Là chủ doanh nghiệp, việc nắm vững các quy trình kế toán không chỉ giúp bạn quản lý dòng tiền hiệu quả mà còn đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động tài chính. Bài viết của Kế Toán 5T sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết nhất về sơ đồ quy trình kế toán bán hàng, giúp doanh nghiệp của bạn vận hành trơn tru và đạt hiệu quả tối ưu!
Kế toán bán hàng là gì?
Kế toán bán hàng (Sales Accountant) là vị trí chuyên trách trong bộ phận kế toán, đảm nhiệm việc ghi nhận và quản lý các giao dịch liên quan đến hoạt động bán sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. Công việc chính bao gồm:
- Lập và quản lý hóa đơn cho các giao dịch bán hàng
- Theo dõi và quản lý công nợ khách hàng
- Kiểm tra và đối chiếu số liệu bán hàng
- Ghi nhận doanh thu và chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng
- Lập báo cáo định kỳ về tình hình doanh thu và công nợ
Nhân viên kế toán bán hàng cần có khả năng phân tích số liệu nhanh chóng và chính xác để đảm bảo các hoạt động tài chính diễn ra minh bạch. Sơ đồ quy trình kế toán bán hàng là công cụ giúp họ thực hiện công việc một cách có hệ thống và hiệu quả.
Vai trò của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp
Trong cơ cấu doanh nghiệp, bộ phận kế toán bán hàng giữ những vai trò then chốt sau:
- Quản lý và kiểm soát doanh thu: Kế toán bán hàng thu thập, ghi chép và tổng hợp dữ liệu liên quan đến quá trình bán hàng. Thông qua đó, doanh nghiệp có thể xác định chính xác tình hình tài chính và đưa ra các quyết định phù hợp.
- Cung cấp thông tin chiến lược: Dữ liệu từ quy trình kế toán bán hàng giúp xác định xu hướng tiêu thụ sản phẩm và đánh giá mức độ chênh lệch giữa sản xuất và bán hàng. Nhờ vậy, ban lãnh đạo có thể điều chỉnh chiến lược kinh doanh, tối ưu hóa sản xuất và phân phối.
- Phát hiện và giải quyết vấn đề kịp thời: Sơ đồ quy trình kế toán bán hàng giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các vấn đề như hàng tồn kho quá nhiều, doanh số sụt giảm hoặc khách hàng nợ quá hạn. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra giải pháp kịp thời.
- Đảm bảo tính minh bạch tài chính: Việc theo dõi hóa đơn, công nợ khách hàng, chính sách chiết khấu và các khoản thu từ hoạt động bán hàng giúp đảm bảo tính minh bạch, hạn chế sai sót và rủi ro tài chính.
- Quản lý dòng tiền hiệu quả: Thông qua việc theo dõi các khoản công nợ phải thu từ khách hàng, kế toán bán hàng đảm bảo doanh nghiệp thu hồi tiền đúng hạn, duy trì dòng tiền ổn định.
Sơ đồ quy trình kế toán bán hàng chi tiết nhất
Để vận hành hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng sơ đồ quy trình kế toán bán hàng rõ ràng, logic. Dưới đây là các mô hình quy trình cơ bản:
Sơ đồ quy trình kế toán mua hàng và công nợ phải trả
Trước khi đi vào sơ đồ quy trình kế toán bán hàng, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình mua hàng. Quy trình này bao gồm:
- Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ bộ phận nội bộ hoặc kế hoạch mua sắm
- Lựa chọn nhà cung cấp và ký kết hợp đồng
- Nhận hàng hóa/dịch vụ và kiểm tra chất lượng
- Kiểm tra hóa đơn và đối chiếu với chứng từ liên quan
- Ghi nhận khoản phải trả và theo dõi công nợ
- Thực hiện thanh toán đúng thời hạn
Sơ đồ quy trình kế toán bán hàng và công nợ phải thu
Quy trình kế toán bán hàng chính thức bắt đầu từ đây, với các bước:
- Ký kết hợp đồng bán hàng hoặc nhận đơn đặt hàng
- Xác nhận đơn hàng và chuẩn bị giao hàng
- Lập hóa đơn bán hàng và ghi nhận doanh thu
- Theo dõi chi tiết các khoản công nợ phát sinh
- Đối chiếu báo cáo công nợ và gửi nhắc nhở cho khách hàng
- Thực hiện các biện pháp thu hồi công nợ khi cần thiết
Sơ đồ quy trình nghiệp vụ bán hàng của doanh nghiệp
Đây là phần cuối cùng trong sơ đồ quy trình kế toán bán hàng, bao gồm:
- Tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng
- Xác nhận thông tin và thỏa thuận điều kiện giao hàng
- Phối hợp chuẩn bị hàng hóa đảm bảo chất lượng và số lượng
- Lập hóa đơn bán hàng và gửi cho khách hàng
- Vận chuyển và bàn giao hàng hóa
- Ghi nhận doanh thu và theo dõi công nợ phải thu
Hướng dẫn quy trình làm việc của kế toán bán hàng
