Việc sử dụng hóa đơn bán hàng là yêu cầu quan trọng của mọi chủ shop kinh doanh trực tuyến. Hóa đơn không chỉ là bằng chứng giao dịch mà còn là công cụ quản lý tài chính hiệu quả. Vậy hóa đơn bán hàng online có những nội dung gì? Bài viết của Kế Toán 5T sẽ giới thiệu các mẫu hóa đơn bán hàng online chuẩn nhất, cập nhật theo quy định mới, giúp chủ shop đảm bảo tuân thủ pháp luật và nâng cao tính chuyên nghiệp trong kinh doanh!
Hóa đơn bán hàng online là gì?
Hóa đơn bán hàng online là chứng từ ghi nhận giao dịch mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ qua các nền tảng thương mại điện tử, website, mạng xã hội. Đây là tài liệu chứng minh việc trao đổi hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua đã diễn ra, ghi nhận giá trị, số lượng và các thông tin liên quan.
Đối với chủ shop online, mẫu hóa đơn bán hàng online đóng vai trò quan trọng trong việc:
- Xác nhận giao dịch đã hoàn tất và là căn cứ pháp lý
- Quản lý doanh thu, hàng tồn kho một cách hệ thống
- Giải quyết tranh chấp, khiếu nại từ khách hàng khi cần
- Chứng minh nguồn gốc hàng hóa và đảm bảo quyền lợi người tiêu dùng
- Làm cơ sở để kê khai thuế và thực hiện nghĩa vụ tài chính
Với người mua, hóa đơn bán hàng online cũng mang lại nhiều lợi ích như: xác nhận thông tin mua hàng, làm căn cứ bảo hành, đổi trả và có thể dùng để hạch toán chi phí nếu là mua hàng cho doanh nghiệp.
Phân biệt hóa đơn bán hàng online và hóa đơn GTGT
Để sử dụng đúng mẫu hóa đơn bán hàng online, chủ shop cần hiểu rõ sự khác biệt giữa hóa đơn bán hàng và hóa đơn GTGT:
Hóa đơn bán hàng:
- Dành cho cá nhân, hộ kinh doanh áp dụng phương pháp nộp thuế trực tiếp
- Không có dòng thuế suất và tiền thuế GTGT riêng biệt
- Thường đơn giản hơn về mặt hình thức và nội dung
- Do cơ quan thuế cấp cho chủ shop
Hóa đơn GTGT:
- Áp dụng cho doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
- Có dòng thuế suất và tiền thuế GTGT được tách riêng
- Yêu cầu về thông tin và hình thức chặt chẽ hơn
- Có thể là hóa đơn tự in, đặt in hoặc hóa đơn điện tử
Như thế nào là một hóa đơn bán hàng online hợp lệ?
Một mẫu hóa đơn bán hàng online hợp lệ cần đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:
- Thông tin cơ bản đầy đủ: Hóa đơn phải chứa thông tin cơ bản của cả người bán và người mua. Cụ thể, thông tin người bán bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế, trong khi thông tin người mua phải có tên, địa chỉ và thông tin liên hệ. Bên cạnh đó, ngày lập hóa đơn, số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn (nếu có) cũng cần được ghi đầy đủ.
- Thông tin hàng hóa, dịch vụ chi tiết: Thông tin về hàng hóa hoặc dịch vụ trên hóa đơn phải được trình bày chi tiết. Mỗi mặt hàng hoặc dịch vụ cần có tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền rõ ràng. Tổng số tiền thanh toán cần phải ghi bằng cả số và chữ, đảm bảo sự chính xác trong việc thanh toán.
- Định dạng chuẩn: Hóa đơn phải tuân thủ định dạng chuẩn, không được tẩy xóa hay sửa chữa. Mực in trên hóa đơn cần sử dụng loại mực không phai, và thời điểm lập hóa đơn phải đúng với thời gian bán hàng để tránh sai lệch hoặc gian lận.
