Trong hoạt động kinh doanh, việc quản lý dòng tiền hiệu quả là yếu tố sống còn đối với mọi doanh nghiệp. Một khía cạnh quan trọng của quản lý tài chính doanh nghiệp chính là kiểm soát và thu hồi công nợ. Bài viết của Kế Toán 5T sẽ giới thiệu chi tiết về sơ đồ quy trình thu hồi công nợ giúp doanh nghiệp cải thiện khả năng thu hồi vốn, đảm bảo dòng tiền ổn định và phát triển bền vững.

Công nợ doanh nghiệp – Khái niệm và phân loại

Công nợ trong doanh nghiệp được hiểu là các khoản tiền chưa thanh toán hoặc chưa thu hồi trong quá trình giao dịch kinh doanh. Dựa trên bản chất, công nợ được chia thành hai nhóm chính:

Công nợ phải thu

Đây là các khoản tiền doanh nghiệp chưa thu được từ khách hàng sau khi đã cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ. Nhóm này bao gồm:

• Các khoản phải thu từ khách hàng bên ngoài
• Khoản phải thu nội bộ (từ công ty mẹ, công ty con)
• Khoản tạm ứng từ nhân viên

Công nợ phải trả

Là các khoản tiền doanh nghiệp còn nợ đối tác, nhà cung cấp, bao gồm:

• Tiền mua sắm trang thiết bị, máy móc chưa thanh toán
• Khoản nợ với nhân viên (lương, thưởng…)
• Các khoản nợ với cơ quan nhà nước
• Tiền vay cá nhân, ký quỹ, ký cược

Sơ đồ quy trình thu hồi công nợ chi tiết nhất

Giới thiệu tổng quan

Sơ đồ quy trình thu hồi công nợ chuẩn mực bao gồm 4 bước chính:

• Xác định và đánh giá công nợ
• Lập kế hoạch thu hồi công nợ
• Triển khai thực hiện
• Đánh giá, báo cáo và cải tiến quy trình

Mỗi bước trong sơ đồ quy trình thu hồi công nợ đều đóng vai trò quan trọng và cần được thực hiện bài bản, chuyên nghiệp để đạt hiệu quả tối ưu.

Các bước chi tiết

Xác định và đánh giá công nợ

Đây là bước khởi đầu và cũng là bước quan trọng nhất trong sơ đồ quy trình thu hồi công nợ. Tại giai đoạn này, doanh nghiệp cần:

Theo dõi và báo cáo công nợ

Bộ phận kế toán, đặc biệt là kế toán công nợ, có nhiệm vụ:

• Rà soát, theo dõi và đối chiếu công nợ với khách hàng định kỳ
• Lập báo cáo tuổi nợ phải thu chi tiết
• Báo cáo tình hình thu – chi định kỳ hàng tuần/tháng
• Liệt kê chi tiết các khoản nợ đến hạn, quá hạn
• Đánh giá khả năng thu hồi từng khoản nợ

Phân tích và đánh giá rủi ro

Sau khi có danh sách công nợ, nhà quản trị phối hợp với bộ phận kế toán và kinh doanh để:

• Đánh giá mức độ rủi ro của từng khoản nợ
• Phân loại công nợ theo nhóm rủi ro từ thấp đến cao
• Xem xét các yếu tố: giá trị khoản nợ, thời gian quá hạn, lịch sử thanh toán
• Ưu tiên thu hồi những khoản có khả năng thu hồi cao

Việc đánh giá này cần được chia sẻ với các bộ phận liên quan, giúp doanh nghiệp có cái nhìn minh bạch về tình hình công nợ và đưa ra quyết định phù hợp.

Lập kế hoạch thu hồi công nợ

Bước tiếp theo trong sơ đồ quy trình thu hồi công nợ là xây dựng kế hoạch thu hồi chi tiết, bao gồm:

Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu thu hồi cụ thể cho từng nhóm nợ:

• Mục tiêu phải dựa trên các tiêu chí phân loại đã xác định
• Đảm bảo tính khả thi, phù hợp với tình hình tài chính của khách hàng
• Có thể thiết lập mục tiêu theo số tiền cụ thể hoặc tỷ lệ phần trăm

Việc đặt ra thời hạn hợp lý cho quá trình thu hồi công nợ rất quan trọng:

• Thời hạn phải đủ để khách hàng sắp xếp tài chính
• Nhưng cũng đủ gần để tạo áp lực thanh toán
• Phân công người/nhóm chịu trách nhiệm thu hồi từng khoản nợ

