Trong bộ máy kế toán của doanh nghiệp, vị trí kế toán thu chi đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Họ là người trực tiếp quản lý dòng tiền, đảm bảo tính minh bạch trong các giao dịch tài chính. Bài viết của Kế Toán 5T sẽ giúp bạn hiểu rõ kế toán thu chi làm những gì, các nhiệm vụ chính và những kỹ năng cần thiết để thực hiện tốt công việc này.
Kế toán thu chi là gì?
Kế toán thu chi là người chịu trách nhiệm quản lý, kiểm soát các chứng từ liên quan đến thu nhập và chi tiêu trong doanh nghiệp. Họ đảm bảo mọi khoản thu chi đều được ghi chép đầy đủ, chính xác, có đủ chứng từ hợp pháp để minh chứng trước cơ quan thuế. Vị trí này đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn thận và kiến thức chuyên môn vững vàng về quy trình tài chính.
Tổng hợp các công việc của kế toán thu chi
Công việc của kế toán thu chi bao gồm nhiều nhiệm vụ đa dạng liên quan đến quản lý dòng tiền trong doanh nghiệp. Dưới đây là những công việc chính mà kế toán thu chi cần thực hiện hàng ngày:
Quản lý các khoản thu
Công việc quản lý các khoản thu là một trong những nhiệm vụ cốt lõi của kế toán thu chi, đảm bảo doanh thu được ghi nhận chính xác và minh bạch. Kế toán thu chi chịu trách nhiệm thu tiền từ các nguồn như thu ngân hàng ngày hoặc các khoản thu khác, đồng thời theo dõi các khoản tiền gửi vào ngân hàng để đảm bảo không có sai sót.
Họ lập phiếu thu, kiểm tra cẩn thận nội dung và số tiền trên phiếu so với chứng từ gốc, đồng thời xác minh ngày tháng và chữ ký của người được ủy quyền. Việc yêu cầu người nộp tiền ký nhận trên phiếu thu giúp tăng tính minh bạch. Ngoài ra, kế toán thu chi ghi nhận doanh thu hàng ngày vào phần mềm kế toán để theo dõi dòng tiền và lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) cho khách hàng, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về hóa đơn.
Quản lý các khoản chi
Một phần quan trọng trong công việc kế toán thu chi làm những gì là quản lý chi tiêu:
- Lập kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp theo chu kỳ hàng tuần, hàng tháng
- Thực hiện các thủ tục thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản
- Lập phiếu chi, kiểm tra chứng từ đi kèm
- Theo dõi nghiệp vụ tạm ứng và thanh toán tạm ứng
- Thực hiện các thủ tục chi tiền cho các khoản nội bộ như lương, mua hàng ngoài
- Kiểm tra số tiền chi ra cho đúng để xuất quỹ tiền mặt
Quản lý tiền mặt
Quản lý quỹ tiền mặt là một trách nhiệm thiết yếu của kế toán thu chi, nhằm đảm bảo dòng tiền mặt được kiểm soát chặt chẽ và an toàn. Họ kiểm tra số tiền thu vào và chi ra hàng ngày để đảm bảo số liệu chính xác, đồng thời sắp xếp tiền mặt tồn quỹ theo từng loại (ví dụ: mệnh giá) và kiểm tra lại vào cuối ngày. Việc khóa sổ và niêm yết két trước khi rời văn phòng giúp bảo vệ tài sản doanh nghiệp.
Kế toán thu chi cũng chốt số tiền thu được hàng ngày với Thủ Quỹ để đối chiếu, tránh sai lệch. Nhiệm vụ này không chỉ đòi hỏi sự cẩn thận mà còn yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về quản lý tiền mặt để giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc gian lận.
