Quản trị dòng tiền là yếu tố quyết định sự ổn định và phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với nguồn lực hạn chế và nhu cầu chi tiêu linh hoạt, đây là bài toán quan trọng mà mỗi doanh nghiệp cần giải quyết. Trong bài viết này, Kế Toán 5T sẽ hướng dẫn cách quản trị dòng tiền doanh nghiệp vừa và nhỏ, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh và bền vững trong thị trường.
Tầm quan trọng của quản trị dòng tiền doanh nghiệp vừa và nhỏ
Trong bối cảnh kinh tế biến động như hiện nay, quản trị dòng tiền doanh nghiệp vừa và nhỏ trở thành yếu tố sống còn. Thực tế cho thấy, hơn 90% doanh nghiệp vừa và nhỏ trải qua ít nhất một lần khủng hoảng dòng tiền mỗi năm. Điều này đặt ra thách thức lớn trong việc duy trì hoạt động kinh doanh bền vững.
Quản trị dòng tiền doanh nghiệp vừa và nhỏ không chỉ đơn thuần là theo dõi tiền vào – tiền ra. Đây là hoạt động hoạch định và tổ chức điều khiển nhằm cân đối dòng tiền theo yêu cầu hoạt động, hướng tới tối đa hóa giá trị doanh nghiệp. Khi thực hiện hiệu quả, doanh nghiệp sẽ có nền tảng tài chính vững chắc để vượt qua khó khăn và tận dụng cơ hội phát triển.
Dòng tiền là gì? Tại sao quan trọng đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ?
Dòng tiền đơn giản là lượng tiền vào và tiền ra của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian xác định. Đối với quản trị dòng tiền doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc phân biệt rõ dòng tiền và lợi nhuận là điều cần thiết.
Dòng tiền dương chứng tỏ tài sản lưu động của công ty đang tăng, giúp doanh nghiệp:
- Trang trải các nghĩa vụ tài chính đúng hạn
- Tái đầu tư vào hoạt động kinh doanh
- Trả cổ tức cho cổ đông
- Xây dựng nền tảng chống đỡ trước các thách thức tài chính
- Tăng khả năng linh hoạt trong đầu tư
Ngược lại, dòng tiền âm có thể gây ra nhiều khó khăn nghiêm trọng như:
- Không đủ khả năng thanh toán nợ
- Khó khăn trong việc chi trả lương nhân viên
- Không thể thanh toán tiền thuê mặt bằng
- Hạn chế các kế hoạch đầu tư phát triển
Theo nghiên cứu, khoảng một phần ba doanh nghiệp nhỏ không thể trả lãi vay đúng hạn do vấn đề về dòng tiền. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của quản trị dòng tiền doanh nghiệp vừa và nhỏ trong việc đảm bảo sự tồn tại và phát triển.
Khó khăn trong quản trị dòng tiền doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam
Tại Việt Nam, các doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm khoảng 98% tổng số doanh nghiệp (khoảng 700.000 DN), đóng góp 49% vào GDP và cung cấp việc làm cho 78% lực lượng lao động. Tuy nhiên, quá trình quản trị dòng tiền doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp nhiều thách thức:
- Năng lực quản trị tài chính còn hạn chế: Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn chưa có đủ kiến thức và kỹ năng để quản lý tài chính hiệu quả. Theo thống kê của Cục Quản lý đăng ký kinh doanh, mỗi tháng có khoảng 7.000 doanh nghiệp phải đóng cửa, chủ yếu là doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nguyên nhân chính bao gồm: quy mô nhỏ, khả năng huy động vốn hạn chế, bất cập trong quản trị vốn, đầu tư tài sản cố định còn ít, khả năng sinh lời thấp.
- Thiếu kỹ năng quản trị dòng tiền: Nhiều chủ doanh nghiệp thiếu kỹ năng cần thiết, đặc biệt là kỹ năng quản trị dòng tiền doanh nghiệp vừa và nhỏ. Họ thường quá bận rộn với các hoạt động khác như: sản xuất, tìm kiếm thị trường, quản lý nhân sự,…
- Tình trạng thiếu vốn phổ biến: Thiếu vốn là rào cản lớn đối với sự phát triển của doanh nghiệp vừa và nhỏ. Theo khảo sát của World Bank từ 2014 đến 2016, khó khăn về tiếp cận vốn được đánh giá là rào cản lớn nhất, tuy nhiên chỉ có 28,8% doanh nghiệp sử dụng vốn vay ngân hàng. Nhiều doanh nghiệp không phân biệt được lợi nhuận và dòng tiền. Họ có thể có lợi nhuận tốt nhưng vẫn gặp vấn đề về dòng tiền, ảnh hưởng đến khả năng mở rộng sản xuất kinh doanh và thị trường.
