Quyết toán thuế thu nhập cá nhân online là một thủ tục bắt buộc đối với nhiều đối tượng nộp thuế. Việc này không chỉ giúp bạn hoàn thành nghĩa vụ thuế mà còn có thể nhận lại khoản thuế nộp thừa. Bài viết của Kế Toán 5T sẽ hướng dẫn chi tiết cách thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân online một cách đơn giản và hiệu quả. Cùng theo dõi!
Quy định về quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Đối tượng phải quyết toán thuế TNCN
Theo điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Công văn 883/TCT-DNNCN, các đối tượng phải thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân bao gồm:
- Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công cho người lao động
- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập
- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế khi có thu nhập từ hai nơi trở lên và không đủ điều kiện ủy quyền quyết toán thuế
Tuy nhiên, không bắt buộc quyết toán thuế thu nhập cá nhân online trong các trường hợp sau:
- Số thuế phải nộp thêm sau quyết toán nhỏ hơn hoặc bằng 50.000 đồng
- Số thuế phải nộp ít hơn số thuế đã tạm nộp (nếu quyết toán thuế trong trường hợp này, bạn sẽ được hoàn thuế TNCN hoặc bù trừ cho kỳ sau)
- Cá nhân có thu nhập từ tiền công, tiền lương và thu nhập vãng lai không vượt quá 10 triệu đồng/tháng, và đã được khấu trừ thuế TNCN 10%
Thời hạn quyết toán thuế TNCN
Theo Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân online như sau:
- Đối với tổ chức trả thu nhập: Hạn cuối là ngày 31/03 của năm kế tiếp. Nếu trùng ngày nghỉ lễ, thời hạn sẽ được dời sang ngày làm việc đầu tiên của tháng 4.
- Đối với cá nhân tự quyết toán thuế TNCN: Hạn cuối là ngày 30/04. Nếu ngày này rơi vào kỳ nghỉ lễ, thời hạn sẽ được dời sang ngày làm việc đầu tiên sau thời gian nghỉ lễ.
Lưu ý quan trọng: Người lao động có phát sinh hoàn thuế TNCN nhưng nộp tờ khai quyết toán thuế chậm sẽ không bị áp dụng phạt vi phạm hành chính (theo Khoản 4 Điều 28 Thông tư 111/2013/TT-BTC).
Chuẩn bị trước khi thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân online
Đăng ký tài khoản thuế điện tử
Để quyết toán thuế thu nhập cá nhân online, bạn cần có tài khoản thuế điện tử. Các bước đăng ký như sau:
- Truy cập website Thuế Việt Nam và chọn “Đăng ký”
- Điền thông tin mã số thuế, mã kiểm tra, chọn “Cá nhân” và “Đăng ký”
- Bổ sung các thông tin về số điện thoại, email, mã xác nhận (nếu có)
- Kiểm tra thông tin đăng ký và chọn “Hoàn thành đăng ký”
- Sau khi hoàn thành, tùy trường hợp bạn sẽ nhận mật khẩu qua SMS nếu có mã xác nhận từ cơ quan thuế. Nếu chưa có mã xác nhận, bàn cần đến cơ quan thuế để hoàn tất đăng ký.
Chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế TNCN
Theo Công văn 13762/CTHN-HKDCN năm 2023, hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân online cần chuẩn bị:
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 02/QTT-TNCN
- Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN
- Bản sao các chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
- Bản sao Giấy chứng nhận khấu trừ thuế hoặc chứng từ ngân hàng nếu nộp thuế ở nước ngoài
- Bản sao chứng từ đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có)
- Tài liệu chứng minh thu nhập từ tổ chức nước ngoài (nếu có)
- Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc (nếu chưa đăng ký trước đó)
Chuẩn bị thiết bị kết nối mạng ổn định
Để thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân online một cách thuận lợi, bạn cần đảm bảo kết nối mạng ổn định. Điều này giúp hạn chế sự cố gián đoạn và sai sót trong quá trình kê khai.
Hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân online
Cá nhân tự quyết toán thuế TNCN qua mạng có thể thực hiện theo 7 bước đơn giản sau:
Bước 1: Đăng nhập hệ thống thuế điện tử
- Truy cập website Tổng cục thuế tại địa chỉ: https://thuedientu.gdt.gov.vn
- Đăng nhập bằng mã số thuế cá nhân và mật khẩu đã đăng ký
Nếu không nhớ mã số thuế, bạn có thể tra cứu bằng CCCD/CMND trên cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Bước 2: Truy cập mục kê khai quyết toán thuế
- Từ giao diện chính, chọn “Quyết toán thuế”
- Tiếp theo, chọn “Kê khai thuế trực tuyến”
Bước 3: Điền thông tin kê khai trực tuyến
Điền đầy đủ các thông tin bắt buộc:
- Tên người gửi
- Địa chỉ liên hệ
- Chọn tờ khai 02/QTT-TNCN (Thông tư 80/2021)
- Chọn cơ quan thuế quyết toán phù hợp với trường hợp của bạn
Tùy thuộc vào tình hình thực tế, bạn chọn một trong ba trường hợp:
- Người nộp thuế có duy nhất một nguồn thu nhập trực tiếp khai thuế
- Người nộp thuế có từ hai nguồn thu nhập trở lên
- Người nộp thuế không trực tiếp khai thuế trong năm
Tiếp tục điền các thông tin về:
- Trường hợp quyết toán thuế (theo năm dương lịch, 12 tháng liên tục, hoặc không đủ 12 tháng)
- Năm kê khai
- Loại tờ khai (chính thức hoặc bổ sung)
Bước 4: Kê khai tờ khai quyết toán thuế
Kê khai tờ khai 02/QTT-TNCN:
Hệ thống sẽ tự động điền một số thông tin cá nhân của bạn. Bạn cần kiểm tra và điều chỉnh nếu có sai sót, sau đó tiếp tục kê khai các mục:
- Tổng thu nhập chịu thuế trong kỳ
- Tổng thu nhập chịu thuế phát sinh tại Việt Nam
- Thu nhập được miễn giảm theo Hiệp định (nếu có)
- Thu nhập phát sinh ngoài Việt Nam (nếu có)
- Số người phụ thuộc
- Các khoản giảm trừ (từ thiện nhân đạo, bảo hiểm, quỹ hưu trí tự nguyện)
- Số thuế đã khấu trừ/nộp trong kỳ
Kê khai phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN:
Nếu có người phụ thuộc, bạn cần kê khai thông tin chi tiết gồm:
- Họ tên người phụ thuộc
- Mã số thuế người phụ thuộc
- Loại giấy tờ (CMND/CCCD/Hộ chiếu/Giấy khai sinh)
- Số giấy tờ
- Ngày sinh
- Thời gian tính giảm trừ (từ tháng đến tháng)
Bước 5: Hoàn thành kê khai
- Tích vào ô cam kết về tính chính xác của thông tin khai báo
- Chọn “Hoàn thành kê khai”
- Chọn “Kết xuất XML” để lưu tờ khai
- Sau đó chọn “Nộp tờ khai”
Bước 6: Đính kèm chứng từ liên quan
Tùy theo trường hợp, đính kèm các chứng từ cần thiết:
- Chứng từ khấu trừ thuế
- Chứng từ nộp thuế
- Chứng từ đóng góp từ thiện, nhân đạo (nếu có)
- Tài liệu chứng minh thu nhập từ nước ngoài (nếu có)
- Các chứng từ khác liên quan
Bước 7: Xác thực và hoàn tất nộp tờ khai
- Nhập mã kiểm tra hiển thị trên màn hình
- Nhập mã OTP Tổng cục Thuế gửi về điện thoại
- Chọn “Tiếp tục” để hoàn tất quyết toán thuế thu nhập cá nhân online
Sau khi nộp tờ khai thành công, hệ thống sẽ gửi thông báo tiếp nhận vào email và tin nhắn đến số điện thoại đã đăng ký. Cơ quan thuế sẽ thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận sau 1 ngày làm việc.
Tra cứu tờ khai quyết toán thuế đã nộp
Để theo dõi tình trạng hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân online, bạn có thể tra cứu như sau:
- Từ giao diện chính của hệ thống, chọn “Tra cứu” > “Tra cứu QTT”
- Lựa chọn loại tờ khai và ngày gửi
- Nhấn “Tra cứu” để xem kết quả
Việc tra cứu giúp bạn kịp thời phát hiện và xử lý các sai sót, nhầm lẫn có thể xảy ra trong quá trình quyết toán.
Một số câu hỏi thường gặp khi quyết toán thuế TNCN
Không thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân có sao không?
Theo Điều 13 và khoản 5 Điều 5 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hậu quả của việc không quyết toán thuế thu nhập cá nhân bao gồm:
- Xử phạt hành chính nếu thuộc diện phải nộp thêm thuế, với mức phạt: Cá nhân: 2.000.000 đến 25.000.000 đồng; tổ chức: 4.000.000 đến 50.000.000 đồng
- Không được hoàn trả số thuế nộp thừa nếu có
- Không được bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo
Khi nào cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN?
Theo tiết d.3 điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, cá nhân phải tự thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân online trong các trường hợp:
- Cá nhân phải nộp thêm thuế hoặc nộp thừa và muốn hoàn/bù trừ thuế
- Cá nhân có mặt tại Việt Nam dưới 183 ngày trong năm dương lịch đầu tiên nhưng từ 183 ngày trở lên trong 12 tháng liên tục
- Người nước ngoài kết thúc hợp đồng lao động tại Việt Nam và chuẩn bị xuất cảnh
- Cá nhân thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo
Cá nhân có thu nhập từ 2 nơi thì quyết toán thuế TNCN như thế nào?
Theo Công văn số 13762/CTIN-HKDCN, cá nhân tự quyết toán thuế TNCN qua mạng trong trường hợp có thu nhập từ nhiều nơi như sau:
- Trường hợp có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên và thu nhập vãng lai không quá 10 triệu đồng/tháng đã khấu trừ thuế 10%: Nếu không yêu cầu quyết toán cho thu nhập vãng lai: Có thể ủy quyền quyết toán tại nơi ký HĐLĐ. Nếu muốn quyết toán thu nhập vãng lai: Phải tự quyết toán với cơ quan thuế.
- Trường hợp có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên và thu nhập vãng lai chưa khấu trừ thuế: Phải tự quyết toán thuế TNCN.
Xem thêm:
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân online là một quy trình không quá phức tạp nếu bạn nắm rõ các bước thực hiện. Việc hoàn thành nghĩa vụ thuế đúng hạn không chỉ giúp bạn tránh các khoản phạt mà còn có cơ hội nhận lại số tiền thuế nộp thừa nếu có. Để quá trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân online diễn ra thuận lợi, bạn nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu liên quan và thực hiện theo đúng hướng dẫn cụ thể từng bước như đã nêu trên. Nếu gặp khó khăn, hãy liên hệ Kế Toán 5T để được tư vấn nhé!
