Khi mới thành lập doanh nghiệp, một trong những vấn đề quan trọng nhất mà chủ doanh nghiệp cần quan tâm chính là kế toán. Việc quản lý tài chính, lập báo cáo, kê khai thuế đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành suôn sẻ mà còn tránh rủi ro pháp lý. Tuy nhiên, nhiều người mới khởi nghiệp chưa nắm rõ những việc kế toán cần làm khi công ty mới thành lập, dẫn đến sai sót ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Để giúp bạn hiểu rõ và thực hiện đúng ngay từ đầu, Kế Toán 5T sẽ hướng dẫn chi tiết trong bài viết dưới đây!
Tổng hợp những việc kế toán cần làm khi công ty mới thành lập
Vậy công ty mới thành lập cần làm những gì? Dưới đây là tổng hợp những đầu việc quan trọng nhất:
Nộp hồ sơ khai thuế ban đầu cho doanh nghiệp mới
Bước đầu tiên trong những việc kế toán cần làm khi công ty mới thành lập là nộp hồ sơ khai thuế ban đầu. Theo Luật Quản lý thuế 2019 và Thông tư 105/2020/TT-BTC, doanh nghiệp mới thành lập cần thực hiện khai thuế ban đầu theo đúng quy định để tránh các rủi ro về pháp lý và tài chính.
Hồ sơ khai thuế ban đầu cho doanh nghiệp mới bao gồm:
- Tờ khai đăng ký thuế theo mẫu quy định.
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GPKD) hoặc giấy tờ tương đương.
- Bản sao chứng minh nhân dân (CMND)/căn cước công dân (CCCD)/hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật.
- Quyết định bổ nhiệm giám đốc, quyết định bổ nhiệm kế toán (nếu có).
- Hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh (nếu có).
- Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền cho cá nhân/tổ chức thực hiện khai thuế thay).
Doanh nghiệp nộp hồ sơ khai thuế ban đầu tại Chi cục Thuế nơi đặt trụ sở chính. Theo Điều 33, Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế lần đầu là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận giấy phép đăng ký kinh doanh (GPKD). Doanh nghiệp cần tuân thủ thời hạn này để tránh bị xử phạt hành chính.
Mở tài khoản ngân hàng, thông báo tài khoản
Một trong những việc kế toán cần làm khi công ty mới thành lập là mở tài khoản. Sau khi hoàn tất hồ sơ khai thuế ban đầu, doanh nghiệp bắt buộc phải mở tài khoản ngân hàng để thực hiện các giao dịch tài chính, bao gồm nộp thuế điện tử và thanh toán các khoản chi phí hợp lệ. Doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ sau để mở tài khoản tại ngân hàng:
- Giấy đăng ký doanh nghiệp (GPKD) – bản sao công chứng.
- Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật – bản sao công chứng.
- Giấy đề nghị mở tài khoản doanh nghiệp theo mẫu của ngân hàng.
- Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng (nếu có).
- Giấy ủy quyền (nếu không phải người đại diện theo pháp luật đi mở tài khoản).
Doanh nghiệp cần chọn ngân hàng có hỗ trợ nộp thuế điện tử (ví dụ: Vietcombank, BIDV, Techcombank, VietinBank…). Sau khi mở tài khoản, doanh nghiệp phải thông báo số tài khoản ngân hàng với cơ quan thuế trong 10 ngày theo Điều 30, Luật Quản lý thuế 2019. Đồng thời là nộp mẫu 08-MST (thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế) lên cơ quan thuế để hoàn tất thủ tục.
Đăng ký chữ ký số cho công ty mới
Chữ ký số (USB Token) là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện các giao dịch điện tử như nộp thuế, kê khai bảo hiểm xã hội và phát hành hóa đơn điện tử. Để đăng ký chữ ký số, doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp uy tín như VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA,… và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, bao gồm: Giấy phép đăng ký doanh nghiệp, CCCD của người đại diện theo pháp luật,…
Sau khi hoàn tất hợp đồng và thanh toán phí dịch vụ, doanh nghiệp nhận USB Token và cài đặt phần mềm ký số trên máy tính. Tiếp theo, doanh nghiệp đăng nhập vào Cổng thông tin thuế điện tử để đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế, thực hiện xác thực bằng mã PIN và chờ phê duyệt. Khi thực hiện những việc kế toán cần làm khi công ty mới thành lập, quy trình đăng ký chữ ký số thường mất từ 1-2 ngày làm việc.