- Chữ ký xác nhận: Chữ ký xác nhận trên hóa đơn là một yếu tố quan trọng. Hóa đơn cần có chữ ký của người bán, và nếu có, chữ ký của người mua cũng cần được ghi. Ngoài ra, nếu có, dấu của đơn vị cũng phải được đóng lên hóa đơn để xác nhận tính hợp lệ.
- Thông tin bổ sung: Hóa đơn bán hàng online cần cung cấp một số thông tin bổ sung quan trọng. Những thông tin này bao gồm phương thức thanh toán, chính sách đổi/trả hàng, và thông tin vận chuyển nếu có, để đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch.
Theo quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn bán hàng online cũng cần tuân thủ các nguyên tắc lập hóa đơn, đảm bảo tính chính xác, trung thực và đầy đủ thông tin.
Mẫu hóa đơn bán hàng online chuẩn nhất
Dưới đây là các mẫu hóa đơn bán hàng online được sử dụng phổ biến hiện nay, đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp lý và phù hợp với nhiều loại hình kinh doanh trực tuyến:
Mẫu hóa đơn bán hàng do cơ quan thuế phát hành
Đây là mẫu hóa đơn chính thống dành cho các cá nhân, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp. Mẫu hóa đơn bán hàng online này thường có sẵn các mục thông tin cơ bản như:
- Thông tin người bán (tên, địa chỉ, mã số thuế)
- Thông tin người mua (tên, địa chỉ)
- Danh sách hàng hóa với các cột: STT, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền
- Tổng tiền thanh toán
- Chữ ký của người mua và người bán
Chủ shop online cần liên hệ với cơ quan thuế địa phương để mua và sử dụng mẫu hóa đơn bán hàng online này. Việc sử dụng mẫu chuẩn sẽ giúp chủ shop tránh được các rủi ro về pháp lý và thuận tiện khi kê khai thuế.
>> TẢI MẪU HÓA ĐƠN BÁN HÀNG DO CỤC THUẾ PHÁT HÀNH
Mẫu hóa đơn bán lẻ Excel
Đối với các chủ shop online quy mô nhỏ, mẫu hóa đơn bán hàng online dạng Excel là lựa chọn phổ biến vì tính linh hoạt và dễ sử dụng. Mẫu này thường được thiết kế với các trường thông tin cần thiết và có thể tùy chỉnh theo nhu cầu.
Ưu điểm của mẫu hóa đơn bán hàng online dạng Excel:
- Dễ dàng tùy chỉnh theo đặc thù kinh doanh
- Tự động tính toán tổng tiền, giảm thiểu sai sót
- Lưu trữ và quản lý thuận tiện
- Tiết kiệm chi phí in ấn
- Có thể gửi qua email hoặc các kênh online khác
Tuy nhiên, chủ shop cần lưu ý rằng mẫu hóa đơn bán hàng online Excel chỉ phù hợp với giao dịch có giá trị nhỏ và cần đảm bảo lưu trữ cẩn thận để đáp ứng yêu cầu khi cần kiểm tra.
>> TẢI MẪU HÓA ĐƠN BÁN LẺ EXCEL
Mẫu hóa đơn điện tử bán hàng
Đây là xu hướng hiện đại phù hợp với kinh doanh online. Mẫu hóa đơn bán hàng online dạng điện tử được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Mẫu hóa đơn điện tử bán hàng có những đặc điểm nổi bật:
- Được lập, gửi, lưu trữ hoàn toàn trên môi trường điện tử
- Có đầy đủ thông tin theo quy định pháp luật
- Được xác thực bằng chữ ký điện tử hoặc mã của cơ quan thuế
- Dễ dàng tra cứu, kiểm tra tính hợp lệ
Việc sử dụng mẫu hóa đơn bán hàng online dạng điện tử giúp chủ shop tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp. Nhiều phần mềm kế toán hiện nay đã tích hợp tính năng lập và quản lý hóa đơn điện tử, hỗ trợ chủ shop sử dụng dễ dàng.