Cách quản trị dòng tiền doanh nghiệp vừa và nhỏ hiệu quả
Dự báo và lập kế hoạch dòng tiền
Dự báo dòng tiền giống như một hệ thống cảnh báo sớm về hiệu quả hoặc rủi ro tài chính. Quản trị dòng tiền doanh nghiệp vừa và nhỏ cần bắt đầu bằng việc lập kế hoạch tài chính chi tiết:
- Lập ngân sách theo năm
- Dự đoán doanh thu và chi phí hàng tháng
- Phân tích dữ liệu thu nhập và dòng tiền ra
- Dự báo dòng tiền ròng
- Lên kế hoạch gọi vốn cho các trường hợp thiếu hụt
Kế hoạch này sẽ là cơ sở để kiểm tra, đánh giá hiệu quả sử dụng tiền và đưa ra giải pháp quản trị dòng tiền doanh nghiệp vừa và nhỏ phù hợp.
Tạo tài khoản doanh nghiệp riêng biệt
Một sai lầm phổ biến, đặc biệt đối với doanh nghiệp mới thành lập, là sử dụng chung tài khoản ngân hàng, thẻ tín dụng cá nhân và doanh nghiệp. Điều này gây khó khăn trong việc thống kê giao dịch và quản trị dòng tiền doanh nghiệp vừa và nhỏ hiệu quả.
Doanh nghiệp nên:
- Tạo tài khoản ngân hàng riêng
- Sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp
- Thực hiện các giao dịch kinh doanh qua các tài khoản này
Hầu hết các thẻ tín dụng hiện nay đều cung cấp báo cáo chi tiết về các khoản chi theo thời gian, giúp quản trị dòng tiền doanh nghiệp vừa và nhỏ minh bạch và dự báo hiệu quả.
Cân nhắc nguồn vốn huy động
Khi gặp thiếu hụt tiền mặt, doanh nghiệp thường có hai lựa chọn:
- Huy động thêm vốn chủ sở hữu
- Huy động vốn vay từ bên ngoài (ngân hàng, thị trường tài chính)
Do hạn chế trong tiếp cận thị trường tài chính, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ thường sử dụng vốn chủ sở hữu. Tuy nhiên, đối với kế hoạch mở rộng, việc chỉ dựa vào nguồn vốn nội bộ có thể kìm hãm sự phát triển. Quản trị dòng tiền doanh nghiệp vừa và nhỏ hiệu quả đòi hỏi nhìn nhận đúng đắn về lợi ích của vốn vay khi sử dụng hợp lý.
Theo dõi và quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Hàng tồn kho cao có thể làm giảm vốn lưu động, ảnh hưởng đến quản trị dòng tiền doanh nghiệp vừa và nhỏ. Doanh nghiệp cần:
- Phân tích biến động hàng tồn kho
- Xác định mặt hàng bán chạy và mặt hàng kém hiệu quả
- Duy trì mức tồn kho tối ưu
- Giám sát vị trí lưu trữ hàng hóa
- Tự động hóa quản lý tồn kho khi có thể
Bằng cách này, doanh nghiệp có thể đảm bảo vốn lưu động không bị trì trệ và không sinh lời.
Kiểm soát các khoản nợ phải thu và phải trả
Nhiều khách hàng cố tình kéo dài thời gian thanh toán, gây thiếu hụt tiền mặt cho doanh nghiệp. Quản trị dòng tiền doanh nghiệp vừa và nhỏ cần chú trọng:
Đối với nợ phải thu:
- Thiết lập chính sách thu nợ rõ ràng
- Kiểm tra khả năng thanh toán trước khi bán chịu
- Đưa ra ưu đãi cho khách thanh toán sớm
- Theo dõi tuổi nợ thường xuyên
Đối với nợ phải trả:
- Thương lượng điều khoản thanh toán có lợi
- Tận dụng thời hạn thanh toán tối đa (nhưng không trễ hạn)
- Ưu tiên thanh toán theo tầm quan trọng
Nếu quản lý không tốt nợ phải thu, doanh nghiệp có thể mất tiền. Nếu nợ phải trả quá cao, dòng tiền ra đang bị ùn tắc, ảnh hưởng đến tính liên tục của dòng tiền.