Quản lý công nợ
Quản lý công nợ là một nhiệm vụ quan trọng giúp kế toán thu chi kiểm soát các khoản phải thu và phải trả của doanh nghiệp. Họ kiểm tra công nợ của khách hàng bán buôn, đảm bảo các khoản thanh toán được thực hiện đúng hạn. Việc gửi thông báo xác nhận công nợ định kỳ cho khách hàng giúp duy trì sự minh bạch và tránh tranh chấp.
Ngoài ra, kế toán thu chi lập báo cáo công nợ định kỳ để trình bày với Ban lãnh đạo, cung cấp thông tin quan trọng cho việc ra quyết định tài chính. Nhiệm vụ này đòi hỏi kỹ năng phân tích và giao tiếp tốt, đồng thời cần sự chính xác trong việc theo dõi và cập nhật số liệu công nợ.
Quản lý chứng từ
Một nhiệm vụ quan trọng trong công việc kế toán thu chi làm những gì là quản lý chứng từ:
- Đối chiếu nội dung, số tiền trên phiếu thu/chi với chứng từ nguyên bản
- Kiểm tra và rà soát chứng từ liên quan đến thu chi
- Lưu trữ chứng từ theo quy định
- Đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ gốc đi kèm
Quy trình kế toán thu chi tiền mặt
Để hiểu rõ hơn kế toán thu chi làm những gì, chúng ta cần nắm vững quy trình thu chi tiền mặt:
Quy trình kế toán thu tiền mặt
Quy trình kế toán thu tiền mặt bao gồm những bước như sau:
- Người nộp tiền viết giấy đề nghị nộp tiền và chuyển cho kế toán thanh toán
- Kế toán thanh toán lập phiếu thu (3 liên) và chuyển cho kế toán trưởng
- Kế toán trưởng ký duyệt phiếu thu và chuyển lại cho kế toán thanh toán
- Người nộp tiền đưa phiếu thu cho thủ quỹ, nộp tiền và ký vào phiếu thu
- Thủ quỹ nhận tiền, vào sổ quỹ, giữ liên 2, giao liên 3 cho người nộp tiền và liên 1 cho kế toán thanh toán
- Kế toán thanh toán lưu chứng từ và vào sổ tiền mặt (TK 111)
Quy trình kế toán chi tiền mặt
Quy tình kế toán chi tiền mặt bao gồm những bước như sau:
- Người đề nghị chi tiền làm giấy đề nghị thanh toán/tạm ứng
- Kế toán thanh toán lập phiếu chi và nộp lên kế toán trưởng
- Kế toán trưởng xem xét và chuyển lên giám đốc để ký duyệt
- Giám đốc ký duyệt và chuyển lại cho kế toán thanh toán
- Kế toán thanh toán giao phiếu chi cho thủ quỹ
- Thủ quỹ chi tiền, yêu cầu người nhận ký vào phiếu chi
- Thủ quỹ ghi vào sổ quỹ, giữ liên 2 và chuyển liên 1 cho kế toán thanh toán
Trình tự luân chuyển chứng từ thu chi tiền mặt
Kế toán thu chi làm những gì trong quy trình luân chuyển chứng từ? Chứng từ được luân chuyển theo trình tự sau:
- Người đề nghị thu/chi gửi chứng từ đến bộ phận tiếp nhận
- Kế toán thanh toán kiểm tra chứng từ và lập phiếu thu/chi
- Kế toán trưởng kiểm tra và ký duyệt
- Giám đốc xem xét và phê duyệt theo hạn mức
- Kế toán thanh toán lập chứng từ thu/chi cuối cùng
- Thủ quỹ thực hiện thu/chi tiền và ghi sổ quỹ
Quyền hạn của kế toán thu chi
Kế toán thu chi làm những gì về mặt quyền hạn? Họ có các quyền hạn sau:
-
Yêu cầu kiểm tra số liệu: Kế toán thu chi có quyền yêu cầu kế toán cơ sở kiểm tra số liệu trên sổ quỹ tiền mặt và sổ sách kế toán để đảm bảo tính chính xác.
