Việc tự quyết toán thuế TNCN (Thuế thu nhập cá nhân) là trách nhiệm quan trọng mà cá nhân phải thực hiện trong một số trường hợp nhất định. Tự quyết toán thuế giúp đảm bảo sự minh bạch trong việc đóng góp thuế và tránh những vi phạm liên quan đến pháp lý. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ khi nào mình cần thực hiện nghĩa vụ này. Vậy khi nào cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN? Hãy cùng Kế Toán 5T khám phá để nắm bắt thông tin đúng đắn, tránh rủi ro không đáng có!
Tổng quan về quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là nghĩa vụ quan trọng của người lao động tại Việt Nam. Đối với chủ doanh nghiệp, việc nắm rõ các quy định về khi nào cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn hỗ trợ người lao động thực hiện đúng nghĩa vụ thuế của mình.
Theo quy định hiện hành, không phải mọi cá nhân đều phải tự quyết toán thuế TNCN. Có những trường hợp cá nhân được ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay, nhưng cũng có nhiều trường hợp cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ về các trường hợp phải tự quyết toán thuế TNCN, hồ sơ cần thiết và cách thức thực hiện quyết toán thuế.
Khi nào cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN?
Căn cứ theo tiết d.3 điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP và điểm a khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công phải tự quyết toán thuế TNCN trong các trường hợp sau:
Các trường hợp liên quan đến số thuế phải nộp
- Cá nhân có số thuế phải nộp thêm sau quyết toán.
- Cá nhân có số thuế nộp thừa và đề nghị hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.
Lưu ý: Cá nhân không phải quyết toán thuế TNCN nếu:
- Có số thuế phải nộp thêm sau quyết toán từ 50.000 đồng trở xuống.
- Có số thuế phải nộp nhỏ hơn số thuế đã tạm nộp và không yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ.
Các trường hợp liên quan đến thu nhập vãng lai
Khi nào cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN khi có thu nhập vãng lai? Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị, đồng thời có thu nhập vãng lai ở nơi khác phải tự quyết toán trong các trường hợp:
- Thu nhập vãng lai chưa khấu trừ thuế hoặc khấu trừ chưa đủ.
- Thu nhập vãng lai bình quân tháng trong năm trên 10 triệu đồng đã khấu trừ thuế 10%.
- Thu nhập vãng lai bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng, đã khấu trừ thuế 10% nhưng có yêu cầu quyết toán.
Các trường hợp liên quan đến thời gian cư trú và người nước ngoài
Các trường hợp này bao gồm:
- Cá nhân có mặt tại Việt Nam trong năm dương lịch đầu tiên dưới 183 ngày, nhưng tính trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam là từ 183 ngày trở lên.
- Người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam phải quyết toán thuế trước khi xuất cảnh.
Các trường hợp đặc biệt khác
Các trường hợp đặc biệt bao gồm:
- Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công đồng thời thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo ảnh hưởng đến khả năng nộp thuế.
- Cá nhân đã được tổ chức trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN (trừ trường hợp tổ chức trả thu nhập đã thu hồi và hủy chứng từ khấu trừ).
- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị nhưng vào thời điểm quyết toán không làm việc tại tổ chức đó.
- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại nhiều nơi.
- Cá nhân chỉ có thu nhập vãng lai đã khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10%.
- Cá nhân chưa đăng ký mã số thuế.
Hồ sơ cần thiết khi cá nhân tự quyết toán thuế TNCN
Đây là một trong những nội dung cần tìm hiểu khi tìm hiểu khi nào cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN. Khi cá nhân thuộc trường hợp phải tự quyết toán thuế TNCN, họ cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau theo quy định tại điểm b tiết 9.2 và điểm b tiết 9.9 Khoản 9 Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP và khoản 2 Điều 87 Thông tư 80/2021/TT-BTC:
- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo mẫu 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc theo mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Bản sao các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có).Lưu ý: Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế do đã chấm dứt hoạt động, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xử lý hồ sơ quyết toán mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.
- Bản sao Giấy chứng nhận khấu trừ thuế do cơ quan trả thu nhập cấp hoặc Bản sao chứng từ ngân hàng đối với số thuế đã nộp ở nước ngoài.
- Bản sao các hóa đơn chứng từ chứng minh khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có).
- Tài liệu chứng minh về số tiền đã trả của đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài trong trường hợp cá nhân nhận thu nhập từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán và nhận thu nhập từ nước ngoài.
- Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc (nếu tính giảm trừ cho người phụ thuộc tại thời điểm quyết toán thuế đối với người phụ thuộc chưa thực hiện đăng ký).
Nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN
Căn cứ khoản 8 Điều 11 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, việc xác định nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể:
Đối với cá nhân trực tiếp khai thuế theo tháng hoặc quý
Cá nhân kê khai thuế theo tháng/quý sẽ nộp hồ sơ tại:
- Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công do tổ chức, cá nhân tại Việt Nam trả chưa khấu trừ thuế: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập.
- Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công trả từ nước ngoài: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý nơi cá nhân phát sinh công việc tại Việt Nam hoặc nơi cá nhân cư trú (nếu không phát sinh công việc tại Việt Nam).
Đối với cá nhân trực tiếp khai quyết toán thuế
Cá nhân trực tiếp kê khai thuế nộp hồ sơ tại:
- Cá nhân có thu nhập tiền lương, tiền công tại một nơi: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi cá nhân trực tiếp khai thuế trong năm.
- Cá nhân có thu nhập tiền lương, tiền công tại hai nơi trở lên: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi có nguồn thu nhập lớn nhất trong năm. Nếu không xác định được nguồn thu nhập lớn nhất, cá nhân có thể tự lựa chọn nơi nộp hồ sơ.
- Cá nhân có thu nhập thuộc diện tổ chức chi trả khấu trừ tại nguồn từ hai nơi trở lên: Nếu đã tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại một tổ chức, nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý tổ chức đó. Nếu có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức cuối cùng có tính giảm trừ gia cảnh, nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý tổ chức cuối cùng. Nếu không tính giảm trừ gia cảnh ở bất kỳ tổ chức nào, nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
- Cá nhân không ký hợp đồng lao động, hoặc ký dưới 03 tháng, hoặc ký hợp đồng cung cấp dịch vụ đã khấu trừ 10%: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
- Cá nhân không còn làm việc tại bất kỳ tổ chức nào vào thời điểm quyết toán: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
Hướng dẫn cá nhân tự quyết toán thuế TNCN online
Để thuận tiện hơn cho người nộp thuế, hiện nay các cá nhân có thể thực hiện việc quyết toán thuế TNCN online qua trang web https://canhan.gdt.gov.vn. Hệ thống sẽ tự động hỗ trợ xác định cơ quan thuế quyết toán dựa trên thông tin nghĩa vụ thuế phát sinh trong năm do cá nhân kê khai.
Các bước quyết toán thuế TNCN online:
- Truy cập trang web https://canhan.gdt.gov.vn
- Đăng nhập bằng tài khoản đã đăng ký (hoặc đăng ký tài khoản mới nếu chưa có)
- Chọn mục “Quyết toán thuế”
- Điền đầy đủ thông tin theo mẫu tờ khai 02/QTT-TNCN
- Tải lên các tài liệu chứng minh (nếu có)
- Xác nhận và gửi tờ khai
Xem thêm: Cách quyết toán thuế TNCN online
Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN
Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 04 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch. Điều này có nghĩa là đối với quyết toán thuế năm 2025, hạn chót nộp hồ sơ là ngày 30/04/2025.
Lưu ý quan trọng: Trường hợp cá nhân có phát sinh hoàn thuế TNCN nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán thuế theo quy định thì không áp dụng phạt đối với vi phạm hành chính khai quyết toán thuế quá thời hạn.
Những lưu ý khi cá nhân tự quyết toán thuế TNCN
Tránh các sai sót thường gặp: Khi thực hiện quyết toán thuế TNCN, cá nhân cần lưu ý tránh các sai sót sau:
- Kê khai sai mã số thuế hoặc thông tin cá nhân
- Không đính kèm đầy đủ chứng từ khấu trừ thuế
- Kê khai thiếu thu nhập phát sinh trong năm
- Tính sai các khoản giảm trừ gia cảnh và người phụ thuộc
- Nộp hồ sơ không đúng cơ quan thuế quản lý
Đối với trường hợp nộp lại quyết toán thuế: Nếu phát hiện sai sót sau khi đã nộp hồ sơ quyết toán thuế, cá nhân có thể nộp lại quyết toán thuế TNCN. Tuy nhiên, cần lưu ý về các khoản phạt có thể phát sinh nếu việc điều chỉnh làm tăng số thuế phải nộp.
Đối với người nước ngoài: Người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam cần quyết toán thuế với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh. Nếu chưa làm thủ tục quyết toán, có thể ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập hoặc tổ chức, cá nhân khác quyết toán thuế theo quy định.
Xem thêm:
Việc nắm rõ khi nào cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN là điều vô cùng quan trọng đối với cả người lao động và chủ doanh nghiệp. Qua bài viết này, Kế Toán 5T đã cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về các trường hợp phải tự quyết toán thuế TNCN, hồ sơ cần thiết và cách thức thực hiện. Nếu bạn còn thắc mắc hoặc cần hỗ trợ trong quá trình thực hiện, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết và phù hợp với trường hợp cụ thể của bạn.