Ứng dụng công nghệ trong quản trị dòng tiền
Hệ thống kế toán thủ công với nhiều thủ tục giấy tờ gây khó khăn cho quản trị dòng tiền doanh nghiệp vừa và nhỏ. Doanh nghiệp nên cân nhắc:
- Đầu tư vào phần mềm kế toán điện toán đám mây
- Sử dụng các ứng dụng tích hợp với ngân hàng, bảng lương
- Tận dụng công cụ phân tích tài chính thông minh
- Tự động hóa quy trình quản lý tài chính
Các phần mềm hiện đại cho phép doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan, cập nhật về tình hình hoạt động của tất cả bộ phận, hỗ trợ đắc lực cho quản trị dòng tiền doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Công cụ hỗ trợ quản lý dòng tiền doanh nghiệp vừa và nhỏ hiệu quả
Các công cụ hỗ trợ quản lý dòng tiền doanh nghiệp vừa và nhỏ bao gồm:
- Công cụ lập kế hoạch tài chính: Công cụ lập kế hoạch tài chính giúp doanh nghiệp xác định và dự đoán số tiền thu chi trong tương lai. Nó hỗ trợ tạo kế hoạch tài chính chi tiết và đưa ra quyết định tài chính thông minh. Đồng thời, công cụ này còn thu thập và thống kê tình hình tài chính, dự đoán doanh thu và ước tính chi phí. Đây là yếu tố cốt lõi trong quản trị dòng tiền doanh nghiệp vừa và nhỏ hiệu quả.
- Công cụ kiểm soát ngân sách: Ngân sách là công cụ quan trọng để vạch ra kỳ vọng về thu nhập và chi tiêu trong một khoảng thời gian. Công cụ kiểm soát ngân sách giúp xác định và phân bổ ngân sách hợp lý. Nó còn hỗ trợ theo dõi việc thực hiện ngân sách và điều chỉnh kịp thời khi cần thiết. Bên cạnh đó, công cụ này giúp xác định trách nhiệm của từng bộ phận trong việc tuân thủ ngân sách.
- Công cụ quản lý chi phí: Phần mềm quản lý chi phí đảm bảo doanh nghiệp không bị bội chi. Công cụ này phân loại chi phí một cách khoa học và đặt mục tiêu chi phí cụ thể. Nó giúp theo dõi và giám sát các khoản chi, tối ưu hóa hiệu quả nguồn tài chính, đồng thời đẩy nhanh quá trình xác nhận và hoàn trả yêu cầu chi tiêu.
- Công cụ quản lý tiền lương: Quản lý tiền lương hiệu quả là yếu tố quan trọng trong quản trị dòng tiền doanh nghiệp vừa và nhỏ. Công cụ này tự động hóa quá trình tính công, tính lương và duy trì hồ sơ tài chính về thu nhập và khấu trừ. Nó giúp kiểm soát chi phí nhân sự, đảm bảo cân bằng giữa nhu cầu nhân viên và khả năng tài chính của doanh nghiệp.
- Công cụ quản lý tồn kho: Công cụ quản lý tồn kho hỗ trợ theo dõi biến động tồn kho thời gian thực và dự báo nhu cầu hàng hóa. Nó tự động hóa quy trình quản lý tồn kho và giúp quản lý mức tồn kho tối thiểu, tối đa. Công cụ này còn giúp xác định hàng hóa bán chạy và kém hiệu quả, từ đó tối ưu hóa quản lý chi phí và hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.
Xem thêm:
- Mẫu báo cáo tài chính công ty TNHH nhỏ
- Chế độ kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
- Mẫu báo cáo tài chính đơn giản doanh nghiệp nhỏ
Quản trị dòng tiền doanh nghiệp vừa và nhỏ là yếu tố then chốt quyết định sự sống còn của doanh nghiệp. Dù có lợi nhuận, nhưng nếu quản lý dòng tiền kém hiệu quả, doanh nghiệp vẫn có thể gặp khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu kinh doanh và phát sinh chi phí không cần thiết. Nếu còn nhiều thắc mắc, đừng ngại liên hệ Kế Toán 5T qua hotline để được tư vấn nhé!