Lựa chọn phương pháp thu hồi

Dựa trên đặc điểm của từng nhóm nợ, doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp thu hồi phù hợp:

Đối với nợ đến hạn:

• Gửi thông báo, đề nghị thanh toán
• Email/fax/tin nhắn nhắc nợ
• Gọi điện nhắc nhở thanh toán

Đối với nợ quá hạn:

• Gửi đề nghị thanh toán nợ quá hạn
• Gặp gỡ trực tiếp tại văn phòng khách hàng
• Các biện pháp liên lạc cá nhân hóa khác

Mỗi phương pháp cần được cân nhắc về hiệu quả chi phí và khả năng tiếp cận khách hàng.

Triển khai thực hiện thu hồi công nợ

Đây là bước thực thi trong sơ đồ quy trình thu hồi công nợ, cần được tiến hành có hệ thống:

• Gửi thông báo nhắc nợ: Thông báo cần được soạn thảo chuyên nghiệp, rõ ràng và chứa: chi tiết đầy đủ về khoản nợ, số tiền, thông tin hóa đơn liên quan, lịch sử giao dịch, thời hạn thanh toán cuối cùng, giao tiếp tôn trọng nhưng kiên quyết.

• Người thực hiện thu hồi nợ: Việc lựa chọn người hoặc đơn vị thu hồi nợ rất quan trọng. Đây có thể là nhân viên kế toán/tài chính nội bộ hoặc đơn vị chuyên nghiệp bên ngoài. Người thực hiện cần có kỹ năng giao tiếp tốt, hiểu biết về pháp luật liên quan và được trang bị đầy đủ thông tin và quyền hạn cần thiết

Các biện pháp thu hồi công nợ khó đòi

Trong quá trình triển khai quy trình thu hồi công nợ khách hàng, doanh nghiệp có thể áp dụng:

• Giải pháp linh hoạt: Đề xuất tái cấu trúc nợ, giãn/hoãn thời gian thanh toán, giảm lãi suất hoặc một phần nợ gốc, các thỏa thuận cần được lập thành văn bản có giá trị pháp lý.
• Biện pháp đàm phán mạnh: Chuyển nợ cho đơn vị thu hồi chuyên nghiệp, xem xét khởi kiện pháp lý (sau khi cân nhắc chi phí và lợi ích), tham khảo ý kiến luật sư hoặc phòng pháp chế.

Trong các doanh nghiệp SMEs, kế toán trưởng hoặc trưởng phòng tài chính thường trực tiếp đào tạo nhân viên kế toán công nợ về cách thức thu hồi phù hợp. Khi các biện pháp cơ bản không hiệu quả, cấp quản lý cao hơn, thậm chí giám đốc, có thể cần tham gia trực tiếp vào quá trình thu hồi.

Đánh giá, báo cáo và cải tiến quy trình

Bước cuối cùng trong sơ đồ quy trình thu hồi công nợ là đánh giá hiệu quả và cải tiến. Doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá định kỳ tỷ lệ thành công trong thu hồi nợ, thời gian trung bình cần thiết để thu hồi và các chi phí liên quan.  Bên cạnh đánh giá nội bộ, cần thu thập phản hồi từ khách hàng để đánh giá mức độ hài lòng với quy trình thu hồi, cung cấp thông tin để cải thiện chính sách tín dụng và thu thập qua khảo sát, phỏng vấn hoặc giao tiếp thường xuyên

Dựa trên thông tin thu thập, doanh nghiệp cần:

• Cập nhật tiêu chuẩn tín dụng
• Điều chỉnh tiêu chí đánh giá rủi ro
• Cải thiện phương pháp giao tiếp và đàm phán
• Nâng cao quy định xử lý nợ quá hạn
• Cập nhật phương pháp, công cụ mới
• Huấn luyện kỹ năng giao tiếp, đàm phán
• Đào tạo sử dụng phần mềm quản lý công nợ hiện đại
• Nâng cao hiểu biết về quy định pháp lý

Vai trò các phòng ban trong quy trình thu hồi công nợ

Phòng Kế toán/Tài chính

Phòng Kế toán/Tài chính đóng vai trò chủ đạo và trung tâm trong sơ đồ quy trình thu hồi công nợ. Phòng ban này chịu trách nhiệm chính trong việc theo dõi, kiểm soát và xử lý các khoản phải thu. Họ thực hiện việc giám sát chặt chẽ các giao dịch tài chính, ghi chép đầy đủ và chính xác mọi khoản thanh toán và công nợ phát sinh. Bên cạnh đó, phòng Kế toán/Tài chính còn có nhiệm vụ phân tích và đánh giá các khoản phải thu, xác định mức độ rủi ro và khả năng thu hồi của từng khoản nợ.