-
Tiến hành kiểm kê đột xuất: Họ được phép thực hiện kiểm kê đột xuất khi cần thiết để xác minh số tiền mặt tồn quỹ.
-
Chịu trách nhiệm với cơ sở: Kế toán thu chi chịu trách nhiệm trước cơ sở và các bộ phận liên quan, đảm bảo giao dịch thu chi đúng quy định.
-
Báo cáo sự cố: Họ có quyền báo cáo trực tiếp với phụ trách cơ sở khi phát hiện sự cố gây thiệt hại đến tiền mặt, đảm bảo xử lý kịp thời.
Kỹ năng cần có của kế toán thu chi
Để trả lời câu hỏi kế toán thu chi làm những gì một cách hiệu quả, người giữ vị trí này cần có các kỹ năng sau:
- Kỹ năng chuyên môn: Kế toán thu chi cần nắm vững các quy định về chứng từ kế toán và sổ sách liên quan đến thu chi. Họ phải hiểu rõ quy trình kế toán và các quy định pháp luật hiện hành. Điều này đảm bảo công việc tuân thủ đúng chuẩn mực kế toán.
- Kỹ năng tin học văn phòng: Việc thành thạo các phần mềm kế toán là yêu cầu quan trọng đối với kế toán thu chi. Phần mềm giúp họ quản lý dòng tiền và chứng từ hiệu quả. Ngoài ra, kế toán thu chi cần sử dụng thành thạo Word, Excel và Internet để xử lý công việc. Excel hỗ trợ tính toán và lập bảng biểu số liệu hiệu quả. Word được dùng để soạn thảo văn bản và báo cáo. Kỹ năng Internet giúp tra cứu thông tin và quy định pháp luật.
- Tư duy logic: Tư duy logic giúp kế toán thu chi sắp xếp giấy tờ và lưu trữ chứng từ khoa học. Họ cần phân loại chứng từ theo trình tự thời gian để dễ tra cứu. Cách tổ chức này đảm bảo tính ngăn nắp và minh bạch. Tư duy logic hỗ trợ việc tìm kiếm thông tin nhanh chóng. Điều này nâng cao hiệu quả quản lý chứng từ.
- Tính tỉ mỉ, cẩn thận: Kế toán thu chi cần làm việc với độ chính xác cao để tránh sai sót. Tính tỉ mỉ giúp họ kiểm tra kỹ lưỡng số liệu trước khi ghi nhận. Điều này đảm bảo báo cáo tài chính không có lỗi. Cẩn thận trong từng thao tác giảm thiểu rủi ro tài chính. Kỹ năng này là yếu tố cốt lõi trong công việc kế toán.
- Khả năng xử lý số liệu: Kế toán thu chi cần nhanh nhạy và logic khi xử lý số liệu. Họ phải phát hiện nhanh các sai sót trong số liệu để kịp thời chỉnh sửa. Kỹ năng này giúp đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính.
