Trong lĩnh vực kế toán, việc sử dụng đơn vị tiền tệ phù hợp và chính xác đóng vai trò quan trọng trong quá trình lập báo cáo tài chính và các chứng từ kế toán. Theo quy định của pháp luật hiện hành, nhất là Nghị định số 174/2016/NĐ-CP, các đơn vị kế toán có thể lựa chọn đơn vị tiền tệ rút gọn phù hợp để thuận tiện trong công tác tổng hợp và trình bày số liệu. Đồng thời, việc làm tròn số trong kế toán cũng cần tuân thủ nguyên tắc rõ ràng, minh bạch để đảm bảo tính chính xác, hợp lý của dữ liệu tài chính.
Khi nào dùng đơn vị nghìn, triệu, tỷ đồng
Pháp luật quy định rõ ràng về việc sử dụng các đơn vị tiền tệ rút gọn dựa trên quy mô số liệu. Cụ thể, khi doanh nghiệp báo cáo các chỉ tiêu có ít nhất một chỉ tiêu trên báo cáo có từ 9 chữ số trở lên, kế toán có thể lựa chọn:
- Đơn vị nghìn đồng: Khi số liệu có từ 9 chữ số trở lên (ví dụ: 123.456.789.000 đồng), việc rút gọn về đơn vị nghìn đồng giúp giảm thiểu số chữ số, thuận tiện trong việc trình bày và đọc hiểu.
- Đơn vị triệu đồng: Khi số liệu có từ 12 chữ số trở lên (ví dụ: 123.456.789.000.000 đồng), kế toán có thể sử dụng đơn vị triệu đồng để thể hiện rõ hơn tổng giá trị mà không gây rối mắt.
- Đơn vị tỷ đồng: Với số liệu có từ 15 chữ số trở lên (ví dụ: 123.456.789.000.000.000 đồng), việc dùng tỷ đồng giúp giảm thiểu số lượng chữ số, đồng thời phản ánh chính xác quy mô lớn của doanh nghiệp trong các báo cáo tổng hợp, báo cáo quyết toán.
Việc lựa chọn đơn vị tiền tệ rút gọn phù hợp còn giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình ghi nhận, tổng hợp và trình bày số liệu tài chính, từ đó nâng cao tính chính xác của báo cáo tài chính.
Nguyên tắc làm tròn số chung
Trong kế toán, nguyên tắc làm tròn số là một trong những yếu tố quan trọng để duy trì tính chính xác và minh bạch của số liệu. Theo quy định, khi sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn, các số liệu sẽ được làm tròn dựa trên quy tắc toán học cơ bản:
- Số lẻ sau chữ số hàng đơn vị mà lớn hơn hoặc bằng 5 (>= 5): Thì chữ số hàng đơn vị sẽ được tăng thêm 1. Ví dụ, 4.567.458,5636565… sẽ làm tròn thành 4.567.459.
- Số lẻ sau chữ số hàng đơn vị nhỏ hơn 5 (< 5): Chữ số hàng đơn vị giữ nguyên, ví dụ: 458.367,444444… sẽ được làm tròn thành 458.367.
Quy tắc này áp dụng nhất quán trong toàn bộ quy trình kế toán, từ ghi nhận số liệu, lập báo cáo cho đến trình bày trên các chứng từ, đảm bảo tính khách quan và chính xác của dữ liệu tài chính. Để nắm rõ các nguyên tắc làm tròn trong từng trường hợp, bạn có thể tham khảo bài viết cụ thể tại Báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
Nguyên tắc làm tròn số khi viết hóa đơn giá trị gia tăng
Việc làm tròn số khi lập hóa đơn GTGT có ý nghĩa quan trọng nhằm đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và dễ dàng trong quá trình kiểm tra, đối chiếu số liệu. Các quy định của pháp luật cũng đưa ra hướng dẫn rõ ràng về cách làm tròn số trên hóa đơn, đặc biệt là các chỉ tiêu tiền tệ và các phần liên quan đến thuế. Đọc thêm các quy định mới nhất về thuế GTGT tại Xuất Hóa Đơn Điều Chỉnh Giảm Thuế GTGT Năm 2026.
Quy định về chữ số trên hóa đơn giá trị gia tăng
Theo điểm b, khoản 13, Điều 10 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, chữ số hiển thị trên hóa đơn phải là chữ số Ả-rập gồm 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Người bán có thể lựa chọn đặt dấu chấm (.) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ để phân biệt các phần của số, đồng thời sử dụng dấu phẩy (,) để phân cách phần thập phân hoặc phần đơn vị tùy theo quy định phù hợp.
Quy định về đồng tiền ghi trên hóa đơn và các chỉ tiêu trên hóa đơn
Trong các chỉ tiêu trên hóa đơn GTGT, các phần như số lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế, thuế suất, tổng thuế GTGT, tổng cộng tiền thuế, tổng tiền thanh toán đều phải tuân thủ nguyên tắc làm tròn số phù hợp. Để hiểu rõ hơn về các hướng dẫn của pháp luật, bạn có thể xem thêm tại Phụ lục 43 tờ khai thuế GTGT.
Đặc biệt, các chỉ tiêu như “Thuế suất thuế GTGT” không được làm tròn, vì đây là các số nguyên theo quy định của pháp luật về thuế. Ngược lại, các chỉ tiêu tiền tệ như “Đơn giá”, “Thành tiền”, “Tổng thuế GTGT” bắt buộc phải làm tròn đến chữ số hàng đơn vị, theo quy tắc chung đã đề cập.