Mẫu hóa đơn điện tử GTGT
Đối với các chủ shop online đã đăng ký thành lập doanh nghiệp và áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT, mẫu hóa đơn điện tử GTGT là lựa chọn phù hợp. Mẫu này có cấu trúc tương tự hóa đơn bán hàng online thông thường nhưng bổ sung thêm các thông tin về thuế GTGT.
Cấu trúc mẫu hóa đơn bán hàng online dạng GTGT thường gồm:
- Tiêu đề “Hóa đơn giá trị gia tăng”
- Thông tin người bán và người mua
- Danh sách hàng hóa, dịch vụ
- Cột thuế suất và tiền thuế GTGT
- Tổng tiền thanh toán bao gồm thuế
Chủ shop online cần lưu ý lựa chọn mẫu hóa đơn bán hàng online phù hợp với quy mô và hình thức kinh doanh của mình để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tối ưu hóa quy trình quản lý.
Hướng dẫn cách viết hóa đơn bán hàng online
Để đảm bảo mẫu hóa đơn bán hàng online được lập đúng và đầy đủ, chủ shop cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Ghi thông tin người bán
- Tên cửa hàng/doanh nghiệp: Ghi đầy đủ tên đăng ký với cơ quan thuế
- Địa chỉ: Ghi chính xác địa chỉ kinh doanh
- Mã số thuế: Nếu có, ghi đúng 10 hoặc 13 số
- Số điện thoại: Ghi số liên hệ để khách hàng dễ dàng xác minh
Bước 2: Ghi thông tin người mua
- Tên khách hàng: Ghi đầy đủ họ tên
- Địa chỉ: Ghi địa chỉ giao hàng
- Số điện thoại: Ghi để tiện liên hệ khi cần
- Mã số thuế (nếu có): Đối với khách hàng là doanh nghiệp
Bước 3: Liệt kê chi tiết hàng hóa
- STT: Đánh số thứ tự các mặt hàng
- Tên hàng hóa: Ghi đầy đủ, rõ ràng tên sản phẩm
- Đơn vị tính: Cái, chiếc, bộ, kg…
- Số lượng: Ghi chính xác số lượng bán
- Đơn giá: Giá bán một đơn vị sản phẩm
- Thành tiền: Số lượng × Đơn giá
Bước 4: Tính tổng tiền
- Cộng tổng thành tiền các mặt hàng
- Ghi rõ số tiền bằng số và bằng chữ
- Nếu có giảm giá, chiết khấu thì ghi rõ số tiền giảm
Bước 5: Ghi thông tin bổ sung
- Phương thức thanh toán: Tiền mặt, chuyển khoản, ví điện tử…
- Chính sách đổi/trả: Ghi rõ điều kiện đổi trả nếu có
- Thông tin vận chuyển: Đơn vị vận chuyển, mã vận đơn…
Bước 6: Hoàn thiện hóa đơn
- Ghi ngày tháng năm lập hóa đơn
- Ký tên người bán
- Gửi cho khách hàng qua email hoặc in ra kèm hàng hóa
Một số lưu ý quan trọng khi viết mẫu hóa đơn bán hàng online:
- Không tẩy xóa, sửa chữa thông tin trên hóa đơn
- Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, chính xác
- Đảm bảo số liệu tính toán chính xác
- Lưu trữ bản sao hóa đơn theo quy định
- Nếu sử dụng phần mềm, cần kiểm tra lại thông tin trước khi gửi
Xem thêm:
Lựa chọn mẫu hóa đơn bán hàng online phù hợp và sử dụng đúng cách là yếu tố quan trọng giúp chủ shop kinh doanh chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật. Kế Toán 5T luôn sẵn sàng hỗ trợ các chủ shop online với đầy đủ mẫu hóa đơn bán hàng chuẩn nhất cùng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp. Chúng tôi cam kết giúp bạn xây dựng hệ thống quản lý hóa đơn hiệu quả, tuân thủ quy định pháp luật và tối ưu hóa quy trình kinh doanh online!