Vai trò quan trọng khác của phòng Kế toán/Tài chính là thiết lập các chính sách tín dụng phù hợp với chiến lược kinh doanh và khả năng tài chính của doanh nghiệp. Đây là cơ sở để quản lý hiệu quả các khoản công nợ và giảm thiểu rủi ro tài chính. Khi phát sinh nợ quá hạn, phòng Kế toán/Tài chính sẽ triển khai các biện pháp thu hồi nợ cơ bản như gửi thông báo nhắc nhở, liên hệ trực tiếp với khách hàng và thực hiện các bước đầu tiên trong quy trình thu hồi công nợ.

Phòng Kinh doanh

Với mối quan hệ trực tiếp với khách hàng, phòng Kinh doanh cung cấp thông tin chi tiết và cập nhật về khách hàng, giúp các phòng ban khác hiểu rõ về tình hình và đặc điểm của đối tượng nợ. Đây là nguồn thông tin quý giá để xây dựng chiến lược thu hồi công nợ phù hợp và hiệu quả.

Nhân viên kinh doanh thường xuyên tiếp xúc với khách hàng nên có thể hỗ trợ trong việc liên hệ và giao tiếp liên quan đến công nợ một cách tinh tế và hiệu quả. Họ tham gia vào quá trình đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng, cung cấp những nhận định từ góc độ thực tế về tình hình kinh doanh và tài chính của đối tác. Đặc biệt, phòng Kinh doanh có vai trò quan trọng trong việc duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng trong suốt quá trình thu hồi công nợ, đảm bảo thực hiện mục tiêu thu hồi nợ mà vẫn giữ được khách hàng.

Phòng Pháp chế

Phòng Pháp chế tham gia vào sơ đồ quy trình thu hồi công nợ khi cần thiết, đặc biệt trong các trường hợp phức tạp hoặc khi các biện pháp thu hồi thông thường không mang lại hiệu quả. Họ cung cấp tư vấn chuyên môn về các vấn đề pháp lý liên quan đến công nợ, giúp doanh nghiệp hiểu rõ quyền lợi, nghĩa vụ và các quy định pháp luật liên quan.

Phòng Pháp chế hỗ trợ soạn thảo các văn bản pháp lý như thư đòi nợ chính thức, hợp đồng tái cơ cấu nợ hay các thỏa thuận thanh toán. Họ tham gia tích cực trong quá trình đàm phán mạnh với các khách hàng khó tính hoặc có ý định trốn tránh nghĩa vụ thanh toán. Trong trường hợp cần thiết, phòng Pháp chế sẽ đại diện doanh nghiệp xử lý các trường hợp cần can thiệp pháp lý, bao gồm cả việc khởi kiện để thu hồi nợ thông qua tòa án hoặc trọng tài.

Lợi ích của việc áp dụng quy trình thu hồi công nợ

Việc xây dựng và áp dụng một sơ đồ quy trình thu hồi công nợ chuẩn mực mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:

• Trước hết, quy trình này giúp tăng hiệu quả thu hồi nợ và cải thiện dòng tiền, đảm bảo nguồn vốn luân chuyển ổn định cho hoạt động kinh doanh.
• Quy trình chuẩn cũng góp phần giảm thiểu số lượng nợ xấu và nợ khó đòi thông qua việc phát hiện sớm và xử lý kịp thời các khoản nợ có dấu hiệu rủi ro.
• Một quy trình thu hồi công nợ chuẩn mực không chỉ giúp thu hồi được tiền mà còn góp phần duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng.
•  Doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro tài chính nhờ việc kiểm soát chặt chẽ công nợ và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.

Xem thêm:

• Tìm hiểu bảng tổng hợp công nợ cho doanh nghiệp
• Hướng dẫn cách thu hồi công nợ hiệu quả

Sơ đồ quy trình thu hồi công nợ là công cụ quản lý tài chính quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì dòng tiền ổn định. Hãy áp dụng quy trình này một cách linh hoạt, phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp để đạt hiệu quả tối ưu và đảm bảo sức khỏe tài chính lâu dài cho tổ chức của bạn. Hy vọng bài viết này hữu ích với bạn và hãy tiếp tục ủng hộ Kế Toán 5T thời gian tới nhé!