Quy định về làm tròn số trong trường hợp viết hóa đơn bằng ngoại tệ
Trong các trường hợp bán hàng, cung ứng dịch vụ bằng ngoại tệ, các chỉ tiêu như đơn giá, thành tiền chưa có thuế, thuế suất, tổng thuế, tổng tiền thanh toán đều được ghi bằng ngoại tệ theo tỷ giá quy định của pháp luật. Trong quá trình trình bày, không bắt buộc làm tròn số, nhưng khi quy đổi sang đồng Việt Nam để hạch toán, kế toán cần áp dụng nguyên tắc làm tròn phù hợp. Tham khảo thêm quy trình quy đổi tỷ giá tại Thuế suất 8%.
Điều này giúp đảm bảo tính chính xác của số liệu, đồng thời phù hợp với quy định pháp luật về tỷ giá ngoại tệ. Việc này cũng giúp tránh gây ra những sai lệch lớn trong số liệu tài chính của doanh nghiệp.
Ví dụ thực tế áp dụng làm tròn số trong kế toán
Tính khấu hao tài sản cố định
Chẳng hạn, công ty A mua máy móc có giá trị chưa có thuế GTGT là 72.435.000 đồng. Kế toán sẽ tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng trong 6 năm. Số tiền khấu hao hàng tháng sẽ là:
- 72.435.000 / 6 / 12 = 1.006.041,666666…
Theo nguyên tắc làm tròn, số này sẽ được làm tròn thành 1.006.042 đồng để đảm bảo tính chính xác trong dữ liệu ghi nhận, phù hợp với quy định về làm tròn số trong kế toán. Để biết thêm các phương pháp tính khấu hao, bạn có thể xem tại Hạch toán dự phòng phải trả.
Làm tròn số khi tính giá xuất kho hàng hóa
Trong quá trình tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền, dữ liệu như sau:
| Số lượng | Đơn giá | Tổng giá trị |
| 15 cái | 300.000 đồng | 4.500.000 đồng |
| 19 cái | 305.000 đồng | 5.795.000 đồng |
Tổng giá trị: (15×300.000 + 19×305.000) = 302.794.117.647…
Chia cho tổng số lượng: (15 + 19) = 34
Số trung bình: 302.794.117.647 / 34 ≈ 8.911.583,456
Theo nguyên tắc làm tròn, số này sẽ được làm tròn thành 8.911.583 đồng để phù hợp trong công tác kế toán. Xem hướng dẫn về Hạch toán tài khoản 511 để hiểu rõ các khoản giảm trừ khi làm tròn số.
Lập báo cáo tài chính tổng hợp
Trong quá trình tổng hợp số liệu cho báo cáo tài chính hợp nhất, các số liệu lớn như tiền và tương đương tiền có thể đạt hàng trăm tỷ hoặc nghìn tỷ đồng. Ví dụ, số liệu là 548.489.625.147 đồng, khi quy đổi sang đơn vị triệu đồng sẽ là:
- 548.489.625.147 / 1.000.000 = 548.489,625147 triệu đồng
Theo quy định, số này sẽ được làm tròn thành 548.490 triệu đồng để phản ánh đúng quy mô và đảm bảo tính chính xác của số liệu trong báo cáo tài chính. Xem thêm hướng dẫn tổng hợp số liệu tại Báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
Lập hóa đơn GTGT
Trong ví dụ bán hàng máy hút bụi có giá đã bao gồm thuế GTGT là 7.000.000 đồng/chiếc, thuế suất 8%, các bước làm tròn như sau:
- Đơn giá chưa có thuế: 7.000.000 / 1.08 ≈ 6.484.481 đồng
- Tiền thuế GTGT: 6.484.481 × 8% = 518.519 đồng
Trong đó, các số liệu như “Đơn giá” và “Tiền thuế” đều phải làm tròn đến chữ số hàng đơn vị. Kết quả cuối cùng sẽ là:
- Đơn giá: 6.484.481 đồng
- Tiền thuế: 518.519 đồng
Kết hợp các ví dụ thực tế này, các doanh nghiệp có thể hình dung rõ hơn về cách thực hiện nguyên tắc làm tròn số trong kế toán, đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và thuận tiện trong công tác quản lý tài chính.
Kết luận
Việc làm tròn số trong kế toán không chỉ giúp số liệu trình bày rõ ràng, dễ theo dõi mà còn góp phần đảm bảo tính thống nhất trong quá trình lập báo cáo tài chính, kê khai thuế và xử lý các nghiệp vụ kế toán. Tuy nhiên, để tránh sai sót, kế toán viên cần nắm vững các quy định hiện hành, áp dụng đúng quy tắc làm tròn và duy trì sự nhất quán trong toàn bộ hệ thống sổ sách, chứng từ.
Hy vọng những quy tắc, ví dụ và lưu ý trong bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về làm tròn số trong kế toán cũng như áp dụng chính xác vào công việc thực tế. Nếu bạn đang tìm kiếm thêm những kiến thức chuyên sâu, cập nhật quy định mới và các kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực kế toán – thuế, hãy đồng hành cùng Kế toán 5T để không bỏ lỡ những thông tin hữu ích và các giải pháp hỗ trợ công việc kế toán hiệu quả.