Sau khi được cơ quan thuế xác nhận, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để kê khai, nộp thuế trực tuyến và thực hiện các giao dịch tài chính quan trọng. Việc đăng ký chữ ký số không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn nâng cao tính bảo mật, giảm thiểu rủi ro trong các giao dịch điện tử. Để tránh gián đoạn, doanh nghiệp cần gia hạn chữ ký số đúng thời hạn và bảo quản USB Token cẩn thận, tránh mất hoặc hỏng hóc.
Khai nộp các loại thuế công ty mới thành lập
Sau khi hoàn thành những việc kế toán cần làm khi công ty mới thành lập ở trên, kế toán viên cần thực hiện khai nộp thuế theo quy định của pháp luật để đảm bảo tuân thủ nghĩa vụ tài chính đối với nhà nước.
Khai nộp lệ phí môn bài cho công ty mới
Lệ phí môn bài là khoản thuế bắt buộc đối với doanh nghiệp ngay sau khi thành lập và được tính theo vốn điều lệ đăng ký trong Giấy phép kinh doanh. Theo Điều 8, Nghị định 126/2020/NĐ-CP, công ty mới thành lập cần thực hiện kê khai và nộp lệ phí môn bài theo các bước sau:
- Thời hạn nộp: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy phép đăng ký kinh doanh. Nếu thành lập trong 6 tháng đầu năm, nộp 100% mức thuế; nếu thành lập từ 1/7 trở đi, nộp 50% mức thuế.
- Mức nộp thuế môn bài: Vốn điều lệ trên 10 tỷ đồng: 3.000.000 VNĐ/năm. Vốn điều lệ từ 10 tỷ đồng trở xuống: 2.000.000 VNĐ/năm. Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh: 1.000.000 VNĐ/năm.
- Lưu ý quan trọng: Doanh nghiệp không kê khai và nộp lệ phí môn bài đúng hạn có thể bị xử phạt từ 2.000.000 – 10.000.000 VNĐ theo quy định.
Khai thuế TNDN theo các quý
Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) là khoản thuế đánh trên phần lợi nhuận sau khi trừ các chi phí hợp lệ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có nghĩa vụ khai và tạm nộp thuế TNDN theo quý theo quy định tại Điều 8, Nghị định 126/2020/NĐ-CP. Theo đó, có 2 hình thức kê khai là kê khai theo tháng (tổng doanh thu trên 50 tỷ đồng), kê khai theo quý (tổng doanh thu dưới 50 tỷ đồng).
Công thức tính như sau:
Số thuế TNDN tạm nộp = (Doanh thu trong kỳ – Chi phí hợp lệ) × Thuế suất TNDN
Hạn chót nộp thuế TNDN quý là ngày 30 của tháng đầu tiên của quý tiếp theo. Nếu doanh nghiệp không tạm nộp đủ 75% số thuế TNDN cả năm trong 3 quý đầu, phần chênh lệch sẽ bị tính tiền chậm nộp 0,03%/ngày.
Khai thuế GTGT
Nghiên cứu thuế GTGT cũng là một trong những việc kế toán cần làm khi công ty mới thành lập. Thuế giá trị gia tăng (GTGT) là loại thuế áp dụng với hầu hết hàng hóa, dịch vụ doanh nghiệp cung cấp. Theo Điều 8, Nghị định 126/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp tính thuế GTGT phù hợp. Hiện nay có hai phương pháp tính thuế GTGT là phương pháp khấu trừ hoặc phương pháp trực tiếp.
Về thời hạn, nếu nộp theo tháng thì nộp trước ngày 20 của tháng kế tiếp. Nếu nộp theo quý thì nộp trước ngày 30 của tháng đầu quý sau. Doanh nghiệp nộp thuế muộn có thể bị phạt từ 2.000.000 – 25.000.000 VNĐ tùy vào số ngày chậm nộp.
