Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên là một nghiệp vụ kế toán phổ biến mà nhiều kế toán viên cần nắm vững. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ về cách thức thực hiện đúng quy định, tránh những sai sót thường gặp và áp dụng đúng các nguyên tắc kế toán theo quy định hiện hành.
Tạm ứng lương là gì?
Tạm ứng lương là việc người lao động nhận được một phần hoặc toàn bộ tiền lương trước thời hạn trả lương chính thức. Đây không phải là khoản vay, do đó người lao động không phải trả bất kỳ khoản lãi suất nào.
Hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên cần được thực hiện khi doanh nghiệp chi trả cho người lao động nhằm mục đích:
- Hỗ trợ người lao động giải quyết nhu cầu tài chính cấp bách
- Tạm ứng để thực hiện công việc kinh doanh được giao
- Thực hiện theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp và người lao động
Theo quy định, người sử dụng lao động phải cho người lao động tạm ứng tiền lương tương ứng với số ngày tạm thời nghỉ việc để thực hiện nghĩa vụ công dân (từ 1 tuần trở lên). Tuy nhiên, khoản tạm ứng này không được vượt quá 1 tháng lương theo hợp đồng lao động và người lao động phải hoàn trả số tiền đã tạm ứng.
Nguyên tắc hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên
Khi thực hiện hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên, kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
Sử dụng tài khoản kế toán phù hợp
Căn cứ theo Điều 53 Thông tư 200/2014/TT-BTC, khoản tạm ứng lương được hạch toán vào tài khoản 334 – Phải trả người lao động. Đây là điểm quan trọng mà nhiều kế toán viên thường nhầm lẫn với tài khoản 141 – Tạm ứng.
Nguyên tắc đối với người nhận tạm ứng
Theo Điều 22 Thông tư 200/2014/TT-BTC, khi hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên, cần lưu ý:
- Người nhận tạm ứng phải là người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp
- Người nhận tạm ứng phải chịu trách nhiệm về khoản tiền đã nhận
- Số tiền tạm ứng không sử dụng hoặc không sử dụng hết phải nộp lại quỹ
- Không được chuyển tiền tạm ứng cho người khác sử dụng
- Khoản tạm ứng không hoàn trả sẽ bị trừ trực tiếp vào lương của người nhận
Quy trình thanh toán tạm ứng
Sau khi hoàn thành nhiệm vụ được giao, người nhận tạm ứng phải:
- Lập bảng thanh toán tạm ứng
- Đính kèm chứng từ, hóa đơn gốc để chứng minh việc sử dụng tiền
- Thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng trước khi nhận tạm ứng kỳ sau
Những sai sót thường gặp khi hạch toán tạm ứng lương
Hạch toán sai tài khoản kế toán
Một trong những sai sót phổ biến khi hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên là sử dụng tài khoản 141 thay vì tài khoản 334. Xét ví dụ sau:
Doanh nghiệp A chi tiền mặt tạm ứng lương cho nhân viên tại xưởng sản xuất B với số tiền 40 triệu đồng.
Cách hạch toán sai:
- Nợ TK 141: 40 triệu đồng
- Có TK 111: 40 triệu đồng
Cách hạch toán đúng:
- Nợ TK 334: 40 triệu đồng
- Có TK 111: 40 triệu đồng
Mặc dù đều là khoản tiền tạm ứng từ doanh nghiệp cho người lao động, nhưng khoản lương tạm ứng nhằm giải quyết nhu cầu trong cuộc sống của người lao động thuộc tài khoản nợ phải trả (TK 334) theo quy định tại Điều 53 Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Hạch toán sai đối tượng và mục đích tạm ứng
Khi hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên, việc xác định đúng đối tượng và mục đích tạm ứng rất quan trọng. Theo điểm a, b khoản 1 Điều 22 Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 141 chỉ được sử dụng khi:
- Tạm ứng cho người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp
- Khoản tạm ứng phục vụ mục đích sản xuất, kinh doanh được phê duyệt
Ví dụ: Công ty C chi 20 triệu đồng cho chị D (không phải nhân viên công ty) theo yêu cầu của giám đốc.