Để hiểu rõ hơn về quy trình kế toán bán hàng, chúng ta sẽ phân tích chi tiết từng bước trong quy trình làm việc:
Tiếp nhận và xử lý đơn hàng/hợp đồng:
- Bộ phận kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng qua các kênh như email, điện thoại, website hoặc hợp đồng trực tiếp
- Kế toán bán hàng kiểm tra thông tin khách hàng (tên, mã số thuế, địa chỉ, phương thức thanh toán)
- Kiểm tra thông tin hàng hóa (mã hàng, số lượng, đơn giá, chiết khấu nếu có)
- Kiểm tra điều khoản thanh toán và ngày giao hàng
- Phê duyệt đơn hàng và chuyển đến bộ phận kho hoặc sản xuất
Lập phiếu xuất kho:
Đây là bước quan trọng trong sơ đồ quy trình kế toán bán hàng:
- Lập phiếu xuất kho với đầy đủ thông tin mã đơn hàng và thông tin khách hàng
- Ghi chi tiết danh mục hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế GTGT, chiết khấu
- Đảm bảo phiếu xuất kho được ký duyệt bởi các bộ phận liên quan
- Xử lý tình huống khi hàng tồn kho không đủ, bao gồm hủy đơn hàng, điều chỉnh số lượng, đề xuất thay thế hoặc lập kế hoạch nhập hàng bổ sung
Hạch toán nghiệp vụ phát sinh:
Các nghiệp vụ hạch toán trong sơ đồ quy trình kế toán bán hàng phải căn cứ vào chứng từ hợp lệ như phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng, phiếu thu tiền và biên bản giao hàng. Kế toán bán hàng thực hiện hạch toán:
- Ghi nhận khoản doanh thu từ đơn hàng đã hoàn thành
- Hạch toán giá vốn để xác định lợi nhuận gộp
- Ghi nhận chi phí vận chuyển, quảng cáo, hoa hồng
- Công nợ khách hàng: Ghi nhận khoản phải thu nếu chưa thanh toán ngay
Theo dõi và quản lý công nợ khách hàng:
- Theo dõi tình trạng thanh toán của khách hàng trên sổ sách hoặc phần mềm kế toán
- Lập báo cáo công nợ định kỳ (tuần, tháng, quý)
- Gửi hóa đơn thanh toán ngay sau khi giao hàng
- Nhắc nhở khách hàng về thời hạn thanh toán
- Áp dụng chính sách tín dụng linh hoạt (chiết khấu thanh toán sớm hoặc tính lãi suất với công nợ quá hạn)
- Phối hợp với bộ phận pháp chế để xử lý các khoản nợ quá hạn kéo dài
Các nghiệp vụ hạch toán trong kế toán bán hàng
Sơ đồ quy trình kế toán bán hàng không thể thiếu các nghiệp vụ hạch toán chuyên nghiệp. Dưới đây là một số nghiệp vụ phổ biến:
Hạch toán bán hàng theo giá hợp đồng
Ghi nhận doanh thu:
- Nợ TK 111, 131 (Tiền mặt, Phải thu khách hàng)
- Có TK 511, 512, 3331 (Doanh thu bán hàng, Doanh thu cung cấp dịch vụ, Thuế GTGT)
Ghi nhận giá vốn:
- Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán)
- Có TK 152, 156 (Nguyên liệu, vật liệu; Hàng hóa)
Thu tiền từ khách hàng:
- Nợ TK 111, 112 (Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng)
- Có TK 131 (Phải thu khách hàng)
Hạch toán khi có chiết khấu thương mại
Doanh thu ban đầu:
- Nợ TK 111, 131 (Tiền mặt, Phải thu khách hàng)
- Có TK 511, 512, 3331 (Doanh thu bán hàng, Doanh thu cung cấp dịch vụ, Thuế GTGT)
Chi phí chiết khấu:
- Nợ TK 511, 5211, 33311 (Doanh thu bán hàng, Chiết khấu thương mại, Thuế GTGT đầu ra)
- Có TK 111, 112, 131 (Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng, Phải thu khách hàng)
Hạch toán khi có giảm giá hàng hóa
- Nợ TK 3331, 5213 (Thuế GTGT, Giảm giá hàng bán)
- Có TK 111, 112, 131 (Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng, Phải thu khách hàng)
Hạch toán khi hàng bán bị trả lại
Nhận lại hàng trả:
- Nợ TK 154, 155, 156 (Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, Thành phẩm, Hàng hóa)
- Có TK 632 (Giá vốn hàng bán)
Chi trả tiền cho hàng trả lại:
- Nợ TK 531, 3331 (Doanh thu hàng bán bị trả lại, Thuế GTGT)
- Có TK 111, 112, 131 (Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng, Phải thu khách hàng)
Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, sau khi hoàn thành cung cấp dịch vụ và được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán bán hàng lập hóa đơn và hạch toán nghiệp vụ phát sinh tương tự.
Xem thêm:
Sơ đồ quy trình kế toán bán hàng là một công cụ quản lý tài chính vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Việc xây dựng và thực hiện đúng quy trình kế toán bán hàng không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả mà còn đảm bảo tính minh bạch trong các hoạt động tài chính. Hy vọng bài viết hữu ích với bạn và hãy tiếp tục theo dõi website Kế Toán 5T nhé!
