng
Một số kinh nghiệm bạn nên áp dụng khi hạch toán tạm ứng cho nhà cung cấp:
- Theo dõi chi tiết từng đối tượng tạm ứng: Quá trình kiểm tra mã vụ việc và dự án cần được thực hiện một cách nghiêm túc và cẩn thận. Đặc biệt, trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều dự án cùng lúc, việc phân biệt rõ các khoản chi thuộc dự án nào là vô cùng quan trọng để đánh giá hiệu quả kinh tế của từng dự án.
- Đảm bảo hồ sơ hoàn ứng đầy đủ và hợp lệ: Đối với hoạt động mua hàng, việc đảm bảo có đầy đủ các tài liệu như đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, hợp đồng, hóa đơn GTGT, biên bản giao nhận hàng hóa và phiếu bảo hành (nếu có).
- Xây dựng quy trình và công cụ quản lý hiệu quả: Để quản lý và khắc phục tình trạng thiếu hồ sơ hoàn ứng, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình quản lý tạm ứng chặt chẽ từ lúc phê duyệt đến khi hoàn tất. Quy trình này nên quy định cụ thể về thời hạn hoàn ứng, trách nhiệm của từng bộ phận và cá nhân liên quan, cũng như các biện pháp xử lý khi vi phạm.
- Đào tạo và nâng cao nhận thức: Việc đào tạo nhân viên về quy trình tạm ứng và hoàn ứng là rất cần thiết. Nhiều trường hợp thiếu hồ sơ hoàn ứng không phải do cố ý mà là do nhân viên không hiểu rõ yêu cầu hoặc không biết cách thu thập và lưu trữ các chứng từ cần thiết. Do đó, việc tổ chức các khóa đào tạo định kỳ về quy trình tạm ứng, cách nhận diện hóa đơn hợp pháp, và cách thức hoàn ứng chính xác sẽ giúp giảm thiểu những sai sót không đáng có (tham khảo Khóa học kế toán tồng hợp của 5T).
Xem thêm:
Hạch toán tạm ứng cho nhà cung cấp đòi hỏi sự cẩn trọng và hiểu biết sâu về bản chất giao dịch. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm soát chặt chẽ từ khâu phê duyệt tạm ứng đến hoàn ứng, đảm bảo đầy đủ chứng từ hợp lệ. Việc quản lý tốt các khoản tạm ứng sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền hiệu quả và hạn chế rủi ro tài chính. Nếu còn bất cứ thắc mắc nào, hãy liên hệ ngay Kế Toán 5T nhé!