Những sai lầm kế toán thu chi cần tránh
Kế toán thu chi làm những gì để tránh sai sót? Dưới đây là những sai lầm thường gặp:
Về chứng từ
Một số sai sót phổ biến khi quản lý chứng từ:
- Biểu mẫu không tuân theo quy định hoặc thiếu thông tin cần thiết
- Chứng từ gốc không đảm bảo tính hợp pháp
- Khoản chi vượt 100.000 đồng không có hóa đơn tài chính
- Các chứng từ gốc không đảm bảo tính logic về thời gian
- Không lập bảng kê chi phí khi có nhiều nội dung và chứng từ kèm theo
- Lưu trữ chứng từ không khoa học, không phân loại rõ ràng
Về chi phí cho nhân viên
Một số sai sót về chi phí quản lý nhân viên:
- Thiếu chữ ký của người nhận tiền trên bảng lương
- Không có giấy báo làm thêm giờ khi thanh toán làm thêm
- Không ghi rõ lý do, thời gian, địa điểm khi chi công tác
Về sổ sách
Một số sai sót về sổ sách kế toán:
- Không có biên bản kiểm kê tiền mặt tồn quỹ
- Số tiền trên phiếu thu/chi và sổ sách kế toán không khớp
- Không mở sổ theo dõi chi tiết theo từng ngân hàng
Về hạch toán
Một số sai lầm về hạch toán kế toán:
- Hạch toán thu chi nội bộ không kịp thời
- Hạch toán sai hoặc thiếu nghiệp vụ phát sinh
- Quản lý thu chi tiền mặt không chặt chẽ
Xem thêm: Tài liệu học kế toán cho người mới bắt đầu
Cơ hội nghề nghiệp của kế toán thu chi
Kế toán thu chi làm những gì để phát triển sự nghiệp? Vị trí này có nhiều cơ hội:
- Nhu cầu tuyển dụng cao ở các doanh nghiệp, tổ chức: Kế toán thu chi là vị trí có nhu cầu tuyển dụng cao ở các doanh nghiệp và tổ chức. Mọi công ty đều cần quản lý dòng tiền hiệu quả, tạo nhiều cơ hội việc làm. Vị trí này phù hợp với cả doanh nghiệp nhỏ và lớn. Nhu cầu ổn định giúp kế toán thu chi dễ tìm việc. Cơ hội này đặc biệt hấp dẫn với người mới vào nghề.
- Mức lương ổn định: Mức lương của kế toán thu chi dao động từ 7 đến 15 triệu đồng, tùy kinh nghiệm và quy mô công ty. Người mới bắt đầu thường nhận lương ở mức thấp hơn, khoảng 7-10 triệu. Với kinh nghiệm và kỹ năng tốt, lương có thể đạt 15 triệu. Mức lương này khá cạnh tranh trong ngành kế toán. Điều này khuyến khích kế toán thu chi phát triển chuyên môn.
- Khả năng thăng tiến: Kế toán thu chi có khả năng thăng tiến lên vị trí kế toán trưởng khi tích lũy đủ kinh nghiệm. Vị trí này cung cấp nền tảng vững chắc về quản lý tài chính. Kỹ năng và kiến thức tích lũy giúp họ đảm nhận vai trò cao hơn. Việc học hỏi thêm chuyên môn là yếu tố then chốt. Cơ hội thăng tiến tạo động lực phát triển sự nghiệp lâu dài.
Nếu đang tìm hiểu một Khóa học kế toán tổng hợp, hãy tham khảo Kế Toán 5T. Lớp học kế toán tổng hợp tại Kế Toán 5T không chỉ tập trung vào vị trí kế toán thu chi mà còn cung cấp kiến thức toàn diện về kế toán, từ nguyên lý cơ bản đến thực hành chuyên sâu, phù hợp cho người mới bắt đầu và những ai muốn nâng cao chuyên môn.
Khóa học có hai lựa chọn lịch học phù hợp với người bận rộn. Lớp 1 học tối thứ 4 và thứ 6 từ 18h30 đến 20h30. Lớp 2 học cả ngày thứ 7, sáng từ 9h đến 11h, chiều từ 15h đến 17h. Lịch học linh hoạt giúp học viên dễ dàng sắp xếp thời gian. Đây là điểm mạnh của Kế Toán 5T trong việc hỗ trợ học viên. Học phí cực hợp lý, chỉ 4.000.000đ cho 32 buổi học. Liên hệ ngay Zalo số 0978.611.928 để được hướng dẫn chi tiết!
Trên đây là giải đáp chi tiết cho câu hỏi kế toán thu chi làm những gì. Nếu bạn đang tìm hiểu về vị trí này, hãy chú ý phát triển các kỹ năng cần thiết và tránh những sai lầm thường gặp để trở thành kế toán thu chi chuyên nghiệp. Đừng ngại liên hệ Kế Toán 5T nếu còn bất cứ thắc mắc nào nhé!