Cách hạch toán sai:
- Nợ TK 141: 20 triệu đồng (chị D)
- Có TK 111: 20 triệu đồng
Cách hạch toán đúng:
- Nợ TK 1388: 20 triệu đồng (chị D)
- Có TK 111: 20 triệu đồng
Trong trường hợp này, không sử dụng tài khoản 141 vì đối tượng không phải là nhân viên công ty và khoản tiền không phục vụ mục đích kinh doanh.
Hạch toán tạm ứng mua hàng
Nhiều kế toán viên thường nhầm lẫn khi hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên với tạm ứng mua hàng. Xét ví dụ sau:
Công ty E thanh toán trước 30% tiền mua hàng cho nhà cung cấp, tương đương 4 triệu đồng.
Cách hạch toán sai:
- Nợ TK 141: 4 triệu đồng
- Có TK 111: 4 triệu đồng
Cách hạch toán đúng:
- Nợ TK 331: 4 triệu đồng
- Có TK 111: 4 triệu đồng
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp tạm ứng tiền cho nhân viên để mua hàng phục vụ kinh doanh, cách hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên sẽ như sau:
- Nợ TK 141: 4 triệu đồng
- Có TK 111: 4 triệu đồng
Hồ sơ chứng từ khi hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên
Hồ sơ tạm ứng
Khi thực hiện hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên, doanh nghiệp cần lưu trữ các chứng từ sau:
- Giấy đề nghị tạm ứng (có thể sử dụng mẫu 03-TT theo Thông tư 200/2014/TT-BTC).
- Phiếu chi (đối với tiền mặt) hoặc ủy nhiệm chi (đối với chuyển khoản).
- Chứng từ xác nhận kèm theo (nếu có): Trường hợp mua hàng: báo giá, đơn đặt hàng; trường hợp đi công tác: thư mời, quyết định, kế hoạch công tác.
Hồ sơ hoàn ứng
Sau khi hoàn thành nhiệm vụ, người nhận tạm ứng cần hoàn trả số tiền dư (nếu có). Hồ sơ hoàn ứng bao gồm:
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng (có thể sử dụng mẫu 04-TT theo Thông tư 200/2014/TT-BTC)
- Chứng từ, hóa đơn chứng minh (hóa đơn giá trị gia tăng, bản kê, hợp đồng, biên bản nghiệm thu…)
- Phiếu chi, ủy nhiệm chi (nếu phát sinh chi thêm)
- Phiếu thu, giấy nộp tiền (nếu phát sinh khoản thu lại tiền dư)
- Chứng từ xác nhận khác (nếu có)
Quy trình chi tiền tạm ứng lương cho nhân viên
Quy trình hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên cần tuân theo các bước sau:
- Tiếp nhận yêu cầu tạm ứng: Quá trình tạm ứng lương bắt đầu khi nhân viên có nhu cầu tạm ứng. Nhân viên sẽ nộp đơn hoặc thông báo trực tiếp với quản lý hoặc bộ phận nhân sự về nhu cầu tạm ứng lương của mình. Sau đó, nhân viên cần lập giấy đề nghị tạm ứng theo đúng mẫu 03-TT được quy định trong Thông tư 200/2014/TT-BTC.
- Xem xét và phê duyệt: Sau khi nhận được giấy đề nghị tạm ứng từ nhân viên, trưởng phòng hoặc quản lý bộ phận sẽ xem xét và ký duyệt giấy đề nghị này. Tiếp theo, giám đốc sẽ xem xét và phê duyệt yêu cầu tạm ứng một lần nữa để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của yêu cầu.
- Lập chứng từ và chi tiền: Khi yêu cầu tạm ứng đã được phê duyệt, kế toán thanh toán sẽ tiến hành kiểm tra thông tin và lập phiếu chi tạm ứng theo mẫu 02-TT của Thông tư 200/2014/TT-BTC. Sau đó, kế toán trưởng sẽ kiểm tra và ký duyệt phiếu chi này. Giám đốc cũng cần ký duyệt phiếu chi để hoàn tất quy trình phê duyệt. Cuối cùng, thủ quỹ sẽ chi tiền cho nhân viên theo đúng số tiền đã được ghi trên giấy yêu cầu tạm ứng.
- Ghi chép kế toán và lưu trữ chứng từ: Sau khi chi tiền tạm ứng, kế toán thanh toán sẽ thực hiện hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên theo đúng quy định hiện hành. Thủ quỹ có trách nhiệm lưu trữ đầy đủ hồ sơ và chứng từ liên quan, bao gồm giấy yêu cầu tạm ứng và phiếu chi tạm ứng để phục vụ cho công tác kiểm tra và đối chiếu sau này.
Định khoản chi tiền tạm ứng cho nhân viên đi công tác
Khi nhân viên đi công tác, việc hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên được thực hiện như sau:
Khi chi tiền tạm ứng:
- Nợ TK 141: X đồng (ghi rõ tên nhân viên)
- Có TK 111: X đồng
Khi nhân viên quyết toán tạm ứng:
a) Trường hợp số tiền chi đúng bằng số tiền tạm ứng:
- Nợ TK 642/641/642…: X đồng (tùy mục đích sử dụng)
- Có TK 141: X đồng
b) Trường hợp số tiền chi nhỏ hơn số tiền tạm ứng:
- Nợ TK 642/641/642…: Y đồng (tùy mục đích sử dụng)
- Nợ TK 111: X-Y đồng (nhân viên nộp lại tiền thừa)
- Có TK 141: X đồng
c) Trường hợp số tiền chi lớn hơn số tiền tạm ứng:
- Nợ TK 642/641/642…: Z đồng (tùy mục đích sử dụng)
- Có TK 141: X đồng
- Có TK 111: Z-X đồng (doanh nghiệp chi thêm)
Lưu ý quan trọng khi hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên
Doanh nghiệp nên đảm bảo nhân viên hoàn ứng xong mới được tạm ứng lần sau. Việc này giúp hạn chế dòng tiền tạm ứng bị chiếm dụng trong doanh nghiệp, đồng thời tạo nên một quy trình quản lý tài chính chặt chẽ và hiệu quả.
- Cần phân biệt rõ giữa tạm ứng lương và tạm ứng để thực hiện công việc: Đối với tạm ứng lương, doanh nghiệp sẽ hạch toán vào TK 334. Trong khi đó, tạm ứng để thực hiện công việc được hạch toán vào TK 141. Sự phân biệt này giúp việc theo dõi và quản lý tài chính của doanh nghiệp được chính xác và minh bạch.
- Theo dõi và kiểm tra chặt chẽ: Theo dõi và kiểm tra chặt chẽ các chứng từ hoàn ứng để đảm bảo tính hợp lệ của các khoản chi là một yêu cầu quan trọng trong quy trình quản lý tạm ứng. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro về tài chính và đảm bảo tuân thủ các quy định kế toán hiện hành.
- Cần ghi rõ thông tin để quản lý: Khi hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên, cần ghi rõ tên người nhận tạm ứng để dễ dàng theo dõi và quản lý. Thông tin này giúp doanh nghiệp có thể nhanh chóng tra cứu và đối chiếu khi cần thiết, đồng thời hỗ trợ công tác kiểm toán và báo cáo tài chính.
- Quy định rõ về thời hạn thanh toán: Thời hạn thanh toán tạm ứng cần được quy định rõ ràng trong quy chế tài chính của doanh nghiệp. Quy định này giúp cả doanh nghiệp và nhân viên có thể thực hiện đúng trách nhiệm của mình, đồng thời đảm bảo tính kỷ luật trong quản lý tài chính của tổ chức.
Xem thêm:
- Hướng dẫn cách hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp
- Hướng dẫn cách hạch toán lương theo Thông tư 200
Hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên là một nghiệp vụ kế toán quan trọng trong doanh nghiệp. Việc thực hiện đúng các nguyên tắc, quy trình và định khoản kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả quản lý tài chính nội bộ. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết và hãy tiếp tục ủng hộ website Kế Toán 5T nhé!