Xem thêm: Hướng dẫn kê khai thuế đối với doanh nghiệp mới thành lập
Hoàn thiện các điều kiện về giấy phép, vốn
Bước tiếp theo trong những việc kế toán cần làm khi công ty mới thành lập là hoàn thiện điều kiện cấp phép. Không phải doanh nghiệp nào cũng có thể hoạt động ngay sau khi nhận Giấy phép đăng ký doanh nghiệp. Một số ngành nghề yêu cầu giấy phép con, chứng nhận đủ điều kiện hoạt động hoặc giấy phép chuyên môn do cơ quan có thẩm quyền cấp. Ví dụ, xin giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm, giấy phép môi trường, giấy phép con ngành xây dựng, chứng chỉ hành nghề,…
Theo luật, vốn điều lệ là khoản vốn mà thành viên/cổ đông cam kết góp trong thời hạn nhất định sau khi đăng ký doanh nghiệp. Ví dụ, công ty TNHH phải góp đủ vốn trong 90 ngàyNếu quá thời hạn 90 ngày mà chưa góp đủ vốn, doanh nghiệp phải thay đổi vốn điều lệ trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Chọn chế độ kế toán và phương pháp khấu hao TSCĐ
Theo Luật Kế toán 2015, chế độ kế toán bao gồm các quy định và hướng dẫn về phương pháp kế toán, sổ sách, báo cáo tài chính mà doanh nghiệp phải áp dụng. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai chế độ kế toán chính, tùy vào quy mô và nhu cầu quản lý tài chính của mình:
- Chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC: Áp dụng cho doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn. Hệ thống tài khoản kế toán chi tiết, đầy đủ theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS). Yêu cầu lập báo cáo tài chính đầy đủ gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính. Phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu quản lý tài chính chặt chẽ, minh bạch để huy động vốn từ ngân hàng hoặc nhà đầu tư.
- Chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC: Áp dụng cho doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa (trừ doanh nghiệp nhà nước và tổ chức tín dụng). Hệ thống tài khoản kế toán đơn giản hơn, phù hợp với doanh nghiệp có ít giao dịch tài chính. Chỉ yêu cầu lập báo cáo tài chính đơn giản, không cần quá nhiều thông tin chi tiết. Phù hợp với doanh nghiệp mới thành lập, không có nhu cầu huy động vốn lớn.
Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục thành lập công ty cổ phần
Một số lưu ý khi làm kế toán cho doanh nghiệp mới
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của một doanh nghiệp mới thành lập, không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả mà còn đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật. Dưới đây là lưu ý về những việc kế toán cần làm khi công ty mới thành lập:
- Quản lý chứng từ chặt chẽ ngay từ đầu: Theo Luật Kế toán 2015, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hóa đơn, hợp đồng, chứng từ kế toán theo đúng quy định để phục vụ việc kê khai thuế và quyết toán sau này. Việc lưu trữ đúng, đủ chứng từ sẽ giúp cho toàn bộ công việc về sau trở nên dễ dàng hơn.
- Nên sử dụng phần mềm kế toán: Các doanh nghiệp cũng nên ứng dụng phần mềm kế toán như MISA, FAST, Bravo để tự động hóa quá trình hạch toán và giúp việc kiểm soát tài chính hiệu quả hơn.
- Cập nhật thường xuyên các quy định: Doanh nghiệp cần cập nhật thường xuyên các quy định mới về thuế và kế toán để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, tránh các rủi ro về tài chính và pháp lý trong quá trình hoạt động.
- Thuê dịch vụ chuyên nghiệp: Một điểm nữa mà doanh nghiệp mới cần quan tâm là bố trí kế toán viên hoặc thuê dịch vụ kế toán chuyên nghiệp. Nếu doanh nghiệp chưa có bộ phận kế toán nội bộ, có thể thuê dịch vụ kế toán ngoài để hỗ trợ trong giai đoạn đầu, đảm bảo các thủ tục thuế, báo cáo tài chính được thực hiện đúng luật.
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán và 5 năm chuyên sâu về dịch vụ kế toán và đại lý thuế, Kế Toán 5T tự hào là đơn vị đồng hành tin cậy của hàng ngàn doanh nghiệp trên khắp cả nước. Đội ngũ chuyên gia của Kế Toán 5T gồm những kế toán trưởng, kiểm toán viên có chứng chỉ hành nghề, am hiểu sâu sắc về pháp luật thuế và sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ quy định, tối ưu chi phí thuế.
Cam kết của chúng tôi không chỉ dừng lại ở việc cung cấp dịch vụ chính xác, kịp thời, mà còn đồng hành bền vững, giúp doanh nghiệp phát triển minh bạch và vững mạnh. Nếu bạn đang cần một đối tác kế toán – thuế đáng tin cậy, hãy liên hệ ngay với Kế Toán 5T để nhận tư vấn miễn phí và giải pháp tài chính tối ưu nhất!
Việc thực hiện đầy đủ những việc kế toán cần làm khi công ty mới thành lập không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tạo nền tảng tài chính vững chắc cho sự phát triển bền vững. Để tránh sai sót và tối ưu hóa quy trình, doanh nghiệp có thể lựa chọn dịch vụ kế toán chuyên nghiệp giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo tuân thủ đúng quy định. Hãy theo dõi website Kế Toán 5T để cập nhật những hướng dẫn chi tiết và giải pháp kế toán tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn
